Aplikace a nástroje na jednu stranu usnadňují podnikání, ale zároveň zvyšují provozní náklady. Koruna sem, koruna tam, říkáte si – ale za měsíc se mohou nasčítat na pěkný balík. Řada podnikatelů nemá přehled, kolik za různé aplikace celkem platí. Patříte mezi ně a tušíte, že je to prostor, kde byste mohli ušetřit? Pusťte se do revize předplatných a využijte naše praktické tipy, jak zbytečně neutrácet za software.
🎓 Cashflow akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, se kterým na jednom místě řídíte ekonomiku, projekty i výkon celé firmy, 100% digitálně a na dálku. Podívejte se, co všechno umí.
Krok 1: Získejte přehled o softwarových nákladech
Revize nákladů na aplikace není o škrtnutí pár položek z rozpočtu. Potřebujete zjistit, jestli peníze investované do technologií vaší firmě přináší skutečnou hodnotu a jestli neexistuje způsob, jak náklady optimalizovat.
Začněte tím, že vytvoříte přehled všech softwarů, které používáte. Zahrňte i neplacené aplikace, ať máte v ruce kompletní seznam. Projděte přijaté faktury, promítněte si svůj pracovní den a zeptejte se kolegů, abyste na nic nezapomněli.
V seznamu se typicky může objevit:
- účetní a fakturační software;
- ERP;
- CRM;
- nástroj pro řízení projektů;
- aplikace pro měření času;
- nástroj pro tvorbu a podpisy smluv;
- úložiště dat;
- komunikační nástroje (e-mailové schránky, Slack, videokonference aj. pro aplikace pro práci na dálku);
- marketingové nástroje (provoz webu, e-mailing, správa sociálních sítí, SEO, grafika, online chat pro zákazníky, aplikace pro sběr a analýzu dat…);
- skladové a logistické systémy;
- aplikace pro zaměstnance (docházky, kalendáře atd.).
Napište si, kolik každý nástroj stojí a zamyslete se, zda je využíváte naplno. Co je pro vaše podnikání nejdůležitější? Kdo a jak často daný software používá? Kolik času vám šetří? Překrývají se funkce některých aplikací? Odpovídají tomu, co potřebujete, nebo ze setrvačnosti udržujete něco, co bylo relevantní před lety?
Do diskuze i rozhodování zapojte ty, kdo s nástroji pravidelně pracují. Členové týmu vám nejlépe řeknou, s čím pracují denně a bez čeho by se klidně obešli.
Krok 2: Najděte možnosti úspor
Přehled cen a míry využití z předchozího kroku vám usnadní hledání příležitostí k úspoře. Ušetřené náklady pak můžete investovat do rozvoje firmy. A nejde jen o peníze – díky revizi se vám možná podaří zredukovat počet nástrojů, takže snížíte přehlcení týmu a administrativu spojenou se správou přístupů.
Na co se zaměřit?
- Zrušte, co nepotřebujete. Zbavte se softwaru, který nevyužíváte, nebo jeho funkce dostatečně pokrývá i jiná vaše aplikace.
- Optimalizujte počet licencí. Pokud se cena odvíjí od počtu aktivních uživatelů, zkontrolujte si, zda neplatíte za více licencí, než kolik reálně potřebujete. I z bezpečnostního hlediska by v aplikacích neměly zůstávat „mrtvé“ přístupy (např. účty zaměstnanců, kteří u vás už nepracují).
- Plaťte za delší období. Mnoho nástrojů nabízí výrazné slevy při platbě na celý rok dopředu. Když vám software dlouhodobě dobře slouží, jednoduše tak ušetříte.
- Přehodnoťte tarif. Podívejte se, jestli aktuální tarif/plán odpovídá vašim potřebám. Neplatíte zbytečně za něco, co nepoužíváte? Rozlišujte mezi funkcemi, které jsou pro firmu nezbytné, a těmi, které jsou sice hezké, ale v praxi na ně ani nesáhnete. Také zkontrolujte, jestli vám u některých aplikací nestačí základní verze zdarma. Přejít na pokročilejší tarif můžete kdykoli.
- Prozkoumejte možnosti slev nebo balíčků. Platíte více aplikací od stejného poskytovatele? Zjistěte, jestli pro vás nemá výhodnou hromadnou nabídku.
- Hledejte dostupnější alternativy. Možná už na trhu existují jiné aplikace (např. méně známé nebo novější), které za nižší cenu splní vaše požadavky nebo dokonce nabídnou něco navíc. Jen si nezapomeňte ověřit, že nástroj opravdu funguje tak, jak potřebujete. Zároveň vezměte v potaz náročnost přechodu v poměru k výši úspory (případně extra benefitům), abyste výměnou nestrávili spoustu času kvůli pár korunám.
- Zvažte přechod na víceúčelové platformy. Některé nástroje dokážou nahradit několik samostatných aplikací, což výrazně sníží vaše náklady. Vyplatí se to, i kdyby (za rozumnou cenu) pokryly funkce více neplacených řešení. Centralizace dat, procesů a komunikace vám dá větší přehled a zbavíte se přepínání z jednoho systému do druhého. Typický příklad all-in-one aplikace je Caflou – nástroj pro řízení podnikání, který propojuje finance s realizací projektů a správou zákazníků.
Příklad, jak marketingová agentura s 15 členy týmu ušetřila díky přechodu na Caflou
(měsíční platby, ceny bez DPH, kurz EUR a USD ze dne 22. 5. 2024)
Krok 3: Rozhodněte, co dál
Už máte jasno, které nástroje ne/používáte, kolik stojí a jestli máte možnost na nich ušetřit. Do přehledu ke každému z nich napište konečný verdikt:
- Nechat: Software vám slouží a nenašli jste výhodnější alternativu ani příležitost k úspoře? I to je v pořádku – držte se toho, co funguje.
- Upravit: Objevili jste způsob, jak snížit náklady? Zbývá jen provést změnu.
- Nahradit: Našli jste cenově výhodnější alternativu s podobnými nebo lepšími funkcemi? Pusťte se do přechodu na novou aplikaci.
- Zrušit: Už nástroj nepoužíváte nebo není efektivní? Zrušte ho, ať neplatíte za něco, co jen zabírá místo ve vašem softwarovém arsenálu.
Krok 4: Vyhodnocujte efektivitu, ROI a své potřeby
Po implementaci změn spočítejte úspory. K seznamu aplikací se dál pravidelně vracejte a zhodnoťte, zda jsou pořád aktuální a nakolik přispívají k efektivnější práci.
Vaše podnikání se vyvíjí, a to platí i pro technologie a software. Používejte to, co vám ulehčuje život, a nevyhazujte peníze zbytečně.
💡 Chcete mít firemní finance pod kontrolou? Stáhněte si e-book o tom, jak začít plánovat cashflow – anebo rovnou vyzkoušejte Caflou zdarma.