Stačí řídit procesy va vašem podnikání! Ve spolupráci s www.iPodnikatel.cz a jejich e-magazínem STARTINGUP jsme připravili další článek na téma procesy / kontrola podnikání.
🎓 Caflou akademii přináší CAFLOU® - český manažerský systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu, 100% digitálně, i na dálku.
Na úrovni nezávislých profesionálů nebo malých podnikatelů se o procesním řízení moc často nemluví. V poslední době se sice povědomí o procesech zvyšuje, ale stále ještě má pro menší subjekty nádech něčeho složitého a nesrozumitelného. Možná proto, že se o něm mluví hlavně v souvislosti s velkými firmami a korporacemi, standardy, audity a certifikací. Přitom i na úrovni menších podnikatelských subjektů nejsou procesy o nic méně důležité. Dají se řídit velice snadno a dopad na vaši práci mají rychleji než právě ve velkých firmách a korporacích.
Osobně jsem zastáncem minimalismu, jednoduchosti, zkrátka agilního řízení hlavně v podobě lineárních procesů. Proto se v tomto článku nedočtete nic o metodologii Lean Six Sigma, standardech ISO ani certifikačních auditech. Budu se v něm věnovat právě řízení procesů z pohledu nezávislých profesionálů, živnostníků, malých firem a malých týmů.
Proč tedy procesní řízení?
Omluvte prosím celkem nudnou vsuvku teorie, ale pro lepší navození tématu se jí bohužel nevyhnu.
Procesem je každá opakovaná činnost, která se časem stane rutinou. Opakovatelnost je totiž základním charakteristickým rysem procesu, oproti unikátním projektům a jejich řízení jakožto samostatného oboru. Zjednodušeně jde tedy o řízení rutinních činností, které se v podnikání dějí.
Pokud se rozhodnete procesy řídit, začnete vědomě ovlivňovat průběh činností, které se ve vašem podnikání dějí. Začnete ovlivňovat chod své firmy. A při správném fokusu na ty podstatné a důležité věci budete činnosti v ní zefektivňovat, a tím dosahovat i lepších výsledků. V ideálním případě ušetříte nejen energii a čas, ale vyděláte díky těmto úsporám i peníze navíc.
Proč procesy ve svém podnikání zavádět?
Pár důvodů jsem už zmínila. Navíc získáte také komplexní přehled o všem, co se ve vaší firmě děje. Víte přesně, co je podstatou konkrétní činnosti, jejím smyslem a cílem, jak přesně krok za krokem probíhá. Víte, kdo se jí přímo účastní, jaké zdroje potřebuje, jaké výstupy z každého procesu vznikají. Existence a evidence procesů umožňuje práci snáze delegovat, neboť zároveň pomáhá definovat kompetence, zodpovědnost i pravomoce. Procesy jsou také nástrojem kontroly, umožňují snadno podchytit, ve kterém kroku došlo k pochybení. Což napomáhá i rychlejší nápravě.
Jak na to?
Začít pracovat s procesy a řídit je vyžaduje vědomé rozhodnutí. K tomuto rozhodnutí většinou klienti dospějí různými způsoby. Některé z nich nejsou bohužel příliš pozitivní.
V praxi se totiž setkávám s tím, že procesy začínají podnikatelé zavádět až v okamžiku, kdy jim takříkajíc teče do bot. Například přestávají stíhat vyřizovat svoje zakázky. Důležitá poptávka jim zapadne v desítkách nepodstatných e-mailů. Kapacita jejich mozkovny přestává zvládat nápor informací a úkolů, které se na ně hrnou ze všech stran. Začínají zapomínat. Cítí se vyhořelí.
Dvě cesty zavedení procesů s ohledem na to, jak dlouho podnikáte.
1/ Pokud podnikat teprve začínáte, doporučuji popřemýšlet, zda nezačít mapovat činnosti rovnou při jejich prvním provádění. Z vlastní zkušenosti a zkušenosti mých klientů můžu říct, že takové to “to si budu do příště pamatovat” rozhodně nefunguje. Takže i kdyby to měla být sebevětší banalita, sepište si aspoň pár bodů o průběhu do textového editoru jako prvotní poznámky. Nikdy totiž nevíte, jestli se z jednorázového projektu nestane rutina a nebudete ho potřebovat opakovat.
2/ Pokud už podnikáte a rozhodli jste se začít firemním procesům věnovat, doporučuji vymezit si ve vašem kalendáři konkrétní čas a prostor, kdy si jednoduše sednete a sepíšete, co se u vás děje. Není třeba hned vše najednou, to by se stejně nepodařilo. Stačí postupně. Nicméně bez tohoto závazku to nejde a neposunuli byste se nikam.
Jak postupovat?
1/ Předně začněte hned
Setkala jsem s názorem, že s procesy nelze pracovat, protože klient nemá žádný software, žádnou aplikaci, ve kterých by je evidoval a řídil. Věřte mi, že v prvním kroku ani jedno nepotřebujete. Začněte jednoduše s tím, co už máte. Což je většinou nějaký textový editor nebo tabulkový procesor. Pokud se přece jen rozhodnete, že chcete něco sofistikovanějšího, můžete vyzkoušet i různé webové aplikace.
2/ Vyberte jednu činnost, které se budete věnovat, tedy se rozhodnete ji zprocesovat
Při jejím výběru vám třeba pomůže následující klíč a parametry pro posouzení. První vybraná činnost pro zmapování
- by neměla být příliš jednoduchá, ale na druhou stranu ani ne moc složitá
- měla by být přímočará, nevybírejte si hned na úvod takovou, o které víte, že se prolíná s dalšími činnostmi
- měla by být často opakovaná
- měla by být v okamžiku, kdy se do jejího mapování pustíte, pro vás důležitá a přínosná. Možná vás v danou chvíli pálí dokonce nejvíc. Když už se do jejího mapování pustíte, ať vám zavedení konkrétního procesu hned přináší užitek, úsporu nebo víc peněz.
- měla by být výhledově delegovatelná
Konkrétní příklady:
- launch produktu/služby
- příprava na školení
- úklid pracoviště
- evidence zásob pro výrobu
- kontrola financí
- psaní článku
3/ Zmapujte tuto činnost
Vybranou činnost popište krok za krokem tak, jak ji až dosud provádíte. Mně se osvědčil v tomto prvním kroku textový editor nebo tabulkový procesor. Vzpomínáte? Začněte hned a s čímkoli. Ke každému kroku rovnou můžete psát podrobnější poznámky. Třeba co nebo koho k tomu potřebujete. Je dobré si všímat, kolik času vám který krok zabere.
Vybranou činnost popisujte srozumitelně, aby kdokoli, komu proces ukážete nebo ho předáte, pochopil vše, o čem v něm píšete.
Proces mapujte v několika kolech. Není cílem mít ho zdokumentovaný dokonale hned napoprvé. Naopak, pokaždé, když se danou činnost chystáte znovu provést, rozpracovaný proces otevřete a znovu ho vylaďujte.
4/ Proveďte analýzu zmapovaného procesu
Podívejte se na proces “shora”. Proč? Abychom ho viděli komplexně jako ucelený soubor navazujících kroků a začali v něm hledat rezervy, které využijeme pro jeho zlepšení a zefektivnění. A v konečném důsledku získáme úsporu času, energie a peněz.
Je dobré vzít si za tímto účelem k ruce někoho dalšího, nechat vyhodnotit zmapovanou činnost dalším párem očí a získat na něj zpětnou vazbu. Může to být třeba další člen týmu, nebo, pokud pracujete sami a nikoho takového nemáte, využijte služeb zkušeného konzultanta.
5/ Proces optimalizujte a vylaďujte
Pokaždé, když se s danou činností, pro který proces zpracováváte, setkáte, hledejte vylepšení. Pokud se změní nějaká situace nebo okolnost, která daný proces ovlivňuje, otevřete ho a podle potřeby přepracujte. Přemýšlejte, co by se stalo kdyby. Tedy jak by daná činnost probíhala, kdybyste kroky třeba různě přeskupili, zapojili další zdroje nebo naopak některé vyloučili. Proces vylaďujte za účelem co největšího zjednodušení práce a zefektivnění. Nechcete přece pracovat hodně, ale chytře.
6/ Proces otestujte
Nejlepším testem procesu je ho delegovat. Kdo jiný by mohl prověřit jeho srozumitelnost a proveditelnost lépe než člověk, který s ním nemá do té doby nic společného. A nemusí to být hned nová posila týmu. Jde o test, takže může vypomoci třeba kolega. A pokud nikoho takového nemáte, nevadí. Otestujte zpracovaný proces sami tím, že se ho při vykonávání té konkrétní činnosti budete bezvýhradně držet. Výsledkem testování by mělo být ověření, že proces skutečně šetří čas, peníze i energii. Jak to zjistit a měřit se zmíním dále.
7/ Provádějte procesní audit
Což z ní hodně vědecky, ale jde jen o to čas od času, když už hotový proces používáte, se k němu vrátit a zrevidovat ho. Procesy nejsou rigidní. Jak se vyvíjí vaše podnikání a okolnosti, které na něj působí, je důležité jim přizpůsobovat i firemní procesy.
Samostatně chci ještě zmínit nastavení kontrolních mechanismů pro ověření efektivity procesu. Stanovte ke každému procesu nějaký měřitelný ukazatel výsledku, kterého chcete procesem dosáhnout. Zrychlení činnosti, žádné chyby při odevzdání výsledku, kompletní informace a data dle požadavku apod. Jaká kritéria hodnocení si stanovíte, záleží vyloženě na vašich potřebách a požadavcích, co konkrétně chcete měřit. Můžete je sledovat opět velmi jednoduchým způsobem v různých tabulkách, které si sami vytvoříte, nebo existují taktéž různé webové aplikace nebo software.
S jakými překážkami se můžete setkat?
Největší překážkou, se kterou jsem se pravidelně setkala, jsme vždycky hlavně my sami sobě. K zavedení procesů klienty často donutí až jejich zoufalství, že už nejsou absolutně schopni své podnikání uřídit, protože je převálcovalo každodenní rutinou. V důsledku toho se cítí vyhoření, bez energie a motivace přicházet s něčím novým a posouvat se v podnikání dál. Nejsou schopni si najít prostor na odpočinek, regeneraci a dobití baterek.
Nedělejte stejnou chybu.
Až se zase budete pouštět do nového projektu nebo úkolu, vzpomeňte si, abyste ho náležitě zdokumentovali se vším všudy, co se v jeho průběhu bude dít. A získáte tak první nástřel postupu, který je začátkem na cestě k lepší efektivitě práce. Udělejte jednoduše ve svém podnikání z chaosu pořádek. Držím vám palce.
Celý článek si můžete také přečíst zde:
<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie II.
Autorka článku: Ing. Michaela Tréglová
Ve spolupráci s paní Ing. Michaelou Tréglovou, specialistkou a konzultantkou efektivity a zjednodušování práce podnikatelům, jsme pro vás připravili Caflou akademii II - kontrolujte své podnikání.
Cílem akademie, ale i práce Míši, je šetřit váš čas a naučit vás používat postupy a nástroje, které usnadní a zefektivní vaše podnikání už navždy. Jednoduše řečeno v něm dělá z chaosu pořádek.