Ať jste nedávno založili firmu, nebo už pár let podnikáte, zavedení nástroje pro řízení vaši firmu posune kupředu – když si dobře vyberete a budete ho (správně) používat. Firemní systém však není jen o softwaru, ale hlavně o vašich procesech, o tom, jak organizujete práci, komunikujete s týmem, sledujete finance a udržujete firmu v chodu. Pojďte s námi zjistit, jak postupovat při výběru systému pro řízení firmy tak, aby vám opravdu pomohl.
🎧📖 Upřednostňujete čtení, nebo raději posloucháte? Máme pro vás obojí! Koukněte na videorozhovor nebo se ponořte do článku.
Kdy začít používat firemní systém a co od něj očekávat?
Možná si teprve kladete otázku, jestli firemní systém používat a jestli je váš podnik už dost velký, aby se vám to vyplatilo. Efektivní správa a organizace práce ale není otázka velikosti firmy. Už i malé týmy od 2–3 členů mohou těžit z jasně definovaných procesů a z toho, že se všichni obrací na jedno místo pravdy.
Výběr a zavedení systému pro řízení firmy by měly vycházet z vašich potřeb. Podnikatelé se většinou začnou poohlížet po nástrojích ve chvíli, kdy:
- Narazí na to, že udržování přehledu o úkolech, projektech, zákaznících a financích na papíře nebo v excelových tabulkách je dlouhodobě neudržitelné.
- Ztrácí přehled o projektech, nestíhají hlídat rozpočty, komunikace v týmu začíná být chaotická nebo se množí chyby kvůli ručnímu zadávání informací.
- Jejich podnikání roste (mají čím dál více zakázek i členů týmu, přechází z OSVČ na firmu...) a cítí, že potřebují udělat pořádek v pracovních postupech a sjednotit procesy. Větší rozsah podnikání zkrátka vyžaduje systematičtější přístup k řízení.
Pokud se vám tyto situace zdají povědomé, je čas na změnu. Firemní systém vám usnadní řízení projektů, evidenci času stráveného na úkolech, vedení záznamů o zákaznících (CRM) i fakturaci a poskytne přehled nad financemi, což přijde vhod bez ohledu na to, jestli máte 5, 10, nebo 35 zaměstnanců.
Dostupné funkce závisí na tom, pro který nástroj se nakonec rozhodnete. Na trhu každopádně nejsou jen robustní ERP systémy typu SAP nebo drahá řešení od Microsoftu, ale i lehké a uživatelsky přívětivé aplikace pro menší firmy, takže máte z čeho vybírat.
🎓 Caflou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, se kterým řídíte projekty, výkon a ekonomiku své firmy 100% digitálně a na dálku. Podívejte se, co všechno umí.
Jak začít s výběrem? Ujasněte si, co potřebujete
Než se pustíte do hledání konkrétního systému, zamyslete se, co od něj vlastně očekáváte. Každá firma je unikátní a to, co funguje pro jednu, nemusí vyhovovat druhé.
Začněte tím, že si odpovíte na několik základních otázek. Pobavte se o nich i s týmem – víc hlav víc ví a díky diskuzi zjistíte, co vaši kolegové potřebují.
- Jaké problémy vás ve firmě momentálně trápí?
- Které procesy chcete v systému pokrýt? (např. řízení projektů, finance, CRM…)
- Které procesy vyřešíte jinak? (např. účetnictví nám vede externí firma)
Malé firmy typicky chtějí pokrýt tyto oblasti:
- Řízení a plánování projektů a úkolů.
- Správa zákazníků (CRM).
- Sledování cash flow a příprava rozpočtů.
- Generování nabídek, faktur, dodacích listů…
- Řízení vytížení zaměstnanců.
- Vykazování času.
- Automatizace rutinních úkolů.
Přečtěte si více o možnostech firemních systémů a zamyslete se, co v jednotlivých oblastech skutečně potřebujete. Při implementaci nového nástroje totiž může být lákavé chtít okamžitě všechny funkce. Ne každá ale je pro vaše podnikání stejně důležitá.
Rozdělte si své požadavky na:
- Zásadní: bez nich si neumíte představit každodenní provoz.
- Důležité: výrazně zjednodušují práci a zvyšují efektivitu.
- Příjemné: nice-to-have funkce, které nejsou kritické, ale mohou se hodit.
Při hledání firemního systému pravděpodobně zjistíte, že neexistuje jedno univerzální řešení, které by dokonale pokrylo všechny vaše potřeby. Je to trochu jako výběr domu – i když splňuje většinu vašich požadavků, nejspíš bude potřeba něco přistavět nebo opravit.
Dobrou zprávou je, že nástroje obvykle nabízí možnost integrace s jinými aplikacemi, což pomáhá překlenout mezery ve funkcionalitě. Jako malá firma se ale spíše snažte koncentrovat co nejvíce funkcí do jednoho systému. Čím více aplikací máte, tím náročnější je správa přístupů, předávání informací i náklady na provoz.
💡 Při výběru podnikového informačního systému určitě narazíte na zkratky ERP a CRM. Co znamenají a pro který nástroj se rozhodnout? Přečtěte si o rozdílech mezi CRM a ERP.
Prozkoumejte nabídku firemních systémů a testujte
Při samotném hledání vycházejte z priorit a potřeb, které jste si stanovili v předchozím kroku. Nástrojů je na trhu spousta, proto kromě googlování zkuste zjistit, které jsou populární ve vašem odvětví, mají dobré hodnocení nebo požádejte kolegy či známé o doporučení. Přečtěte si recenze nebo případové studie – učení se z cizích zkušeností vám může ušetřit spoustu času a peněz.
Stále ale nezapomínejte na to, že vaše požadavky nemusí být stejné jako v ostatních firmách. Každý přemýšlí trochu jinak, vyhovují mu odlišné procesy nebo má jiný rozpočet. Vyberte si „nejžhavější kandidáty“ a otestujte je. Většina poskytovatelů nabízí zkušební verze nebo demo přístupy.
⚙️ Firemní technologie můžete postavit na hotovém (tzv. krabicovém) softwaru, zainvestovat do vývoje na míru, případně sáhnout po moderních no-code a low-code řešeních. Zjistěte, jaký je mezi nimi rozdíl.
Posuďte, jak dobře aplikace v praxi pokrývá vaše zásadní a důležité požadavky. Během testování si všimněte, které funkce nebo integrace v systému chybí. Přemýšlejte, zda jsou tyto nedostatky překonatelné nebo jestli existuje způsob, jak je obejít.
Kromě funkcí vezměte v potaz i další parametry:
- Uživatelská přívětivost. Sofistikovaný, ale obtížně použitelný systém nebude mít pro vaši firmu zdaleka takový přínos jako ten, se kterým se váš tým naučí rychle pracovat a bude ho používat s radostí. Zhodnoťte, jak dobře se v nástroji orientuje nebo jestli nabízí mobilní aplikaci.
- Podpora a dostupnost. I v nejlepším systému se může občas objevit chyba, případně se stane, že budete potřebovat pomoci s nastavením nebo se na něco zeptat. Zjistěte, jakou podporu poskytovatel nabízí (online chat, e-mail, telefon, osobní konzultace…), jak rychle reaguje a jestli vám taková forma komunikace vyhovuje.
- Flexibilita a škálování. Zvažte, jak se vaše firma může v budoucnu rozvíjet a ujistěte se, že vybraný systém bude schopen růst spolu s vámi bez přehnaně nákladných upgradů. Prozkoumejte možnosti nastavení práv a počtu uživatelů.
- Cena versus hodnota. Cena často bývá rozhodující faktor, ale dívejte se na ni v porovnání s hodnotou, kterou vám systém přinese. Investice do nástroje, který pokrývá většinu vašich potřeb, může být v dlouhodobém horizontu mnohem výhodnější než levnější alternativa se slabšími funkcemi – vyhnete se tak „ohýbání přes koleno“ nebo následné výměně celého systému v momentě, kdy vám přestane stačit.
Představte si, že máte v ruce nástroj, který vám ukáže, na čem vaši lidé pracují, v jakém stavu jsou projekty i kolik peněz do vaší firmy přichází a odchází. To vše na jednom místě dostupné na pár kliknutí. Zní to jako něco, co potřebujete? Vyzkoušejte Caflou zdarma.
Při implementaci nástroje pro řízení firmy buďte trpěliví
Nechtějte změnu přes noc a nepřehlťte se. Začněte klíčovými funkcemi, které řeší vaše nejpalčivější problémy, a postupně přidávejte další, jakmile se všichni členové týmu zorientují. Pomáhá totiž jen to, co se používá.
Většina dodavatelů nabízí zdroje (návody, videa, webináře nebo osobní školení), které vám umožní se se systémem seznámit. Využijte je, abyste zrychlili proces učení a zjednodušili svému týmu přechod na nový systém. Pokud nejste zrovna technický typ, není od věci si nechat v začátcích poradit od odborníků na implementaci.
📽️ Se zavedením nových nástrojů se pojí nejen technikálie, ale i emoce. V týmu se můžete setkat s obavami, odporem nebo strachem ze změny. Pusťte si videonávod o tom, jak řídit emoce při pořizování firemního systému.
Zavádění nového systému může trvat několik týdnů nebo i měsíců. Buďte trpěliví a pamatujte, že každá změna vyžaduje čas. Jakmile se nový systém plně integruje do vašeho podnikání a všichni se s ním naučí pracovat, uvidíte jeho plný přínos.