Přemýšlíte, jestli firemní technologie postavíte na hotovém (tzv. krabicovém) softwaru, nebo zda zainvestujete do vývoje na míru, případně sáhnete po moderních no-code a low-code řešeních? V tomto průvodci vás seznámíme s výhodami a nevýhodami všech tří přístupů a podíváme se na to, jak najít správný směr v menší firmě.

🎓 Caflou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, se kterým řídíte projekty, výkon a ekonomiku své firmy 100% digitálně a na dálku. Podívejte se, co všechno umí.

Stručný přehled: co je co?

Než se vrhneme na detaily, pojďme si nejprve vysvětlit základní pojmy, abychom byli od začátku na jedné vlně:

  • Krabicové řešení: Hotový software pro okamžité použití. Obvykle se jen registrujete, projdete základním nastavením a hned v něm začnete pracovat.
  • Low/no-code: Platformy, které fungují jako stavebnice. Uživatelům umožňují tvořit vlastní aplikace s minimálními nebo žádnými znalostmi programování.
  • Vývoj na míru: Software vytvořený speciálně pro potřeby a procesy konkrétní firmy. Buď na vývoj máte čas a rozumíte si s kódem a skripty, nebo si najmete vývojáře.


Krabicový software = žádné čekání, žádné starosti

V případě krabicového řešení máte nástroj ihned k dispozici. Takový software si sice můžete přizpůsobit jen v omezené míře, na druhou stranu je mnohem levnější než vývoj na zakázku. O aktualizace, rozvoj a údržbu se navíc stará dodavatel.

Typicky je krabicové řešení vhodné pro firmy, které:

  • začínají, jsou menší a mají omezený rozpočet;
  • potřebují software nasadit co nejdříve;
  • nevyžadují vysokou míru přizpůsobení.

Mezi příklady krabicového softwaru patří:

  • nástroje pro projektový management: Trello, Basecamp, Asana, ClickUp…;
  • CRM systémy: Raynet, PipeDrive, Salesforce…;
  • účetní a fakturační programy: Money S3, Pohoda, Fakturoid, iDoklad…;
  • aplikace pro řízení firmy: Caflou.

Krabicové řešení pro řízení firmy Caflou zahrnuje jak funkce CRM, tak správu projektů, financí, času i týmu pro potřeby firem s 1–100 zaměstnanci

Výhody krabicových řešení

  1. Úspora času a nákladů na vývoj: Tvorba aplikace na míru může trvat měsíce a vyžaduje značné investice. S hotovým softwarem se vás toto netýká – vyhnete se čekací době i nákladům na práci programátorů a dalších specialistů.
  2. Okamžité nasazení: Hotová řešení už prošla vývojem a testováním, jejich tvůrci dostávají zpětnou vazbu od zákazníků a vychytali problémy, na které byste při vlastním vývoji mohli teprve narazit. Díky tomu je můžete začít používat v podstatě obratem.
  3. Integrace: Hotová řešení nabízejí integrace s dalšími aplikacemi, což usnadňuje sdílení dat a automatizaci procesů bez nutnosti vývoje vlastních napojení přes API.
  4. Externí aktualizace a rozvoj: Předplatné softwaru zahrnuje údržbu, aktualizace a přidávání nových funkcí. Vše zajišťuje dodavatel, což šetří váš čas a zdroje.
  5. Podpora po ruce: U krabicových řešení máte kontakt na podporu, takže nepotřebujete vlastní IT specialisty ani neplatíte za opravy chyb. Často vám poradí i s nastavením, vysvětlí nejasnosti nebo nabídne návody zdarma.

Nevýhody krabicových řešení

  1. Omezená personalizace: Krabicové řešení má obvykle svou logiku a může se stát, že nebude přesně odpovídat vašim firemním procesům. Věnujte proto čas výběru a testování, ať případný nesoulad odhalíte včas – nebo si ověřte, do jaké míry možné aplikaci „ohnout“ podle vašich potřeb. Pokud však interní procesy ještě nemáte jasně definované, dobrý krabicový systém vás dokáže navést správným směrem.
  2. Méně možností úprav: Úpravy krabicového řešení jsou obvykle omezené. Pokud potřebujete zásadní změny aplikace nebo nové funkcionality, na kterých tvůrce zatím nepracuje nebo pro něj nejsou prioritní, budete nejspíš muset sáhnout po externích integracích, pomoci specialistů, nebo v nejzazším případě po zcela novém systému.
  3. Až moc funkcí: Hotová řešení většinou nabízí širokou škálu funkcí, ale ne každá je pro vaši firmu relevantní – některé možná využijete až později (nebo vůbec). Příliš mnoho funkcí může vést k zahlcení uživatelů a zmatku.
  4. Opakující se náklady: Hotový software obvykle platíte formou měsíčního nebo ročního předplatného. I když se to nezdá, v dlouhodobém horizontu mohou být náklady poměrně významné. Předem se podívejte, na čem stojí cenové plány služby.

Low-code a no-code software = tvorba aplikací bez kódování

Nástup no-code a low-code builderů umožňuje vytvářet aplikace rychleji a za zlomek nákladů oproti vývoji na míru, což zpřístupňuje vlastní software i menším firmám. 

Navzdory tomu však nemusí být vždy tou nejlepší volbou. I když se obejdete bez znalostí programování, určité technické schopnosti (a čas) jsou potřeba – musíte vymyslet strukturu aplikace, správně nastavit procesy a vše důkladně otestovat. Základním předpokladem samozřejmě je, že už víte, co chcete.

Low/no-code platformy jsou ideální pro firmy, které:

  • chtějí mít nad aplikací větší kontrolu než s hotovým řešením;
  • nenašly krabicový software pro své potřeby;
  • mají čas a interní technickou expertízu (nebo peníze na specialisty).

Mezi příklady low/no-code softwaru patří:

  • aplikace pro správu dat: Airtable, Microsoft Power Apps, Notion, Tabidoo;
  • tvorba automatizací: Zapier, Make;
  • reporting a dashboardy: Power BI, Tableau, Looker Studio.

Výhody low-code a no-code softwaru

  1. Podle vašich požadavků: Low-code a no-code aplikace umožňují tvorbu softwaru na míru vaší firmě včetně vlastní terminologie a procesů.
  2. Snadné přizpůsobení a aktualizace: V těchto platformách poměrně snadno přidáte nové funkce nebo je upravíte podle vašich aktuálních potřeb.
  3. Bez nadbytečných funkcí: Vytvoříte si řešení bez zbytečných funkcí navíc, což pomáhá k lepší přehlednosti.
  4. Znovupoužitelnost komponent: Jednotlivé moduly a funkce můžete využít jako stavební kostky napříč různými firemními projekty a aplikacemi.

Nevýhody low-code a no-code softwaru

  1. Zdlouhavější nasazení: I když je tvorba aplikace s low-code a no-code řešením o poznání rychlejší než kompletní vývoj, stále je na tvorbu potřeba čas. Low/no-code nástroj proto neimplementuje tak rychle jako krabicový software.
  2. Nutnost učení: Na začátku chvíli trvá, než se v platformách zorientujete a zjistíte, jak je správně používat, abyste dosáhli výsledku.
  3. Odpovědnost za údržbu: Aktualizace a opravy provádíte vy – buď si poradíte sami, nebo si zaplatíte specialistu, který vše zajistí za vás.
  4. Omezené integrace: Možnosti integrace nemusí být tak pokročilé jako u hotových řešení, což vás může omezovat.
  5. Závislost na platformě: Vývoj na no-code/low-code platformě může vést k závislosti na jednom dodavateli, což komplikuje změny v budoucnu.

Vývoj na míru = software přesně podle vašich představ

Systémy na míru vznikají od nuly, aby splňovaly požadavky vaší firmy. Vytvoříte je buď sami (což vyžaduje čas a odborné znalosti), nebo si najmete externího dodavatele (což je ale drahé a opět zabere čas). Kvůli tomu firemní software na zakázku není dostupný pro většinu malých a středních podniků.

Vývoj na míru je ideální pro firmy, které:

  • disponují vysokým rozpočtem;
  • mají unikátní potřeby, které jim nepokryje krabicové řešení ani low/no-code;
  • potřebují plnou kontrolu nad softwarem a daty.

Výhody vlastního systému

  • Na míru pro vás: Vytvoříte si platformu, která odpovídá vašim specifickým procesům a workflow. Žádné zbytečné funkce ani kompromisy.
  • Neomezená škálovatelnost: Vlastní software se bude rozvíjet s vaší firmou. Můžete přidávat funkce, uživatele a integrace, aniž byste narazili na limity.
  • Exkluzivní vlastnictví: V ideálním případě jste jediným vlastníkem softwaru – díky tomu získáte plnou kontrolu nad jeho vývojem, rozvojem a aktualizacemi. Pokud vedete kvalitní dokumentaci, nejste závislí na dodavatelích (projekt můžete předat jiným vývojářům).

Nevýhody vlastního systému

  1. Vysoké náklady: Vývoj na míru je mnohem dražší než implementace krabicového řešení nebo použití low-code/no-code platforem. Platíte jak za samotný vznik aplikace, tak za každou novou funkci, opravu, aktualizaci atd.
  2. Delší doba vývoje: Může trvat několik měsíců (a v nejhorším případě i let), než software budete moci začít používat.
  3. Vyšší náklady na údržbu: Software na zakázku vyžaduje průběžnou údržbu a aktualizace, což pro vás může být časově i finančně náročné.
  4. Nutnost technické expertizy: Potřebujete buď interní technické a IT znalosti, nebo budete spolupracovat s externími vývojáři, což může přinést komplikace (např. jejich omezené časové možnosti).
  5. Riziko závislosti na vývojářích: Software na zakázku nejlépe znají jeho tvůrci, což může představovat riziko, pokud například dojde k výpadku nebo chybám a oni nebudou k dispozici. Dbejte na dokumentaci a pravidla spolupráce ošetřete smlouvou.
  6. Riziko chyb a zastarání: Technologie se rychle vyvíjí. Dodavatel krabicových řešení rychle zapracuje aktualizace (to je nutnost, pokud systém pracuje např. s legislativními požadavky) a brzy odhalí chyby, protože jeho aplikaci používají klidně tisíce uživatelů. S vlastním řešením si musíte vše ohlídat sami.

Jak se rozhodnout v malé firmě? Nebojte se kombinovat

Před výběrem technického řešení si odpovězte na otázky:

  • Co od softwaru očekáváte? Jaké funkce a vlastnosti jsou nezbytné?
  • Kolik si můžete dovolit investovat (jednorázově/měsíčně)?
  • Jak rychle potřebujete software nasadit?
  • Máte interní technickou expertízu pro vývoj a údržbu softwaru?

Řekněme si narovinu, že vývoj vlastních aplikací pro většinu malých firem nedává smysl. Často si ale myslí, že jejich postupy a požadavky jsou tak jedinečné, že nemají jinou možnost. V praxi však máte poměrně velkou šanci objevit hotový systém, který pokryje většinu vašich potřeb.

Krabicové řešení sice nevzniká na míru pro vás, ale nabídka na trhu je velmi široká – otestujte několik různých řešení a uvidíte, co vám nejvíce sedne.

💡 Ať jste firmu založili nedávno, nebo už pár let podnikáte, zavedení nástroje pro řízení podnikání vás posune kupředu. Váháte, po kterém sáhnout? Přečtěte si tipy, jak vybrat manažerský systém do malé firmy.

A co je důležité: krabicový systém můžete propojit s low/no-code aplikacemi nebo i s jiným hotovým řešením (například firemní ERP s účetním systémem). Zbytečně se proto neomezujte na jednu variantu, ale hledejte co nejlepší synergii, která bude odpovídat vašim požadavkům i rozpočtu.

Ve výsledku si díky kombinaci vytvoříte technologický balík přesně tak, jak potřebujete – jen si pohlídejte, aby stěžejní software pokrýval dostatek funkcí (a vy jste se nezahltili desítkami aplikací) a že umožňuje integraci s dalšími nástroji.

Praktické využití kombinací vám ukážeme na dvou příkladech:

Scénář 1: Krabicové řešení jako základ + podpůrný no-code software

Představte si, že si vyberete hotový software (například nástroj pro řízení projektů nebo CRM), kterému ale chybí určitá funkce. Můžete si vytvořit no-code aplikaci a tento nedostatek vyřešíte, aniž byste museli měnit dodavatele.

Vaše CRM například neumí posílat SMS notifikace, které potřebujete pro svůj tým při interakci se zákazníkem. V no-code aplikaci si navrhnete plugin, který propojí CRM s poskytovatelem SMS a odešle oznámení na základě požadovaných kritérií.

⚙️ Caflou například umožňuje jak integrace na míru, tak pomocí aplikace Make, a díky tomu ho snadno propojíte třeba s nástroji Google Workspace, účetním softwarem nebo platební bránou.

Scénář 2: Low-code řešení jako základ + podpůrný krabicový software

V low-code aplikaci jste vytvořili vlastní CRM se základními funkcemi, jako je správa kontaktů a pipeline, automatizace e-mailů, hodnocení leadů a podobně.

Obchodní tým by si ale přál další funkci – třeba stahování dat ze sociálních sítí a automatické ukládání do systému. Místo toho, abyste investovali čas a prostředky do tvorby této funkce od nuly, použijete propojení s hotovou aplikací, která tuto mezeru zaplní.

Caflou? Krabicové řešení na míru malým firmám

Spousta hotových nástrojů chce oslovit celý trh. My jsme vytvořili Caflou speciálně pro potřeby malých firem – a může být srdcem i té vaší! Co si naši klienti nejvíce pochvalují?

Řízení celé firmy v jedné aplikaci

S Caflou pokryjete řízení projektů a týmu, vztahy se zákazníky, ekonomiku, automatizaci pracovních postupů, tvorbu rozpočtů i fakturaci. Získejte jedno místo pravdy a řiďte celou firmu v jediné centralizované platformě.

Škálování

Caflou nabízí cenové plány pro malé firmy v různých fázích růstu. Kdykoli můžete přejít na pokročilejší tarif nebo si pořídit další uživatelské přístupy. S vyšším počtem uživatelů klesají náklady na jeden přístup, takže škálování je cenově dostupnější.

Kompetentní podpora

Všechny tarify Caflou zahrnují zkušenou podporu. Ať už narazíte na technický problém nebo potřebujete pomoc s přizpůsobením, pomoc máte na dosah jednoho e-mailu nebo zprávy na online chatu.

Chcete vyzkoušet, jak vám Caflou pomůže spravovat podnikání na jednom místě? Registrujte se zdarma ještě dnes.

<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie II.