Na dnešním trhu je k dispozici mnoho systémů pro řízení firmy. Výběr toho nejlepšího je velkým rozhodnutím, které může ovlivnit celou vaši firmu na mnoho let dopředu. Proto je důležité, abyste si vybrali ten správný systém podle svých potřeb a rozpočtu. Jak se můžete orientovat na přeplněném trhu se softwarem pro řízení firmy a držet krok s nejnovějšími trendy v této oblasti? V tomto článku najdete účinné tipy, jak správně rozhodnout a zavést řešení, které vám bude nejlépe vyhovovat.
🎓 Caflou akademii přináší CAFLOU® - český manažerský systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu, 100% digitálně, i na dálku.
Zpráva Global Business Management Software Market 2021-2025 analyzuje trh se softwarem pro řízení firem a očekává, že vzroste o 160,64 miliard USD během pětiletého období. Předpokládá se, že se trh bude v letech 2021-2025 rozšiřovat složenou roční mírou růstu (CAGR) ve výši 9,65 %.
Další zpráva poukazuje na velikost globálního trhu s podnikovým softwarem a službami v roce 2021 ve výši 429,59 miliard USD a očekávanou expanzi napříč odvětvími.
Stále rostoucí trh přináší větší rozmanitost systémů, funkcí a nabídek. Vědět, na co se zaměřit u řešení pro řízení firmy vám pomůže si vybrat variantu, která nejlépe odpovídá vašim podnikatelským potřebám.
Začneme tedy diskusí o základní problematice.
Tip: Přečtěte si, v čem je Caflou lepší, než konkurenční systémy
Proč používat systém pro řízení firmy?
Bez ohledu na velikost vaší firmy není pochyb o tom, že business management systém může být mocným nástrojem pro vylepšení nebo dokonce automatizaci vašich obchodních procesů a aktivit. Plnohodnotné řešení, jako je například all-in-one management software pro řízení firmy Caflou, může malým a středním podnikům poskytnout konkurenční výhodu a pomoci jim maximalizovat výkonnost zaměstnanců. U velkých podniků je software pro řízení firmy nezbytný pro získání přehledu napříč celou firmou a udržení organizace v rozsáhlých týmech a operacích.
Zde je jen několik důvodů, proč by si malé firmy i velké společnosti měly přijmout řešení pro řízení firmy:
- zefektivnění všech aspektů firemních činností a procesů včetně práce s projekty, prodeje, marketingu, lidských zdrojů, účetnictví, financí a dalších provozních funkcí.
- odstranění lidských chyb automatizací opakujících se úkolů, jako je zadávání dat do tabulek nebo ruční zpracování faktur
- zvýšení produktivity tím, že vy a váš tým budete osvobozeni od triviálních úkolů, což vám umožní se soustředit na důležitější činnosti s vyšší hodnotou
- snadnější spolupráce díky sdílení relevantních informací kdykoli v průběhu procesů.
- efektivní využití času díky tomu, že jsou všechny informace na dosah ruky a časově náročné procesy jsou automatizovány.
- nákladová efektivita díky odstranění nutnosti investovat do oddělených aplikací a umožnění větší kontroly nad financemi vaší firmy a sledování příjmů a výdajů.
Když už máte lepší představu o důvodech, proč přijmout software pro řízení firmy, podíváme se na možnosti, které by měl takový software obsahovat.
Co hledat v systému řízení firmy
Když hodláte zavést systém a nástroje řízení firmy, měly by se před výběrem zvážit některé aspekty a funkce. Zde jsou základní požadavky na informační systém, které by realizovatelné řešení řízení firmy mělo nabízet.
Automatizace
Automatizace je jednou z nejdůležitějších výhod, kterou podnikový informační systém přináší. Pomáhá zefektivnit procesy, šetřit čas a snižovat množství práce u zaměstnanců prostřednictvím automatizace opakujících se úkolů. Automatizace je také klíčová pro zlepšování výkonnosti, přesnosti a zabezpečení obchodních aktivit. Zjištění odhalená ve zprávě Salesforce 2020 jsou příznačná. Téměř tři čtvrtiny globálních firem v oblasti IT a technologií vykazují úsporu v rozmezí 11-50 % času, který zaměstnanci dříve trávili manuálními procesy. Více než polovina také uvádí, že automatizace snížila náklady o 11-50 %.
Automatizace vede ke značným úsporám času i nákladů
Image Source
Automatizované procesy mohou zvýšit produktivitu a zefektivnit každodenní činnosti zaměstnanců. Například s Caflou můžete nastavit podmínky, jejichž splnění spouští určitou akci prováděnou softwarem. Pokud tedy zaměstnanec potřebuje aktualizovat stav úkolů, na kterých pracuje, přesunout je do další fáze, přeřadit je správnému kolegovi a upozornit na to všechny ostatní členy týmu, kterých se to týká, software může všechny tyto funkce (a mnohem více) dělat za něj. Ušetříte tak drahocenný čas a zajistíte, že žádná změna nezůstane bez povšimnutí a každý člen týmu bude informován. Zajímá vás, jak to funguje? Podívejte se na níže uvedené video, ve kterém se dozvíte, jak můžete vytvořit automatizovaný workflow nebo proces.
Cloudové úložiště dat
Cloudové úložiště dat je důležitou funkcí, kterou by měl každý majitel podniku hledat v systému pro řízení firmy. Řešení založené na cloudu (jako například systém Caflou pro řízení malých firem) vám umožňuje ukládat všechny své informace bezpečně a na jednom místě. Toto je velmi důležité k udržení kroku s aktuálními trendy a zajištění toho, aby každý (s požadovaným uživatelským přístupem) měl přístup k potřebným informacím kdykoli a odkudkoli prostřednictvím jakéhokoli zařízení připojeného k internetu.
Volba cloudového systému pro řízení firmy také eliminuje chyby, které vznikají při migraci dat mezi systémy nebo ručním přesunu dat z jednoho systému do druhého. Kromě toho může být systém vybaven škálovatelností, která umožňuje vašemu software růst spolu s vašimi obchodními požadavky, které se v průběhu času mění, aniž by to mělo vliv na jeho výkonnost nebo funkčnost.
Řízení úkolů
Možnost organizovat úkoly podle priorit, přiřadit je různým zaměstnancům a sledovat plnění těchto úkolů v čase je nejzákladnější a nejdůležitější funkcí každého softwaru pro řízení firmy a projektů. Umožňuje vytvářet úkoly, organizovat je podle priority nebo typu, přiřazovat je členům týmu, sledovat jejich průběh a monitorovat stav každého úkolu až do jeho dokončení.
Některé nástroje pro řízení úkolů jsou také vybaveny funkcí, která vám umožní vytvořit checklist pro každý úkol, abyste mohli sledovat například podúkoly, závislosti a termíny.
Řízení projektů
Většina firem pracuje jak na interních, tak i externích projektech. To znamená, že schopnost úspěšně řídit rozsáhlé činnosti, jako jsou projekty, z jednoho společného systému je klíčová pro celkovou výkonnost a efektivitu podniku. S komplexní platformou pro řízení firmy jsou navíc projekty sladěny s dalšími procesy, jako je CRM, řízení úkolů a vytížení týmu, sledování času, fakturace nebo cash flow.
Informační systém pro malé firmy, který stojí za zvážení, má uživatelsky přívětivé rozhraní, které usnadňuje sledování všech prvků a parametrů vývoje projektu. Intuitivní firemní systém Caflou například nabízí snadno použitelné nástěnky Kanban, Ganttovy diagramy nebo tabulkové přehledy pro jasnou vizualizaci projektů, rozpočtů, zadávání úkolů, stavu a progresu.
Manažerský informační systém pro řízení firmy, jako je Caflou, poskytuje přehlednou vizualizaci úkolů, členů týmu, kteří jsou k nim přiřazeni, aktualizací, důležitých zpráv a dat, termínů a rozpočtů.
V nejflexibilnějších systémech můžete dokonce vytvářet neomezené množství vlastních variant nástěnek Kanban, které nejlépe odpovídají typu vámi vedeného projektu. Pokud se chcete dozvědět, jak tato funkce funguje, stačí věnovat krátkou chvíli níže uvedenému videu.
CRM
Řízení vztahů se zákazníky (Customer Relationship Management čili CRM) je důležitou součástí každého systému pro řízení firmy, protože vám pomůže sledovat všechny informace o zákaznících a jejich interakce s vaší společností. Budete chtít systém CRM, který vám umožní bezpečně ukládat data o zákaznících a mít k nim snadný přístup v případě potřeby.
Pokud je CRM sladěný s dalšími procesy, jako je řízení projektů, fakturace, správa smluv nebo cash flow, v rámci celistvé platformy pro řízení firmy, jako je Caflou, můžete vidět své zákazníky z perspektivy 360°. Integrace všech těchto procesů s automatizací navíc může zefektivnit vaše činnosti v oblasti podpory a vztahů se zákazníky zavedením automatizovaných pracovních postupů, přiřazování úkolů/ticketů, vytváření vlastních automatizačních pravidel, generování faktur nebo automatizace zasílání e-mailů.
Řízení vytížení zaměstnanců
Řízení vytížení týmu je další důležitou funkcí firemních informačních systémů, která se týká plánování a přidělování práce v souladu s kapacitou zaměstnanců. Zahrnuje také možnost zhodnotit využití a výkonnost zaměstnanců v minulosti. To pomůže zvýšit přehlednost v organizaci, aby každý viděl, co, kdy, kdo dělá a s jakým úsilím.
Specializované řešení, jako je Caflou, je vybaveno reportem o pracovním vytížení, který vám umožní sledovat dostupnost a kapacitu vašeho týmu v každém okamžiku, a to jak aktuálně, tak i v minulosti. Níže se dozvíte, jak ji můžete využít ke sledování kapacity svého týmu:
Po získání přesnější představy o aspektech a funkcích, které je třeba zvážit, je čas probrat některé efektivní taktiky pro výběr řešení pro řízení firmy.
9 tipů pro výběr nejvhodnějšího softwaru pro malé firmy
Jak poznáte řešení, které vám nejlépe vyhovuje? Když se ujistíte, že společnost, která za softwarem stojí, má dobrou pověst, je stabilní a nabízí dobrý zákaznický servis tím, že si projdete všechny údaje o firmě a dostupné recenze uživatelů. Cena by také měla být vždy důležitým faktorem při výběru jakéhokoli typu softwarového řešení pro vaši firmu.
Podívejme se na devět ověřených tipů pro výběr správného softwaru.
Identifikujte své potřeby
Co potřebujete, aby váš systém prováděl? Co potřebuje váš tým? Jaké reporty potřebujete vytvářet? Zodpovědět tyto otázky vám pomůže zúžit možnosti a napoví vám, kde máte začít hledat.
Zaměřte se na jednoduchost zavedení a použití
Dále zvažte, jak snadné je pro uživatele software zprovoznit a používat. Má řešení intuitivní uživatelsky přívětivé rozhraní, které pomáhá zaměstnancům snadno pochopit, jak funguje? Je k dispozici školení? Existují online zdroje nebo týmy podpory, které mohou pomoci zodpovědět otázky, jakmile vzniknou?
Tyto věci se na první pohled nemusí nutně jevit jako důležité, ale mohou mít zásadní dopad na to, zda zaměstnanci nové technologie přijmou s nadšením, nebo se jim budou za každou cenu vyhýbat. Skvělý software pro řízení firmy je vybaven dedikovanou stránkou s informacemi, jako jsou akademie od Caflou, kde uživatelé najdou užitečné výukové programy a vzdělávací videa, školení a online akce a užitečné články uspořádané do tematických sekcí (Kontrola podnikání, Řízení cash flow, Moderní finanční řízení v malých a středních firmách, Řízení projektů a Řízení firmy na dálku).
Vyberte si řešení, které nabízí funkce pro řízení financí
Pokročilejší software pro řízení firmy je vybaven funkcemi pro řízení financí, jako je řízení cashflow, vykazování zisku a ztrát i rozpočty a ziskovost projektů. To vám pomůže sledovat své finance a vyhnout se překročení rozpočtu.
Funkce řízení cashflow v systému Caflou umožňuje sledovat příchozí a odchozí toky peněz, což je jedním z aspektů efektivního řízení nákladů projektu.
Software pro řízení malých firem Caflou poskytuje lepší viditelnost a přehled o plánovaných a skutečných příjmech a výdajích.
Implementace řešení pro řízení firmy s finančními funkcemi vám umožní sledovat peněžní toky ve firmě, plánovat výdaje, dodržovat rozpočet a zároveň vyhnout se běžným chybám, kterých se firmy často dopouštějí.
Ujistěte se, že vaše řešení pro řízení firmy se dá integrovat s ostatními systémy a softwarem.
Tímto způsobem se nemusíte obávat ztráty dat nebo toho, že by vaši zaměstnanci museli pracovat s více systémy najednou. V dnešní době existují různé jednoduché nástroje, které vám umožňují snadno propojit nepropojené systémy a nastavit automatizaci běžných úkonů napříč různými platformami. Příklady takových nástrojů jsou Make a Zapier, které vyhovují požadavkům malých a středních podniků.
Caflou nabízí např. integraci s integrační platformou Make, kterou můžete použít v případě, že potřebujete pokročilé možnosti integrace a automatizace.
Zvolte si plán, který odpovídá vašemu rozpočtu
Ideálně chcete najít něco, co splní všechny vaše potřeby, aniž by vás to finančně bolelo. I když je lákavé zvolit si hned zpočátku něco dražšího, z dlouhodobého hlediska vás to bude stát více peněz, pokud nebude fungovat podle očekávání nebo nebude vyhovovat všem vašim potřebám. Nezapomeňte také myslet na růst vaší firmy a počet jejích zaměstnanců. Některé nástroje se nyní mohou zdát levnější, ale s růstem se mohou prodražit.
Zvolte si škálovatelnost
To znamená, že business management systém by měl být schopen růst spolu s vaší firmou a neměl by zaostávat, až se začnete rozšiřovat. Měl by mít také snadno udržovatelnou strukturu databáze, aby mohl růst a měnit se s vašimi potřebami bez ztráty efektivity nebo výkonnosti.
Jak jsme již uvedli, toto je výhoda, kterou přináší cloudové řešení. Promítá se do efektivnosti nákladů, protože nemusíte investovat do hardwaru, softwaru, nástrojů a úložišť, které v danou chvíli nepotřebujete. Díky tomu jsou tyto systémy vhodné zejména pro malé firmy, které se obvykle vyznačují omezenými zdroji.
Ujistěte si, že má k dispozici mobilní aplikaci
Umožní vám přístup k systému odkudkoli, kdykoli a z jakéhokoli zařízení. Vy i vaši zaměstnanci tak budete mít přístup ke všem datům, aniž byste museli sedět u počítače, což je velká výhoda pro malé firmy se štíhlými týmy .
Vhodný end-to-end systém poskytuje mobilní verzi s rozsáhlými funkcemi (tj. buď všechny nebo většinu funkcí, nejen velmi omezený výběr z nich). Níže uvedený příklad mobilní aplikace Caflou ukazuje uživatelsky přívětivé rozhraní a širokou škálu funkcí, které má uživatel k dispozici.
Plnohodnotný firemní systém je dodáván s užitečnou a uživatelsky přívětivou mobilní aplikací, která nabízí rozsáhlé funkce.
Dostupnost mobilní verze systému pro řízení firmy umožňuje vám i vašim zaměstnancům zůstat ve spojení a reagovat na cestách bez ohledu na aktuální polohu a vybavení. To je obzvláště důležité, pokud jde o řízení hybridních a vzdálených týmů a aktivit.
Hledejte komplexní funkce pro reportování
Systém pro řízení malých firem, který stojí za podrobnější prozkoumání, poskytuje reporty a analýzy, které vám umožní sledovat efektivitu vašich aktivit, projektů a kampaní, abyste mohli provádět průběžné úpravy.
V ideálním případě vám firemní software poskytne cenné pohledy do vaší finanční výkonnosti, průběhu projektů a úkolů, kapacity a využití zaměstnanců a mnoho dalšího. Pokročilé řešení vám navíc umožní vytvářet vlastní grafické reporty a nastavovat různá kritéria pro agregaci a třídění dat. V následujícím videu se dozvíte, jak tato funkce funguje v aplikaci Caflou.
Zvolte si integrované komunikační funkce
Možnost komunikace integrovaná do podnikového softwaru je klíčovou funkcí, kterou byste měli vyhledávat. Spolehlivá a konzistentní komunikace vám pomůže zajistit, aby všichni vaši zaměstnanci byli na stejné vlně a pracovali na stejných cílech.
Platforma pro řízení firmy by měla nabízet integraci e-mailů, notifikace a komentáře. Caflou poskytuje ještě více s integrovanou možností videokonferencí. Spojení řídicích procesů a vynikající komunikace na jednom místě zvyšuje efektivitu a produktivitu.
Nastal čas si vybrat to nejlepší řešení pro řízení firmy dle vašich potřeb
Jako majitel malé firmy musíte hlídat a starat se o spoustu věcí a může být pro vás poměrně náročné řídit všechny aspekty vašeho podnikání. Právě zde vás může zachránit systém pro řízení firmy, které vám poskytne konkurenční výhodu nad ostatními firmami ve vašem oboru .
Není snadné vybrat správný software pro řízení firmy. K dispozici je mnoho různých systémů, a každý má své výhody a nevýhody. Abyste se vyhnuli rozhodování se zavázanýma očima, řiďte se výše uvedenými tipy a vyberte si software, který nabízí funkce odpovídající vašim potřebám a cílům. Mějte na paměti, že plnohodnotné řešení, jako je například Caflou, může výrazně vylepšit vaše aktivity, efektivitu a celkovou výkonnost tím, že spojí všechny procesy do jednotné a unifikované platformy.