Máte na starosti "vzdálený" tým a chete mít jistotu, že vaše virtuální porady jsou efektivní, vedou k úspěchu a neplýtvají časem členů vašeho "remote" týmu? Postupujte pak podle níže uvedených pravidel.
🎓 Caflou sérii "Jak řídit firmu a tým na dálku" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.
Vždy se na (virtuální) schůzku připravte
Vždy se na schůzku předem připavte.
Účastníkům pošlete včas pozvánku a to pouze těm, jejichž účast na schůzce má smysl.
Schůzka má předem komunikovanou agendu (jako součást pozvánky), v pozvánce uveďte:
- Co se bude diskutovat a také proč (účel schůzky, očekávání od bodů k diskusi) a kolik času přibližně každý bod zabere.
- Určete, kdo bude schůzku moderovat, kdo bude zapisovat poznámky, kdo bude vést které diskusní body, od koho se bude očekávat sdílení obrazovky.
Tyto body dají každému předem jasnou představu, na co se připravit, co se od nich bude očekávat.
Během meetingu postupujte dle předem dané agendy
Vždy začnete včas.
Umožněte týmu během prvních několika minut pobavit se o nepracovních věcech. Vzdálené týmy potřebují čas na soclializaci a schůzky jsou dobrou příležitostí.
Požádejte účatsníky schůzky, aby minimalizovali ostatní aplikace a soustředili se pouze na probíhající meeting.
Postupujte dle agendy a přípravy.
Na konci meetingu vše rekapitupujte:
- Ze schůzky budou jasné "akční" body.
- Každý má jasnou představu o tom, co se od nich po schůzce očekává.
- Pokud je nutná navazující schůzka, určete, kdy bude a kdo ji bude organizovat.
- Ujistetě se, že každý má ze schůzky své jasné úkoly, s jasným zadáním a určenými termíny.
- Zopakujte "akční" body, které vzešly ze schůzky.
💡 Už znáte CAFLOU®? CAFLOU je lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.
Na meeting navažte zápisem s jasnou strukturou
Vždy po schůzce odešlete účastníkům zápis. Ten by měl obsahovat klíčové poznámky ze schůzky, akční body, kroky, kterými je třeba na schůzku navázat, případně další zadání a akce (kdo má co dělat a kdy apod.).
Pořádat virtuální schůzky vzdálených týmů není žádná raketová věda, přesto často plýtvají časem mnoha lidí a nemusí být efektivní. Je vždy vhodné postupovat dle jasného řádu a pravidel.
💡 Už jste zkusili uspořádat virtuální meeting v CAFLOU MEET přímo z CAFLOU? Zkuste ➡ CAFLOU MEET
<< Zpět ke všem článkům série Jak řídit firmu a tým na dálku
Autor článku: Ing. Petr Macek
Autor aplikace CAFLOU®
