Nástroje pro projektové řízení už hodně pokročily od pouhých tabulek a nástěnek. Přitom, co platformy pro řízení projektů dospívaly, pomohly nám zlepšit způsob, jakým organizujeme práci, přidělujeme zdroje, spravujeme rozpočty a výdaje a hodnotíme pokrok a výkonnost. Pomohly nám také automatizovat opakující se úkoly a využívat data k rozhodování a přesnějším prognózám.
Firmy s nástupem umělé inteligence v oblasti řízení projektů nyní dosahují vyšší návratnosti investic (ROI) a čím dál tím lepší produktivity. V tomto článku pohovoříme o potenciálu umělé inteligence (AI) pro vylepšování obchodní hodnoty, jejím dopadu na způsob naší práce a měnící se roli projektových manažerů v budoucnosti, ve které umělá inteligence hraje klíčovou roli.
Nahradí umělá inteligence projektové manažery?
Ne, umělá inteligence nenahradí projektové manažery. S rozvojem umělé inteligence v oblasti řízení projektů budou mít projektoví manažeři méně všední, opakující se práci, což jim umožní více se soustředit na rozhodování a dodržování principů a zásad dobrého projektového řízení.
Například namísto neustálého sledování projektů za účelem identifikace překážek bude AI upozorňovat projektové manažery na problémy, jakmile se objeví. Projektoví manažeři pak určí pracovní postup, jak se s těmito překážkami vypořádat – tj. jejich hlavní role se stane ještě strategičtější.
Jak vám může pomoci umělá inteligence v řízení projektů?
Umělá inteligence neumí činit zázraky, ale pokud ji budete používat promyšleně a systematicky, může změnit způsob vaší práce. V průzkumu provedený v roce 2023 společností Capterra uvedlo více než 90% respondentů, že při používání AI dosáhli pozitivní návratnosti investic (ROI).
Níže najdete další fakta o obchodní hodnotě, kterou AI nabízí.
1. Snížení počtu chyb a nesrovnalostí
Lidé mají tendence chybovat a zdánlivě malé omyly mohou mít závažné důsledky. Překlep může znamenat, že výrazně nadhodnotíte rozpočet nebo podhodnotíte náklady. Nesprávné kopírování a vkládání některých údajů může způsobit to, že zákazníci obdrží nesprávné informace. A tak dále.
Umělá inteligence však tyto chyby nedělá – vždy dokonale kopíruje a vkládá data a provádí přesné výpočty. Proto můžete umělé inteligenci důvěřovat při správě a migraci dat, vytváření odhadů, prognóz atd.
2. Sledování pokroku a klíčových ukazatelů výkonnosti (KPIs)
Komplexní projekty mají mnoho procesů, milníků, závislostí a zdrojů a proto přesné sledování progresu a výkonu projektu není jednoduché. Dokážete vždy objektivně a přesně určit, které projekty zaostávají? A víte, které úkoly a jejich závislosti konkrétně z těchto projektů způsobují zpoždění?
Umělá inteligence vám na tyto otázky může odpovědět sledováním vašich projektů – a taky jednotlivých úkolů, procesů, činností a zdrojů, které zahrnují – a poskytovat vám zprávy o progresu v reálném čase. Může vás proaktivně podávat informace o projektech, u kterých je riziko zpoždění, což umožní projektovým manažerům změnit kurz a přijmout preventivní opatření.
3. Identifikace překážek a přijímání opatření
Integrace umělé inteligence se systémem řízení projektů dokáže odhalit překážek v procesech, což vám pomůže rychle jednat, než problém způsobí ještě větší zpoždění. Vezměme si například projektového manažera, který řídí více projektů. Představte si, že má jeden z členů týmu problém splnit určitý úkol včas v rámci jednoho konkrétního projektu.
Projektový manažer se o této překážce může dozvědět až ve chvíli, kdy se z něj stal ještě větším problémem – např. když projekt nesplní klíčový milník včas. Pokud se projektový manažer o překážce dozví až v této fázi, projekt je už zpožděn a vrátit se na správnou kolej může být náročné.
Nyní zapojíme do příkladu umělou inteligenci. Umělá inteligence je integrována se softwarem pro řízení projektů a průběžně monitoruje procesy, úkoly, pokrok projektu a výkonnost. Když člen týmu začne zaostávat, projektový manažer je na to upozorněn a může zasáhnout. AI tak pomáhá projektovým manažerům tím, že jim poskytuje potřebné informace k dalším opatřením.
4. Osvobození zaměstnanců od všedních, opakujících se úkolů.
Diskuse o zavádění umělé inteligence a automatizace vyvolává v mnoha lidech obavy ze ztráty pracovních míst. Technologický pokrok v minulosti některá pracovní místa vyřadil, ale další vytvořil místo nich. Je důležité si uvědomit, že umělá inteligence je nástroj, který zaměstnance zbavuje práce, kterou nechtějí dělat, jako je např. zadávání dat nebo pravidelná aktualizace milníků, aby se mohli místo toho věnovat kvalifikované práci.
5. Vylepšení způsobu, jakým řídíte práci a zdroje
Umělá inteligence v řízení projektů vám pomůže předvídat potřeby, přidělovat zdroje, odhadovat náklady, plánovat rozpočty a tak dále. Například při vytváření nového projektu může umělá inteligence doporučit lidské zdroje, které by se měly přiřadit k určitým úkolům, a to na základě zkušeností jednotlivých lidí, jejich příslušných dovedností a pracovního vytížení. Keyedin 2023 PMO outlook report ukazuje, že 52 % projektových manažerů se potýkají s problémy při řízení zdrojů – a proto je AI velmi potřebným pomocníkem.
Podobně vám může umělá inteligence pomoci definovat rozsah, cíle a časový plán projektu na základě historických výkonů – tj. tím, že analyzuje tyto faktory v předchozích projektech. Můžete také využít generativní AI k definování a nastínění rozsahu práce, pracovních postupů a organizaci projektů s cílem podpořit efektivnější spolupráci.
Jak se umělá inteligence využívá při řízení projektů?
Ačkoli můžete samozřejmě použít samostatné nástroje umělé inteligence k zefektivnění řízení projektů, mnoho nástrojů pro řízení firem a projektů již zahrnulo nějakou formu umělé inteligence mezi své funkce. Níže se dozvíte, jak projektoví manažeři využívají AI dnes.
Definování struktury a rozsahu projektu. Pomocí generativní AI můžete rychle vytvářet rozsahy projektů a seznamy úkolů, definovat milníky a nebo rozdělit projekt na menší části (WBS). Stačí, když do AI zadáte podrobnosti o svém projektu a poskytnete potřebná upřesnění a umělá inteligence vám pomůže s návrhem.
Nástroje pro řízení firem, jako je Caflou, dokonce navíc obsahují třeba i funkci převodu textu na řeč, což vám umožní ústně sdělit AI informace o svém projektu.
Získávání aktualizací založených na datech v reálném čase. Umělá inteligence v nástrojích pro řízení projektů může získávat data týkající se nedořešených otázek, překážek a potenciálních rizik, která vám stojí v cestě při dosažení cílů. Projektoví manažeři mohou využívat tyto poznatky k rychlému získání komplexních a aktualizací stavu v reálném čase, na které lze okamžitě reagovat.
Optimalizace pracovních postupů. Jsou vaše pracovní postupy správně uspořádány? Pokud ne, použijte umělou inteligenci k vytváření parametrů, označování úkolů nebo dokumentace, abyste členům týmu zjednodušili spolupráci.
Pomoc při psaní. Pomocí AI můžete shrnout důležitou dokumentaci, vytvářet seznamy, překládat text, vybírat nebo navrhovat prioritní akce a dokonce i generovat specifické zprávy (například zprávy o incidentech nebo různé reporty).
Předvídání kapacitních potřeb. Nejste si jisti, kolik zdrojů budete potřebovat k dokončení nového projektu včas? Nechte umělou inteligenci analyzovat vaše předchozí projekty a vytvořit přesné předpovědi na základě reálných dat.
Provádění odhadů nákladů a rozpočtů.
Jak vypadá budoucnost řízení projektů s umělou inteligencí?
Mnoho lidí se obává toho, co teprve přijde – dojde ke ztrátě pracovních míst? Čeká nás dystopická budoucnost?
Ačkoli lidé jistě musí nést odpovědnost za vývoj AI, jsme poměrně optimističtí, co se týká jejího využití a potenciálu v oblasti řízení projektů. Jak jsme již dříve tvrdili, jedním ze způsobů, jak AI změní řízení projektů, je snížení množství "nekvalifikované" práce, kterou musí provést projektoví manažeři – označování a uspořádání informací, aktualizace a synchronizace dat, komunikaci aktualizací atd.
AI v řízení projektů radikálně změnila způsob rozhodování a bude v tom dále pokračovat. Umělá inteligence využívá historických dat a analýz, které pomáhají projektovým manažerům plánovat rozpočty, předvídat potřebné zdroje, odhadovat časové harmonogramy a minimalizovat potenciální rizika. Budeme tedy svědky postupného a trvalého růstu významu AI v rozhodování založeného na datech a lepšího plánování projektů.
Existuje však ještě jeden zajímavý vliv, který umělá inteligence bude mít na řízení projektů a o kterém jsme ještě nehovořili, a to je personalizace. Firmy, které v současnosti používají „krabicová“ řešení pro řízení projektů, ne vždy vhodně odráží způsob jejich práce. Tyto nástroje jsou určeny pro univerzální využití, takže jsou pak i obecně koncipovány. Můžete si je sice přizpůsobit např. pomocí předdefinovaných šablon, ale to může být zdlouhavý a limitující proces.
Integrací umělé inteligence do těchto nástrojů však budou projektoví manažeři schopni rychle nastavit pracovní postupy a projekty, které odrážejí způsob, jakým pracují jejich týmy. Své projekty můžete popsat umělé inteligenci a předat jí konkrétní údaje o týmu, zdrojích, pracovních postupech atd. AI pak může vytvořit pracovní postupy, parametry a atributy, úkoly atd., které odpovídají vašemu podnikání. Jinými slovy, tradiční přednastavené nástroje pro řízení projektů nyní budou mít technologii, která poskytne zkušenosti šité na míru každé firmě.
Co to znamená pro projektové manažery?
Jak umělá inteligence ovlivňuje řízení projektů, tak se bude i nadále vyvíjet role projektových manažerů. Projektoví manažeři si budou muset zvyšovat svoji kvalifikaci v práci s nástroji umělé inteligence a působit jako "AI enablers" čili pomocníci při využívání umělé inteligence.
Tím máme na mysli, že projektoví manažeři budou zodpovědní za návrh nejlepších způsobů využití umělé inteligence pro projekty a zvýšení produktivity. Neexistuje žádný univerzální přístup k implementaci AI do řízení projektů a proto manažeři si budou muset odpovědět na otázky jako např.:
- Jak využiju AI ke zlepšení týmové komunikace?
- Jaké nástroje umělé inteligence potřebujeme k řízení našich projektů?
- Jak můžeme měřit dopad těchto nástrojů umělé inteligence?
- Jak můžeme využít AI ke zlepšení daného procesu?
Role projektových manažerů tedy nezanikne – bude se naopak určitě vyvíjet. Očekáváme tedy budoucnost, kde projektoví manažeři budou mít ještě více strategických povinností.
Technologické pokroky výrazně zlepšily efektivitu řízení projektů a přínos umělé inteligence nelze přehlížet. Umělá inteligence snižuje počet chyb, automatizuje opakující se práce, usnadňuje rozhodování založené na datech a pomáhá týmům dosáhnout podstatného zvýšení produktivity.
Aby však společnosti čerpaly z AI co největší obchodní hodnotu, musí se vyhnout univerzálnímu přístupu k této technologii. Naopak je důležité, aby projektoví manažeři pochopili, jak různé nástroje AI fungují a které z nich nabízejí největší hodnotu konkrétně pro vaši firmu a vaše projekty.