SaaS (software jako služba) a aplikace obecně se vyvinuly do takové míry, že mezi nimi najdete nástroj pro téměř každou důležitou oblast řízení firmy a firemní proces . Přesto rostoucí počet takovýchto specializovaných nástrojů nicméně nedokázal vytěsnit firemní řešení typu "vše v jednom", třeba jen díky jejich podstatě „místa jedné pravdy“ a uniformní uživatelské zkušenosti napříč firemními procesy.
Neexistuje univerzální a "nejlepší" způsob, jak sestavit dohromady technologickou infrastrukturu pro vaši firmu – vždy musíte zvážit, jak vaše firma funguje a jaké jsou vaše potřeby, než se rozhodnete zavázat k jednomu nebo několika řešením. A s tímto vám právě pomůžeme v tomto článku. Porovnáme specializovaný software s řešeními typu "vše v jednom" a prozkoumáme, které nástroje jsou pro různé firmy nejlepší.
🎓 Caflou akademii přináší CAFLOU® - český manažerský systém, se kterým získáte kontrolu nad firmou, projekty i týmem a zvýšíte profit firmy.
Proč se jednoúčelová řešení SaaS stala tak oblíbenými? Výhody
Jednoúčelové aplikace jsou přizpůsobeny velmi specifickým oblastem řízení firmy a firemním procesům, a proto jsou na danou oblost či proces tak účinné. Jsou velmi oblíbené pro potřeby jednoho uživatele či mikro firmy – např. aplikace jako Basecamp, Evernote či Make mají velkou uživatelskou základnu, protože zlepšují způsob, jak jednotlivci pracují (úspora času, vyšší produktivita atd.).
Specializovaný software je oblíbenou volbou pro firem díky cílené uživatelské zkušenosti, kterou nabízí. Slack pomáhá vašemu týmu komunikovat rychleji a efektivněji, Notion je skvělý pro správu znalostí báze firmy, Asana vám pomůže sledovat projekty, úkoly a milníky atd.
Užití různých specializovaných nástrojů téměř odstraňuje potřebu spoléhat výrazně na jediného dodavatele. Máte tak větší prostor pro výběr nebo dokonce i vyjednávání o tarifech a cenách, a pokud nejste s dodavatelem spokojeni, je relativně jednoduché přejít ke konkurentovi. Můžete se také vyhnout placení za funkce, které nepotřebujete tím, že budete nakupovat pouze ty tarify a moduly, které váš tým skutečně potřebuje.
Nevýhody jednoúčelových SaaS řešení
Přestože specializované SaaS nástroje přinášejí spoustu výhod, existuje několik důvodů, proč nejsou pro mnoho firem tou nejlepší volbou. Níže je uvedeno několik nevýhod, které byste měli brát v potaz při užití více jednoúčelových aplikací zároveň:
- Problémy s komunikací a spoluprací. Pokud pracujete v týmech nebo odděleních, lidé potřebují mít přehled o práci mezi sebou, aby mohli efektivně spolupracovat. Pokud ale máte lidi, kteří komunikují na Slacku, vytvářejí interní dokumentaci na Notion a přitom spravují vývojové projekty na JIRA, znalosti a informace se pak rozptýlí po různých platformách. Když vaše týmy pracují takto – takzvaně v silech – snižuje to přehlednost a spolupráci, což je velkou nevýhodou používání více specializovaných nástrojů naráz.
- Přehlcení aplikacemi. O přehlcení aplikacemi hovoříme tehdy , když vaše organizace používá mnoho specializovaných nástrojů, přičemž informace jsou ne vždy přehledně rozptýleny po každé z nich. Užívání příliš mnoha aplikací může skutečně poškodit produktivitu vaší organizace. Když jsou informace rozptýleny po různých systémech, lidé obtížně hledají ty, které zrovna potřebují. Týmy také nemají přehled o práci mezi sebou a váš pracovní den je zahlcen notifikacemi z různých aplikací.
- Centralizace je velkou výzvou. Mnoho firem usiluje o vytvoření jediného zdroje pravdy, ale pokud používáte příliš mnoho specializovaných aplikací, agregace relevantních dat na jednom místě je náročná. Typickými možnostmi jsou využití API nebo automatizace pro kopírování a vkládání informací napříč různými systémy, ale tyto volby nejsou vždy ideální. Integrace mohou být nedokonalé, a pokud se vám podaří ručně agregovat data do centralizované nástěnky , stále vám bude chybět podrobný přehled o tom, jak data souvisejí s vašimi širšími obchodními procesy a operacemi.
- Administrativní bariéry. Pokud váš tým spoléhá na různé nástroje, musíte všechna tato řešení administrativně řídit odděleně. To zahrnuje správu licencí a předplatného, obnovení, uživatelských rolí a oprávnění, sledování změn, školení a seznámení nových zaměstnanců s danými platformami , vyjednávání o slevách atd.
-
Výhody softwaru typu "vše v jednom“
Řešení typu "vše v jednom" nebo také „all-in-one“ sice neumožňují přizpůsobení jednotlivých prvků, funkcí či modulů tak dobře jako specializované platformy, ale nabízejí unifikovanou uživatelskou zkušenost bez kompromisů v oblasti klíčových funkcí . Řešení typu "vše v jednom" také přinášejí mnoho výhod, a proto byste je měli zvážit, než vyberete sadu specializovaných řešení.
Mezi tyto výhody patří:
- Centralizace. Komplexní all-in-one řešení nabízejí to, čeho nedosáhly specializované aplikace: jeden a jednotný zdroj pravdy pro všechna vaše data a klíčové obchodní funkce. Platformy (jako například Caflou) umožňují shromažďovat, sjednocovat i řídit data (údaje o zákaznících, rozpočtech, zdrojích, projektech atd.) na jednom místě, což lépe zpřístupní informace vašemu týmu a zvýší přehlednost v rámci celé organizace.
- Celková úspora na nákladech. Tento potenciální přínos velmi záleží na technologických potřebách vaší společnosti. Pokud existuje univerzální řešení, které dokáže plnit více funkcí, pro které byste jinak potřebovali několik specializovaných nástrojů, můžete ušetřit několik licencí oddlených nástrojů.
- Lepší přehlednost, transparentnost a spolupráce. Univerzální řešení jsou rovnou rozvržena tak, aby podporovala přehlednost a spolupráci napříč procesy a funkcemi. Jeden tým vidí, na čem pracuje druhý, včetně podrobných informací o konkrétních projektech a klientských účtech. Členové vašich týmů mají také okamžitý přístup ke kontextu; mohou si prohlížet komentáře ostatních členů týmu, zobrazit klíčové údaje a zjistit, kdo pracuje pro jaké klienty a jaké projekty jsou s daným klientem spojeny.
- Nabídněte zákazníkům jednotné, vícekanálové služby. Jednotný, propojený systém, který poskytuje členům vašeho týmu všechny potřebné informace (a příslušný kontext k nim), vám umožní lépe posloužit svým zákazníkům.
Například když se zákazník na vás obrátí o pomoc, pracovníci podpory se mohou podívat na jeho předchozí interakce s vaší firmou (např. s prodejním týmem nebo jiným pracovníkem). To pomůže vašemu týmu poskytovat propojenou zákaznickou zkušenost tím, že danému pracovníkovi poskytuje širší souvislostí.
- Menší závislost na IT. Pokud používáte více specializovaných řešení, musíte do nich zapojit i IT oddělení, aby vám pomohlo s integracemi a propojeností, kdykoli přidáte nový nástroj do svých systémů a aplikací. S řešením typu "vše v jednom" jste méně závislí na IT v rámci integrace, správy licencí a obecné administrace.
- Snadnější školení a seznámení zaměstnanců s platformou. Stačí seznámit zaměstnance pouze s jednou platformou místo školení na více platformách. Nemusíte zaměstnance také přidávat k více platformám a ladit jejich oprávnění a odpovědnosti.
Nevýhody univerzálních řešení
Výhody jednoúčelových řešení obvykle představují důvody, proč byste si nakonec nezvolili alternativu typu "vše v jednom". Například univerzální řešení činí vaši firmu velmi závislou na jednom dodavateli, jedné platformě. Toto je skvělé, pokud máte s dodavatelem pevný vztah nebo plně důvěřujete dané platformě. Horší však je, když se tento vztah začne zhoršovat nebo se začnou v systému vyskytovat chyby.
Možná budete taky muset řešit vývojové plány , které nemusí nutně odrážet potřeby právě vaší firmy. Řekněme, že váš tým potřebuje další funkce v modulu pro řízení projektů, ale dodavatel upřednostňuje aktualizace pro modul CRM nebo řízení financí. V takovém případě nedostanete aktualizace, které přednostně potřebujete. Ale zároveň není jednoduché přejít k jinému dodavateli (protože všechny vaše firemní operace jsou na této jediné platformě).
Existuje mnoho pádných důvodů, proč uvažovat o řešení "vše v jednom", nicméně nemusí být pro všechny vždy nejlepší volba.
Univerzální vs. jednoúčelový software: co je pro vás to pravé?
Když se rozhodujete mezi sestavením všech svých systémů a aplikací dohromady z několika specializovaných ale oddělených nástrojů nebo univerzálním all-in-one řešením, měli byste zvážit následující faktory:
- Velikost vaší organizace, oddělení nebo týmu. Velikost vaší organizace nebo týmu obvykle zásadním způsobem ovlivňuje vaše technologické potřeby. Větší organizace mohou mít složité pracovní postupy a operace a více zákazníků (nebo větší zákazníky). Mohou tedy potřebovat specializovanější software, který je šitý na míru a odráží způsob práce jednotlivých týmů nebo oddělení. Například oddělení prodeje může potřebovat vyspělý CRM, který je unikátně přizpůsoben vaší firmě.
Naopak menší organizace, typicky s 1 až 50 zaměstnanci a definovatelnými obchodními procesy, mohou dát přednost univerzálním řešením např. Caflou, která poskytují mix klíčových funkcí, které pokrývají firemní procesy (CRM, finanční řízení, řízení projektů atd.). I některé týmy nebo oddělení i ve větších organizacích mohou preferovat tato řešení typu „vše v jednom“. Například středně velký podnik může preferovat univerzální řešení pro oddělení prodeje, marketingu a zákaznické podpory (a specializované nástroje pro vývojové týmy).
- Vyspělost vašich procesů. Pokud s některými aktivitami a procesy teprve začínáte, možná ještě nepotřebujete specializované řešení na míru. Zatím si třeba vystačíte s předpřipravenými řešeními typu "vše v jednom", které pomůže různým týmům efektivně vykonávat své funkce. Můžete však implementovat specializované nástroje s pokročilejšími specializovanými funkcemi, jakmile se vaše procesy stanou vyspělejšími.
- Vaše obchodní cíle. Pokud máte specifické a možná i dokonce agresivní obchodní cíle, které potřebujete plnit, možná budete potřebovat specializovaný nástroj. Např. potřebujete dosáhnout určitých ambiciózních cílů v rámci generování leadů – pak možná budete chtít investovat do prodejního CRM a platformy, která vám pomůže spustit cílené, personalizované reklamní kampaně nebo automatizované e-mailingové kampaně. Pokud chcete podobným způsobem splnit ambiciózní cíle v oblasti náboru zaměstnanců v daném čtvrtletí, můžete zvážit investici do náborové platformy.
- Váš rozpočet. Jak jsme již uvedli výše, univerzální řešení vám mohou ušetřit peníze díky snížení počtu předplatných a licencí za oddělené nástroje. Pokud však potřebujete pouze jednu nebo dvě specifické funkce, můžete více ušetřit tím, že si předplatíte levnější specializované nástroje namísto plně integrovaného řešení. Záleží skutečně na vašich potřebách.
Neexistuje tedy jeden "správný" způsob, jak sestavit dohromady všechny své systémy a aplikace. Musíte jen pečlivě zvážit své obchodní potřeby a způsob, jakým vaše týmy pracují nebo plánují pracovat, a učinit co nejlepší rozhodnutí. To může zahrnovat užití několika specializovaných řešení, volbu platformy "vše v jednom", nebo dokonce i kombinaci obojího.