📧 Je e-mail stále relevantní pro komunikaci v malých firmách?

I když e-mail již není jedinou hlavní platformou pro obchodní komunikaci, je stále velmi důležitý. Vaše e-mailová schránka obsahuje urgentní e-maily, upomínky a upozornění, odpovědi na důležité dotazy nebo notifikace z různých platforem, což vám poskytuje ucelený přehled o tom, co si zaslouží vaši pozornost.  

Vzhledem k užitečnosti e-mailu by opravdu nemělo být překvapením, že průměrný profesionál stráví téměř třetinu svého pracovního týdne tím, že je čte, spravuje a odpovídá na ně. Tato statistika se netýká pouze vašich kolegů, ale i vašich zákazníků – jsou to profesionálové, kteří si k vám chodí pro produkty a služby. A stejně jako vy i oni každý den procházejí své e-maily. 

Při správném použití je e-mail mocným nástrojem nejen pro interní komunikaci , ale také pro oslovení vašich zákazníků a poskytování zákaznické zkušenosti na míru. 

🎓 Caflou akademii přináší CAFLOU^® - český manažerský systém, se kterým získáte kontrolu nad firmou, projekty i týmem a zvýšíte profit firmy.

Proč je e-mail stále nezbytný pro obchodní komunikaci? 

Navzdory rostoucí rozmanitosti aplikací pro interní komunikaci, jako jsou Slack, Microsoft Teams atd., zůstává e-mail stále jednou z nejdůležitějších platforem pro firemní komunikaci. Je tomu tak především díky jedinečným výhodám, které nabízí. Jde např. o tyto:

• Skutečně asynchronní komunikace. Asynchronní komunikace je interakce, která neprobíhá v reálném čase, například když pošlete e-mail, komentář ke Google dokumentu nebo přidělíte někomu úkol v nástroji pro řízení projektů.
  
  Ačkoliv je asynchronní komunikace důležitá pro každou firmu, o to je důležitější pro hybridní nebo distribuované týmy . Pomáhá členům vašeho týmu řídit práci podle svých časových možností a prioritizovat úkoly dle vlastního uvážení, což jim napomáhá vyrovnávat svoji pracovní zátěž.
  
  E-mail umožňuje skutečně asynchronní komunikaci a členům týmu pak plánovat a řídit své pracovní dny. Při kontrole doručené pošty se jim zobrazí důležité e-maily, notifikace z různých aplikací, upomínky atd. To jim umožní rychle identifikovat a upřednostnit urgentní úkoly a zbavit se rozptylujících prvků.
  
  Znamená to také, že se mohou “vypnout” od práce tím, že nebudou kontrolovat své e-maily v mimopracovní době, což přispívá rovnováze mezi pracovním a soukromým životem.
   
• Vyspělost platformy. SaaS ekosystém se již vyvinul do takové míry, že existuje snad nástroj pro každou oblast a proces, které si dovedeme představit . Pokud jste si již vyzkoušeli řadu online nástrojů, určitě jste poznali rozdíl mezi vyvíjejícími se platformami a těmi vyspělejšími. 
  
  Zdá se, že ty vyspělejší už přesně vědí, co jejich uživatelé potřebují a nabízejí funkce pro všechno. Novější hráči se k tomu stále propracovávají a ke zdokonalování svých platforem spoléhají na žádosti o doplnění funkcí  a zpětnou vazbu.
  
  Oblíbení poskytovatelé e-mailových služeb jsou velmi podobné vyspělým SaaS nástrojům a jsou možná ještě dotaženější. Například Outlook a Gmail mají intuitivní rozhraní, spoustu funkcí pro přizpůsobení a doplňků (pravdou však je, že některé z nich jsou placené) a vynikající integrace a prvky, které považujeme za naprostou samozřejmost. 
  
  Zdánlivě jednoduché funkce, jako jsou možnosti BCC a CC v e-mailech, plánování odpovědí  na později, přidávání příloh nebo integrace s kalendářem skutečně zvyšují hodnotu obchodní komunikace. Poskytovatelé e-mailových služeb již desítky let rozvíjejí a zdokonalují své platformy, aby nám poskytli vyspělé nástroje, které radikálně zlepšují náš způsob komunikace.
   
• Plošná akceptace. Více než čtyři miliardy lidí používají e-mail, což téměř jistě zahrnuje všechny lidi ve vaší organizace a všechny vaše zákazníky. Protože všichni již e-mail používají, nemusíte školit členy týmu v jeho používání nebo seznámit je s platformou. 
  
  V případě e-mailu prakticky neexistují žádné překážky v rámci akceptace kýmkoliv, což z něj dělá pohotový a pohodlný komunikační kanál. Díky svému pohodlí je ideální nejen pro interní komunikaci. Vzhledem k tomu, že všichni vaši zákazníci jsou také uživateli e-mailu, je to také vynikající platforma, přes kterou je můžete oslovit.
   
• Okamžité a centralizované zasílání zpráv. Díky vyspělosti a široké akceptaci e-mailu se dá většina nástrojů pro komunikaci a spolupráci s e-maily bezproblémově integrovat. CRM systémy, nástroje pro řízení projektů, Slack, MS Teams, fakturační nástroje, marketingové nástroje, na co si vzpomenete – všechny se dají integrovat s e-mailem.
  
  E-mail tak může fungovat jako jediný zdroj pravdy pro všechna důležitá upozornění a notifikace. Místo toho, abyste procházeli různé platformy a snažili se přijít na to, které úkoly vyžadují vaši okamžitou pozornost, můžete projít pouze svou e-mailovou schránku a přitom zkontrolovat notifikace. 
  
  E-mail vám také pomůže vyhnout se tzv. “přepínání kontextu” , což je situace, kdy stále přepínáte mezi různými aplikacemi/projekty a střídáte různé úkoly. 45 % lidí uvádí, že přepínání kontextu poškozuje jejich produktivitu, a proto používání e-mailu k omezení přepínání mezi aplikacemi vám může pomoci se lépe soustředit a udělat více práce.

• 

Role e-mailu v interní obchodní komunikaci

Když vezmete v úvahu výhody e-mailu pro obchodní komunikaci – jako je akceptace média, vyspělost platformy a centralizace informací z různých zdrojů – je to jistě slibná volba pro interní komunikaci. Zatímco platformy vhodné pro chatování, jako je Slack a Microsoft Teams, jsou výborné pro vedení konverzací třeba i v reálném čase, e-mail umožňuje komunikaci velmi přesným, cíleným a přizpůsobitelným způsobem. 

Můžete vytvořit e-mail týkající se specifického tématu, zapojit příslušný tým prostřednictvím e-mailové skupiny, přidat nadřízené do kopie (CC, BCC) atd. Můžete také vytvořit žádost o schůzku nebo přidat přílohy nebo přiložit či přeposlat předchozí e-maily pro lepší kontext. E-mail vám fakticky dává úplnou kontrolu nad tím, jak komunikujete a s kým.

Role e-mailu v interní komunikaci se stává ještě důležitější, když ho integrujete do stávajících systémů, jako je CRM software, nástroje pro řízení projektů, kalendáře, další nástroje pro obchodní komunikaci atd. Tato integrace vám otevře dveře k dalšímu zlepšení pracovních postupů, například nastavením automatizovaných úkonů, jako jsou připomenutí termínů nebo notifikace při dosažení milníků v projektech s vysokou prioritou.

Role e-mailu v zákaznických cestách

Téměř dvě třetiny malých firem používají e-mail k oslovení svých zákazníků a více než 70 % z nich potvrzují, že segmentace odběratelů  newsletterů, personalizace zpráv a automatizované kampaně jsou vysoce účinné strategie. Jinými slovy, e-mail pomáhá malým firmám vykonat více s menším množstvím prostředků a poskytovat personalizované zkušenosti  zákazníkům a to s možností škálovat.

Pokud chceme zjistit, jak silný je e-mail pro vytvoření zákaznických zkušeností, stačí si představit, jak byste personalizovali zkušenosti v obchodě při nákupu. Měli byste vašeho prodavače, který by se snažil pochopit, co každý zákazník hledá, a podle toho by mu poskytl doporučení. Bohužel vaši zaměstnanci nebudou mít tolik času na to, aby skutečně pochopili, co vaši zákazníci chtějí, a budou hodně spoléhat na spolupráci zákazníka. Navíc každý prodavač se také může věnovat vždy jen jednomu zákazníkovi.

E-mailový marketing vám však umožní využívat údajů o zákaznících ze CRM – například historii jejich nakupování, specifické zájmy a údaje, které sdíleli při vyplňování formulářů – abyste poskytovali všem zákazníkům automatizovaná, personalizovaná doporučení. 

Můžete například zasílat zákazníkům oznámení o slevách na produkty, o které projevili zájem a poskytovat jim vlastní doporučení pro upselling a cross-selling . Automatizace e-mailů vám také umožní sdělovat více praktických informací, jako jsou aktualizace týkající se stavu objednávky, faktury a potvrzovací e-maily, čímž dále zlepší poskytované služby.

Kombinace poznatků ze CRM s automatizací e-mailů pomáhá malým i velkým firmám potěšit své zákazníky poskytováním vynikajících, personalizovanějších zkušeností a to škálovatelně.

Využívá vaše firma plný potenciál e-mailu?

Pokud ne, o hodně přicházíte. E-mail je sice vynikající platformou pro tradiční komunikaci typu “tam a zpět” , ale může plnit i mnoho dalších funkcí. Pomocí e-mailu můžete udělat revoluci v interní komunikaci tím, že vytvoříte jediný zdroj pravdy, který bude centralizovat aktualizace, upozornění a důležité informace ze všech vašich systémů a aplikací. E-mail také pomáhá malým firmám udělat více s menším množstvím prostředků a poskytovat zákazníkům zkušenosti na míru a v potřebném měřítku . 

Pokud tedy ještě nevyužíváte plný potenciál e-mailu, je nejvyšší čas, abyste přehodnotili způsob, jakým jej vaše firma využívá. 

<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie II.