Bez procesů to nejde. Ale nesmí jít proti selskému rozumu nebo se stát bičem na lidi.
Ve svých článcích píši hlavně spíše o “technické” stránce procesů - co jsou zač, jak s nimi pracovat, proč a podobně. V tomto bych se chtěla od tohoto pohledu lehce vzdálit. Totiž, procesy jsou samozřejmě při práci důležité. Ale nesmí převládnout na selským rozumem a stát se bičem na lidi.
🎓 Caflou akademii přináší CAFLOU® - český manažerský systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu, 100% digitálně, i na dálku.
K článku mě inspirovala situace, kdy se procesy a jejich forma postavily nad vztahy mezi účastníky těchto procesů. Ukázalo se totiž, že se z procesu vytratila spolupráce a komunikace. Ztratila se zodpovědnost za výsledek své práce, ztratila se motivace. A co hůř, odpovědnost za výsledek si začali účastníci přehazovat z jednoho na druhého. Všichni od úkolu dávali ruce pryč, protože “ten to udělat měl, ale neudělal, proč bych k tomu měl přistupovat jinak.”
Primárním cílem se stalo přesné dodržení procesu s klapkami na očích. Říkám tomu procesní byrokracie. Spočívá v tom, že nutnost naplňovat procesy, jejich cíle, KPIs a přinášet výsledky převládne nad jejich přínosem v reálném životě, v efektivitě práce a nad respektem a spoluprací mezi členy týmu.
Položte si v první řadě otázku: zavádíte procesy ve firmě proto, že vnímáte jejich potřebu jakožto nástroje pro vyšší efektivitu práce a budete s nimi aktivně pracovat? Stanou se jedním ze stavebních pilířů fungování napříč vaší firmou? Nebo proto, že je “jen” chcete zmapovat, zapsat a založit někde v archivu? Druhá situace bohužel často nastává, pokud je primární motivací nutnost projít různými audity a získat certifikaci, viz např. ISO. Je to častý problém hlavně ve velkých firmách a korporacích.
A není se čemu divit. Organizační struktura je v nich spletitá, kompetence a pravomoci se velmi těžko definují a ještě hůře dodržují. Veškeré procesy musí být zadokumentované, organizační struktury v diagramech, kompetenční matice dokonale popsané. Jen se obávám, že nejsou procesy jako procesy. Tyhle totiž bývají často velmi vzdálené realitě a tomu, jak lidé na svých pozicích skutečně pracují. A leckdy mnohem efektivněji, protože člověk je ten klíčový článek, který se procesu přímo účastní a má na něj přímý vliv.
Nesnižuji tím v žádném případě důležitost tohoto typu certifikací nebo auditů. Jen chci upozornit na případná rizika.
Jak to vypadá, když procesní byrokracie vládne?
Nefunguje to. Proces může být na papíře sebelepší, ale když se z konkrétní činnosti vytratí iniciativa, sebekontrola a vůle účastníků, systém se začne bortit a efektivita, kterou měl proces nastolit, pomalu ale jistě mizí.
Představte si situaci, kdy máte pracovat na nějakém projektu a nedokážete se zorientovat, kde v týmu je vaše skutečné místo. Za kým máte jít, abyste si od něj vzali, co pro svoji práci potřebujete. Nikdo by vám neřekl, za co jste zodpovědní vy, v jaké míře můžete rozhodovat o postupu a dalších krocích, v jakých hranicích se pohybujete. Potřebujete poradit, jdete na doporučení za kolegou a on vám řekne, že už to nedělá a neporadí vám, protože to dělá ten, který je zrovna na dovolené. Máte se zpovídat vedoucímu projektu, ale jeho rozhodovací pravomoc a kompetence byly právě jen na tom papíře. Nedostáváte zpětnou vazbu.
Je to demotivující a frustrující.
Lidé jsou nedílnou součástí procesů. Na nich celý proces stojí a s nimi i padá. V situaci, kdy atmosféra ve firmě vyžaduje striktní dodržení procesu jen za účelem dosažení výsledku “aby to dobře vypadalo”, začíná cesta do pekel. Největším průšvihem je, když dodržení procesu převládne nad logikou a selským rozumem a vytratí se z něj vzájemný respekt, které jsou důležité pro efektivní spolupráci. Když se začínáme chovat podle procesů namísto toho, abychom se zamysleli, jestli to, co v té konkrétní situaci děláme, je smysluplné a pro firmu přínosem.
Jak se to stane? Často jsme k tomu donuceni. Zvyšují se nároky na výkon a vnější tlak, stres. A v důsledku toho už nemáme prostor přemýšlet nad tím, co děláme. Natož proč to děláme. Už se na to ani neptáme. Buď to nestíháme, nebo o to už ani nemáme zájem. Vlastně si jen na oči nasadíme klapky a jedeme si jen to svoje. Získáme tím pocit, že je všechno najednou jednodušší. Ale je to jen velmi krátkozraký klam. Který často směřuje k vyhoření.
Jak se procesní byrokracii bránit?
Potřebujete kontrolní mechanismus. Žádného robota nebo nějakou automatizaci. Tím kontrolním mechanismem jsou zase jen lidé. Ti samí, kteří se každého z procesů přímo účastní. Ve firmě jsou to manažeři zodpovědní za plnění výsledků. Jejich úkolem je, aby si tuto situaci plně uvědomovali. Musí si neustále udržovat pohled shora na vše, co se v rámci jejich zodpovědností děje. A tenhle stejný pohled musí mít všichni ve firemní hierarchii. Od operativců na těch nejnižších úrovních, až po nejvyšší patra vedení.
I při práci v rámci definovaných procesů musí mít pořád na zřeteli, že činnosti, kterých se týkají, vykonávají stále lidé. Procesy jim mají být nápomocné a ne je omezovat nebo dokonce "buzerovat". Lidé musí při práci používat vlastní rozum a ne diktát procesů. Proto je tak důležitý pravidelný audit.
Pro lidi je důležitý pocit sounáležitosti, dostatečná motivace, ocenění, podpora. Jakmile se objeví házení klacků pod nohy ve stylu “on to neudělal, tak já na to taky kašlu”, protože “takový je proces”, zvedá se varovný prst a je potřeba si začít klást otázky, proč se to tak děje a jak tomu zabránit. Důležitá je komunikace a spolupráce a ne bourání báboviček na pískovišti.
V každé firmě je potřeba mít prostor k přemýšlení, diskuzi, zpochybňování toho, co člověk dělá a proč to dělá. Opakovaně si uvědomovat, že člověk je součástí týmu, všichni si vzájemně přebírají výsledky své práce, přidávají k nim svou hodnotu a předávají je někomu dalšímu. Je důležité se s ostatními setkávat, zůstávat v kontaktu, udržovat vztahy, komunikovat, motivovat. Ale to už je spíše téma o práci s lidskými zdroji.
Práci v týmech dokážou usnadnit šikovné nástroje, které dokáží činnosti ve firmě velmi kvalitně zefektivnit. Ale i přes všechny technické vymoženosti dnešního světa, widgety, apky, automatizace a možnosti on-line spolupráce jsem přesvědčená, že nic nenahradí “osobní” kontakt alespoň v podobě telefonátu nebo videokonference.
Je potřeba, abyste za každým procesem viděli člověka, který je jeho neoddělitelnou a nenahraditelnou součástí. Hledejte řešení, aby se lidi ve vaší firmě cítili ve své práci dobře. Procesy mají práci usnadňovat. Ne se stát bičem nebo hrozbou, která zničí nejen mezilidské vztahy v práci, ale pohřbí i efektivitu práce a výsledky nakonec stojí za nic.
💡 Už znáte CAFLOU®? CAFLOU je lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.
A jak je to u vás? Jste si jistí, že procesy sloužím vašim lidem, nebo je to naopak a z lidí se staly roboti sloužící procesům?
Kdy jste naposledy udělali audit procesů, abyste ověřili, že vám a vašim kolegům dobře pomáhají?
<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie II.
Autorka článku: Ing. Michaela Tréglová
Ve spolupráci s paní Ing. Michaelou Tréglovou, specialistkou a konzultantkou efektivity a zjednodušování práce podnikatelům, jsme pro vás připravili Caflou akademii II - kontrolujte své podnikání.
Cílem akademie, ale i práce Míši, je šetřit váš čas a naučit vás používat postupy a nástroje, které usnadní a zefektivní vaše podnikání už navždy. Jednoduše řečeno v něm dělá z chaosu pořádek.