Častým kmenem úrazu na projektech je nedostatečné řízení neplánovaných událostí (tzv. issues a změn). "Issue" může mít dopad na kterýkoliv z aspektů výkonnosti projektu – tedy čas, rozsah, kvalitu, náklady, riziko či přínosy.

Tento článek popisuje a porovnává v praxi nejčastěji používané přístupy k řízení issues:

A v závěru stručně doporučuje, jak řídit issues v IT (a jiných) projektech v praxi.

🎓 Caflou sérii "Jak efektivně řídit projekty" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy, týmu a projektů 100% digitálně, i na dálku.

„Heroický přístup“

Tento v praxi také občas užívaný „přístup“ znamená, že pokud se issues vůbec řeší, děje se tak náhodně, neplánovaně, „pocitově“. Neexistuje definovaný proces řízení issues, nejsou stanoveny role a odpovědnosti či rozhodovací kompetence nebo se dohadují ad hoc, dokumentace issues a jejich řešení je nesystematická a často neúplná, pokud vůbec existuje.

Jelikož issue je z definice něco neplánované, co musíme řešit, jinak to bude mít dopad na náš projekt, heroický přístup k jejich řízení může velmi snadno vést – a v praxi často vede –  k tomu, že projektové řízení se zvrhává na hašení požárů a hádky, co je čí chyba a takto řízený projekt nezřídka končí neúspěchem.

Proto je vhodnější i při řízení issues zvolit metodický přístup namísto heroického. Nejrozšířenějšími standardy projektového řízení, které takový přístup nabízejí, jsou PRINCE2® a PMI® PMBOK Guide®.

Přístup PRINCE2

PRINCE2 je celosvětově pravděpodobně nejrozšířenější metodika řízení projektů. Řízení issues pokrývá zejména téma Změna, jakož i procesy řízení etapy (Controlling a Stage) a Usměrňování projektu (Directing a Project).

PRINCE2 klade důraz na systematický přístup k řízení issues. V tématu Změna definuje pětikrokovou proceduru jejich řízení:

  1. zachyťte daný issue a určite jeho typ (požadavek na změnu, odchylka od specifikace nebo problém/obava)
  2. vyhodnoťte dopad daného issue na projekt, jeho cíle a zdůvodnění projektu (=business case)
  3. navrhněte možné/á řešení
  4. rozhodněte, které řešení zvolit
  5. implementujte schválené řešení, proveďte nezbytná nápravná opatření

Za řízení issues na projektu a tedy i za řízení této procedury odpovídá projektový manažer. Vznést issue může kterýkoli účastník projektu. Projektový manažer pochopitelně musí při vyhodnocování issues, navrhování řešení a řízení implementace zvolených řešení spolupracovat s ostatními členy řídícího týmu projektu a podle potřeby i jeho dalšími účastníky.

O tom, které z navržených řešení zvolit, rozhoduje buď projektový výbor nebo jeho jménem změnová komise ("change authority"). „Mantinely“, v nichž má právo o řešení issues rozhodovat změnová komise, jí určuje projektový výbor. Změnová komise tedy plní funkci „filtru“ zprošťujícího projektový výbor od rozhodování o méně závažných issues.

Z procesního hlediska v pojetí PRINCE2 pokrývá kroky 1-3 a 5 proces Řízení etapy vedený projektovým manažerem. Krok 4 pokrývá proces Usměrňování projektu vedený projektovým výborem, konkrétně jeho aktivita „Poskytujte usměrnění ad hoc“ ("give ad hoc direction").

Hlavními řídícími produkty (dokumenty) používanými při řízení issues jsou v pojetí PRINCE2 zejména:

  • Přístup k ovládání změn – mj. definuje proceduru řízení issues a změn, role a odpovědnosti.
  • Registr issues – tabulka resp. databáze, do které projektový manažer (případně jeho jménem podpora projektu) zachycuje všechny issues řešeny formálně, informace o jejich závažnosti, prioritě, stavu řešení atd.
  • Zpráva o issue – podrobnější zpráva o jednom konkrétním issue zpracovávána projektovým manažerem pro změnovou komisi nebo projektový výbor, obvykle v situaci, kdy projektový manažer potřebuje poradit s řešením issue nebo žádá o rozhodnutí, jakým způsobem daný issue řešit.
  • Zpráva o stavu projektu – pravidelná zpráva projektového manažera pro projektový výbor shrnující stav nejvýznamnějších aktuálních issues.

Nástroje a techniky, které mohou být použity při řízení issues, PRINCE2 vyčleňuje z rozsahu této metodiky. Proto se také v této oblasti doplňuje se standardem PMI pro řízení projektů, který vybrané nástroje a techniky použitelné pro řízení issues popisuje.

💡 Už znáte CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy, týmu a projektů 100% digitálně, i na dálku.

Přístup podle standardů Project Management Institute (PMI)

Je kompatibilní s přístupem PRINCE2. Popisuje ho primárně PMI PMBOK Guide. Konkrétně se na něj soustřeďuje proces „Provádějte integrované ovládání změn“ ("Perform integrated change control").

PMI PMBOK Guide doporučuje a rámcově popisuje i základní nástroje i techniky řízení issues a změn, resp. v terminologii PMI integrovaného ovládání změn. Konkrétně zmiňuje odborný úsudek ("expert judgement"), setkání a nástroje řízení změn.

Odpovědnost za řízení procesu integrovaného ovládání změn nese podle standardu PMI projektový manažer, přičemž tento proces prochází celým životním cyklem projektu.

Hlavními řídícími produkty (dokumenty) používanými při řízení issues a změn jsou v pojetí PMI zejména:

  • Plán řízení projektu, z něj zejména plán řízení rozsahu, „baseline“ rozsahu a plán řízení změn (plnící obdobnou funkci jako přístup k ovládání změm v PRINCE2)
  • Zprávy o výkonech práce plnící obdobnou funkci jako Zprávy o stavu projektu v PRINCE2.

Jak na to v praxi?

Ze zkušeností doporučuji při řízení issues v projektech kombinovat metodický rámec poskytnutý PRINCE2 s nástroji a technikami popsanými v PMI PMBOK Guide a podle potřeby i dalšími. Samozřejmě to vše s použitím zdravého úsudku tak, aby bylo vynaloženo úsilí adekvátní velikosti, složitosti i prostředí vašich projektů – a abyste vy řídili issues, ne ony vás.

 

Slovníček pojmů, které jsme použili v tomto článku, najdete zde: 📖 Projektové řízení - slovníček pojmů

 

<< Zpět ke všem článkům série Jak efektivně řídit projekty

 

Autor článku: Ing. Štefan Ondek, PMP 

Ing. Petr Macek

Štefan Ondek je profesionál v oblasti projektového řízení. Je zakladatelem a managing partnerem POTIFOB, skupiny vzdělávacích a poradenských společností pomáhajících lidem i organizacím dobře řídit své projekty, programy, portfolia, změny a IT. Dosud osobně vyškolil v projektovém řízení přes 3.000 profesionálů z více než 20 zemí.

Štefan je autorem a odborným posuzovatelem několika publikací kolem projektového řízení. Je například jedním z autorů certifikačních zkoušek PRINCE2® 6th Edition Foundation, dobrovolným odborným korektorem PMI® PMBOK Guide® 6th Edition, PRINCE2 6th Edition, The Standard for Program Management 4th Edition a vedoucím korektorem 1. slovenské verze terminologického slovníku PRINCE2 5th Edition.
Štefan je držitelem různých certifikátů včetně PMI PMP®, PRINCE2®, PRINCE2 Agile® a Agile Scrum Master Approved/ Accredited Trainer, PRINCE2 a PRINCE2 Agile Practitioner, Agile Business Professional, Product Owner a Scrum Master, ITIL 4 Foundation, ITIL 4 DPI a mnoha dalších.

Pokud chcete Štefana kontaktovat, prosím pište na ondek@potifob.com.

PRINCE2®, PRINCE2 Agile®, ITIL®, MSP®, MOP®, P3O® jsou registrované ochranní známky AXELOS Limited. PMI® a PMP® jsou registrované ochranní známky Project Management Institute, Inc.