Efektivní project management je pro řízení vaší firmy zásadní, ale každý projektový manažer vám poví, že plánovat, skloubit odpovědnosti a rychle reagovat na překážky není jednoduché. Jak definujete rozsah projektu? Kdo má co na starosti? Jakými fázemi musí projekt projít?
To je jen několik otázek, které si budete muset zodpovědět u každého vznikajícího projektu – a právě proto máme metodiky a rámce pro projektové řízení. Rámce a metodiky vám položí základní stavební kameny pro úspěšné plánování a řízení projektů v průběhu celého jejich životního cyklu.
Neexistuje však jediný "nejlepší" rámec či metodika, kterými byste se měli řídit, a možná budete muset zvážit více než jeden způsob řízení projektů podle velikosti vaší organizace, způsobu jejího provozu a odvětví, ve kterém působí. Proto se budeme zabývat nejoblíbenějšími metodikami řízení projektů a tím, jak vybrat tu správnou pro vaši organizaci.
🎓 Caflou sérii "Jak efektivně řídit projekty" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy, týmu a projektů 100% digitálně, i na dálku.
Co jsou metodiky a rámce řízení projektů?
Ačkoliv se pojmy "metodika" a "rámec" (anglicky framework) v projektovém řízení často zaměňují, liší se svou flexibilitou a deskriptivností. Metodiky řízení projektů poskytují konkrétní procesy a cesty, které vám pomohou dosáhnout definovaných cílů. Rámce jsou oproti tomu flexibilnější – poskytují projektovým manažerům dostatek prostoru pro adaptaci, testování, doladění procesů a požadavků atd.
Výhodou zavedení určité metodiky je větší pravděpodobnost dosažení definovaných výsledků opakovatelným způsobem. Proto jsou metodiky, jako je vodopádová metoda (anglicky waterfall), atraktivní pro odvětví, jako je výroba, kde si opravdu nesmíte dovolit změny nebo chyby.
8 oblíbených metodik řízení projektů
1. Agilní metoda (hovorově „agile“)
Ačkoliv se o „agile“ obvykle mluví jako o metodice, někteří odborníci tvrdí, že jde spíše o rámec – a my se taky přikláníme k tomuto názoru. Zatímco Manifest agilního vývoje (anglicky Agile Manifesto) vede projektové manažery k tomu, jak přistupovat k projektům a jak je řídit, nediktuje, jak mají přesně probíhat. Projektoví manažeři tak mají svobodu inovovat a přizpůsobovat rámec podle potřeb každého projektu.
Dvanáct principů zdůrazněných v Agilním manifestu povzbuzuje týmy, aby prováděly změny ve svých projektech a procesech s cílem zvýšit efektivitu a inovaci. Tyto zásady mimo jiné podporují pravidelné zapojování stakeholderů projektu, posílení implementačního týmu, upřednostňování spokojenosti zákazníků a přijímání požadavků na změny i v pozdějších fázích projektů.
Díky své flexibilitě je agilní metoda oblíbená volba pro projekty, které nepotřebují přesné a opakovatelné výsledky. Tento rámec podporuje kreativitu a inovace.
2. Scrum
Scrum je rámec pro implementaci agilní metodiky a je navržen tak, aby pomáhal členům týmu úzce spolupracovat na dosažení cílů projektu. Využívá koncept "sprintů" a rozkládá práci ze strategické úrovně na realizovatelné úkoly, na kterých může váš tým pracovat každý den.
Jak už jeho název napovídá, sprint je pracovní postup, který má krátký průběh – typicky jeden nebo dva týdny. Během těchto týdnů bude váš tým zpočátku pracovat na několika úkolech a pořádat pravidelné „scrumové“ schůzky. Potom se zamyslí nad prací z těchto sprintů, než se rozhodne, jak dále postupovat.
Organizace, které používají scrum, mají obvykle vyhrazeného "scrum mastera", který rozděluje pracovní úkoly a pomáhá členům týmu dosahovat svých cílů. Scrumové týmy mohou také používat vizuální scrumovou nástěnku ke sledování svých úkolů a jejich stav, což můžete taky provádět prostřednictvím softwaru pro řízení projektů.
Díky své agilní a adaptivní povaze je Scrum oblíbený v odvětvích, jako je vývoj softwaru, technická odvětví a finanční služby a je obzvláště efektivní pro malé organizace a týmy.
3. Vodopádová metoda (tzv. waterfall)
Vodopád je jednou z nejznámějších metodik řízení projektů díky tomu, že přináší předvídatelné a opakovatelné výsledky. Metodika je známá jako "vodopádová" kvůli svému sekvenčnímu postupu s jednotlivými na sebe navazujícími fázemi. Týmy (obvykle) přechází do další fáze teprve po dokončení té předchozí.
Vodopádová metoda také vyžaduje, aby týmy provedly většinu analýz a výzkumů předem, aby mohly přesně odhadnout požadavky na zdroje, časový plán a dosažitelné výsledky. To znamená, že výsledky vodopádových projektů jsou předvídatelné, nikoliv však flexibilní, pokud nastanou změny v průběhu realizace.
Vodopád je oblíbenou volbou pro projekty s jasnými požadavky a definovaným rozsahem, který se pravděpodobně nebude měnit. Pokud jsou známy náklady, požadavky na design, čas, zdroje a procesy, pak je to ideální metodika pro dosažení vašich cílů. Z tohoto důvodu je tato metodika oblíbená v odvětvích, jako je výroba, kde jsou parametry známy a je pouze malý až žádný prostor pro odchylky ve výstupech.
4. Kanban
Pokud znáte slavnou nástěnku Kanban, která se po úspěchu Trello rychle rozšířila mezi nástroje pro řízení projektů, pak už Kanbanové metodice rozumíte. Tato metoda umožňuje týmům vizualizovat své pracovní postupy pomocí signalizačních mechanismů. Tabule Kanban zobrazují probíhající práce v různých stupních projektu a postup práce v každé její fázi.
Kanban původně používala Toyota, světová automobilka s proslulou „štíhlou“ metodikou pro řízení různých fází výroby. Nyní metodu Kanban používají podniky všech velikostí v různých odvětvích. Velké D2C značky, např. Nike, používají Kanban, ale také i relativně malé marketingové agentury a firmy poskytující IT služby.
Práce s nástěnkami Kanban je ideální pro projekty s průběžnými, opakovatelnými pracovními postupy. Tabulku Kanban můžete využít například k vizualizaci průběhu vytváření obsahu, kde každá karta odpovídá jiné fázi produkce, například rešerše, psaní, editace a publikování.
5. Štíhlá metoda
Štíhlá metoda, která je spíš považována za rámec, byla poprvé široce využita ve výrobě (tzv. štíhlá výroba) a je založena na principu snižování plýtvání. Ve své podstatě je štíhlá metoda orientovaná na zákazníka; podporuje týmy a organizace, aby maximalizovaly hodnotu pro koncového zákazníka při použití co nejmenšího množství zdrojů. Je to také jedna z metodik, kterou Toyota použila v 80. letech 20. století k maximalizaci efektivity.
Mezi typy plýtvání, které se štíhlá metodika snaží odstraňovat, patří:
- Práce navíc. Jsou nějaké úkoly, které lze eliminovat?
- Plýtvání časem. Včetně překážek v procesech, čekacích dob, prostojů atd.
- Zdroje. Lidské zdroje, které nejsou efektivně využívány.
- Nadměrná produkce.
Přestože štíhlá metoda vznikla ve výrobním průmyslu, díky svému zaměření na optimalizaci dodávání služeb se stala oblíbenou i v mnoha dalších odvětvích, například ve zdravotnictví, školství, finančních a právních službách, a dokonce i v pohostinství.
6. Six Sigma
Metodika Six Sigma sdílí se štíhlou metodou cíl eliminovat plýtvání, i když ho definuje jinak. Six Sigma považuje plýtvání za důsledek odchylek v procesu, což znamená, že organizace používající tuto metodu se snaží minimalizovat variabilitu. Zatímco štíhlá metoda je spíše rámcem, který podporuje specifické myšlení pro řízení projektů, Six Sigma je navíc plnohodnotnou metodikou s definovanými systémy a procesy.
Six Sigma poskytuje hierarchický model pro vedení včetně profesionálních certifikací, které připravují lidi na různé odpovědnosti. Certifikace udělují profesionálům "pásy" – například černý nebo bílý, které svědčí o jejich připravenosti pro konkrétní odpovědnosti.
Ačkoliv má Six Sigma uplatnění v různých odvětvích, její provedení vyžaduje poměrně velké množství zdrojů – není tedy ideální pro menší firmy. Největší oblibě se tato metodika těší ve výrobním průmyslu.
7. PRINCE2
Zkratka PRINCE znamená "Projects in Controlled Environments", tedy projekty v řízeném či kontrolovaném prostředí). Tato metodika zdůrazňuje kontrolu a organizaci. Lineární rámec podporuje týmy, aby iniciativně postupovaly podle předem stanovených fází, a původně vychází z rámce PROMPT (Project resource organization management planning technique) vytvořený britskou vládou. PRINCE je aktuálně jednou z nejoblíbenějších metodik řízení projektů na světě a je proslulá svou jednoduchostí a spolehlivostí.
Přestože i zkušení projektoví manažeři prospívají z užívání metodiky PRINCE2, jeden z jejích nejlákavějších vlastností je to, že je vhodná pro začátečníky. Má jednoduché, definované principy a procesy, které provádějí týmy základními zásadami řízení projektů, včetně plánování, komunikace, řízení času a přidělování zdrojů.
PRINCE2 je flexibilní metodika, jejíž principy můžete uplatnit na jakýkoli jiný rámec nebo metodiku. Ta metodika se dá také jednoduše spravovat pomocí softwaru pro řízení práce či projektů, jako je Caflou. PRINCE2 má také rámec zvaný PRINCE2 Agile pro řízení agilních projektů.
8. PMBOK od PMI
Project Management Body of Knowledge, zkráceně PMBOK (Soubor znalostí řízení projektů) je rámec vyvinutý prestižní organizací Project Management Institute (PMI). Na rozdíl od ostatních rámců a metodik, které jsme probrali, PMBOK je mezinárodně uznávaným standardem pro základy řízení projektů. Podrobně popisuje osvědčené praktiky, nástroje, směrnice a procesy pro řízení projektů.
Projektoví manažeři používají zásady PMBOK ve spojení s dalšími metodikami, jako je vodopádová nebo scrumová. Vyplatí se prostudovat PMBOK, protože vám pomůže lépe řídit projekty, i když už používáte jiný rámec. Kromě toho je PMBOK účinným nástrojem pro standardizaci řízení projektů v rámci vaší organizace díky tomu, že sjednocuje týmy pomocí osvědčených praktik a směrnic.
Volba správné metodiky řízení projektů
Podle velikosti vaší organizace se budete muset při řízení projektů spolehnout na jeden nebo více rámců. Podle PMI je jednou z chyb, které se projektoví manažeři ve velkých organizacích dopouštějí, snaha násilně přizpůsobit projekty dané metodice, i když to není pro dané prostředí vždy ta nejlepší volba.
PMI také vyvinula rámec pro kategorizaci projektů, který můžete využít k určení nejvhodnější metodiky pro daný projekt, což je užitečné pro velké podniky. Rámec zohledňuje faktory, jako je odvětví, ve kterém vaše firma působí, životní cyklus projektu a produktu, charakteristiky projektu, vztah mezi jednotlivými fázemi a další.
I když malým firmám s přibližně 1-100 zaměstnanci může stačit pouze jedna metodika řízení projektů, rámec PMI vám pomůže vybrat tu správnou pro vaši organizaci. PMBOK a PRINCE2 jsou skvělé přístupy, pokud s řízením projektů teprve začínáte, protože vám poskytnou základní znalosti o hlavních vlastnostech řízení projektů. Tyto zásady pak můžete přizpůsobit metodice, kterou přijmete, například agilní nebo vodopádové metodice.
Jste vybaveni správným softwarem?
Téměř 47 % dotázaných projektových manažerů nemá přístup ke klíčovým ukazatelům výkonnosti projektu v reálném čase, protože jim chybí správné nástroje a systémy. Mnoho podniků se při řízení svých projektů spoléhá na tabulky nebo kombinaci nástrojů s nevyhovující integrací, což může poškodit produktivitu a spolupráci. Nástroje pro řízení projektů mohou výrazně zlepšit způsob, jakým vaše organizace řídí projekty a spolupracuje na nich.
Caflou nabízí například
Komplexní řízení projektů a úkolů
Řiďte více projektů a úkolů na jediné centralizované platformě. Automaticky generujte reporty a sledujte průběh projektů v reálném čase.
Řízení zdrojů
Všichni vaši lidé na jednom místě. Přidělujte odpovědnosti, sledujte produktivitu a spolupracujte se svým týmem v plně centralizovaném řešení pro řízení firmy.
Automatizaci procesů a pracovních postupů
Automatizujte opakující se či manuální úkony a zvyšte tím efektivitu. Nechte svůj tým soustředit se na přidanou hodnotu tím, že ho zbavíte rutinní práce.
Zaměření na finanční aspekty řízení projektů
Řiďte finanční cíle projektů, rozpočtů a cash flow projektů nebo dokonce fakturaci současně s řízením práce.
Jste připraveni změnit způsob, jakým vaše organizace řídí projekty? Začněte s Caflou zdarma ještě dnes.