Vzniká při vašem podnikání nesoulad mezi příjmy a výdaji v projektech? Potýkáte se se zálohami na straně příjmů a platbami na subdodavatele, materiál a podobně na straně výdajů? Dobré cash flow projektů je podmínkou jejich ekonomické výdělečnosti. Jak si s tím ale poradit?
🎓 Článek vám v rámci CAFLOU akademie přináší CAFLOU® - český manažerský a ekonomický informační systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu, 100% digitálně, i na dálku. Ve spolupráci se skupinou Podnikatelé a živnostníci - výměna zkušeností
Ziskovost versus výdělečnost projektů
Ekonomové používají různé metody, jak vyjádřit ekonomickou výhodnost projektu. Principem je ovšem vždy porovnání misek vah, kdy jednu misku zatěžují výdaje, nebo náklady a druhou příjmy nebo výnosy. Potíž je v tom, že zatímco porovnání výnosů a nákladů napoví o potenciální ziskovosti nebo ztrátovosti projektu, až srovnání příjmů a výdajů umožní komplexní zhodnocení výdělečnosti projektu. Jak to?
Na vině je časový nesoulad mezi příjmy a výnosy a mezi výdaji a náklady. Ponechme ale teď účetní pohled na ekonomiku firmy stranou. Rozhodující pro úspěšné podnikání je nezpochybnitelně zdravé cash flow. A na to má pochopitelně vliv, zda vystavenou fakturu inkasujete předem zálohou, najednou či po částech během nebo až po ukončení projektu. Mezitím však musíte hradit výdaje na pracovní sílu, nájemné, nákupy atd. Některé z těchto výdajů jsou k projektu přímo přiřaditelné, jiné s projekty souvisí okrajově nebo dokonce vůbec. Jak tedy správně vyhodnotit výdělek projektu?
Vhodné členění výdajů je základ
Pro vyhodnocení efektivnosti projektu je potřeba si zodpovědět otázku, jak vysoké jsou výdaje s tímto projektem spojené. Ty výdaje, u kterých je jednoznačná souvislost s projektem, můžete rovnou započítat. Může se jednat například o odměny za práci konzultantů sledovanou v reportech práce podle projektů. Když od příjmů z projektů odečtete přímé výdaje, uděláte si dobrou představu o marži.
Pokud byste však nerozpočítali ke všem projektům také výdaje nepřímé, mohlo by vás nepříjemně překvapit, že marže dosažené z projektů tyto „ostatní“ výdaje nepokrývají. Může to být například odměna za práci kolegů, která není v časovém rozvrhu zapsána u žádného z fakturovaných projektů, ale také všeobecné výdaje typu nájemného za kanceláře, zpracování účetnictví apod. Zdánlivě ziskové projekty tak nemusí firmě jako celku přinést kýžený výdělek.
Není od věci vzít do úvahy nepřímé výdaje, tedy takové výdaje, které přímo nesouvisí s žádným projektem. Rozdělme je dvě kategorie. Do první kategorie nepřímých výdajů zařaďte takové nepřímé výdaje, které je potřeba uhradit společně k více nebo všem projektům, přičemž není možné je ke konkrétním projektům rozdělit. Tedy ne jinak než nějakým klíčem, který vám přiřazení výdajů k jednotlivým projektům umožní. Například využijete stejné technologie pro obdobné projekty nebo jste hradili cestovné při realizaci více projektů probíhajících na stejném místě.
Druhá kategorie nepřímých výdajů nemá v podstatně s projekty žádnou příčinnou souvislost. Jde například o již zmíněnou službu vedení účetnictví nebo všeobecný marketing sloužící ke zvýšení povědomí o firmě. K této kategorii výdajů bude obtížné najít i vhodný klíč, ale i na to pamatují ekonomická pravidla.
Rozvržení nákladů k výkonům
Známe-li kategorie nepřímých výdajů, můžeme se pustit jejich alokace. Tím máme na mysli přiřazení výdajů k jednotlivým projektům. Přímé výdaje přiřadíte – jak jinak – přímo. Co se týká nepřímých, neexistuje jediný obecně zcela správný a nezpochybnitelný způsob jejich alokace. Ale lepší je přiřazení s využitím klíče zvoleného selským rozumem než žádné. Nepřímé výdaje z první kategorie mají mít pokud možno neměnný a ideálně také s daným projektem související alokační klíč.
Nejjednodušší je prosté dělení, kdy společné výdaje vydělíte počtem projektů. Takovéto průměrování ale s vysokou pravděpodobností nepovede k přesné informaci o skutečné náročnosti projektů. Dá se ale celkem dobře využít pro druhou kategorii nepřímých výdajů, kde přesnější postupy stejně nevedou k přesnější alokaci.
Místo průměrování můžete použít jinou metodu. Najděte nějakou společnou veličinu, tzv. rozvrhovou základnu, jejíž vztah k projektům znáte. Může to být například výše přímých nákladů projektů nebo čas věnovaný jednotlivým projektům. Ve stejných poměrech, v jakých se má rozvrhová základna k projektům, pak rozvrhnete nepřímé výdaje mezi jednotlivé projekty.
Alokace může být i vícestupňová, ale o tom zase příště ➡ Rozpočtování nákladů projektů
<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie
Autorka článku: Ing. Pavlína Vančurová, Ph.D. ze společnosti 
Ve spolupráci s paní Ing. Pavlínou Vančurovou, Ph.D., specialistkou na ekonomiku firem ze společnosti PADIA, s.r.o. jsme pro vás připravili Caflou akademii, jejímž cílem je pomoci vám rozšířit znalosti v oblasti řízení peněžních toků v malých a středních firmách.
Pavlína se ve své praxi věnuje ekonomickému poradenství v oblasti finančního řízení a nastavování controllingu ve firmách různých oborů a velikostí. V roce 2011 spoluzakládala poradenskou společnost PADIA, kde působí jako školitelka a interim finanční ředitelka pro řadu klientů. Čerpá rovněž ze zkušeností z pozice výkonné ředitelky mezinárodní konzultační firmy. Působila jako univerzitní pedagog a je autorkou řady odborných publikací.