56. Jak propojit Caflou s účetním programem Abra Flexi 📖

<< Zpět do Vzdělávacího centra

Propojení je dostupné pro cloudovou verzi Abra Flexi. Z Caflou můžete do účetního programu Abra Flexi exportovat faktury a proformy evidované v Caflou a také projekty (zakázky), do kterých tyto doklady patří. Do Caflou z Abra Flexi můžete importovat firmy a pak také faktury (jako příjmy a výdaje) pro účely řízení cash flow a také zakázky (jako projekty).

Funkce je obdobná s propojeními na účetní programy QuickBooks, Xero, Zoho Books a FreshBooks. Propojení na účetnictví Pohoda a Money S3 probíhá přes aplikaci Caflou Desktop Agent.

Z Abra Flexi můžete do Caflou importovat tyto agendy:

• Firmy z Abra Flexi (Adresy firem) -> Firmy v Caflou
• Zakázky z Abra Flexi -> Projekty v Caflou
• Vydané faktury z Abra Flexi -> Příjmy v Caflou (modul Cashflow/Příjmy a výdaje)
• Přijaté faktury z Abra Flexi -> Výdaje v Caflou (modul Cashflow/Příjmy a výdaje)
• Ostatní pohledávky z Abra Flexi -> Příjmy v Caflou (modul Cashflow/Příjmy a výdaje)
• Ostatní závazky z Abra Flexi -> Výdaje v Caflou (modul Cashflow/Příjmy a výdaje)

Objekty lze importem do Caflou i aktualizovat (např. změna adres u firem nebo stavu uhrazeno u faktur).

Z Caflou můžete do Abra Flexi exportovat tyto agendy:

• Vydané faktury z Caflou -> Vydané faktury v Abra Flexi
• Přijaté faktury z Caflou -> Přijaté faktury v Abra Flexi
• Vydané proformy z Caflou -> (Vydaná) záloha v Abra Flexi (nedaňový doklad)
• Přijaté proformy z Caflou -> (Přijatá) záloha v Abra Flexi
• Projekty z Caflou -> Zakázky v Abra Flexi
  • projekty importované z Abra Flexi se exportují ale již se v Abře znovu nevytváří (exportuje se pouze vazba na zakázku v Abra Flexi)
  • projekty vytvořené v Caflou, které ještě v Abra Flexi nejsou založeny, se společně s doklady exportují a v Abra Flexi se založí

Jednou odeslané doklady a projekty z Caflou do Abra Flexi se už dalším exportem neaktualizují.

Jak propojit Caflou s Abra Flexi

Propojení nastavíte v Nastavení účtu, v sekci Connector:

Nové spojení na Abra Flexi vytvoříte kliknutím na "Přidat spojení":

Pro vytvoření spojení je třeba definovat:

1. Název spojení (libovolný název, kterému budete rozumnět)
2. Z účetních programů zvolíte Abra Flexi
3. Vyplníte Abra Flexi url (☝ jde o část url, kterou používáte pro přihlášení do Abra Flexi, viz další obrázek)
4. Vyplníte přihlašovací jméno nebo email, kterým se hlásíte do vašeho účtu Abra Flexi (viz další obrzek) (☝ použijte část před @)
5. Vyplníte heslo, kterým se hlásíte do vašeho účtu Abra Flexi (viz další obrzek)
6. Kliknete na "Pokračovat"

Zde vidíte, jaké údaje pro přihlašování do Abra Flexi použijete při vytváření spojení:

Po kliknutí na "Pokračovat" je třeba ještě zvolit firmu, kterou chcete připojit. Pokud v Abra Flexi máte firmu pouze jednu, bude vyplněna automaticky, pokud v Abra Flexi pracujete s více firmami, je třeba tu správnou zvolit. Pak klikněte na "Připojit":

Úspěšné propojení bude signalizováno stavem "connected". Poté je třeba nastavit, zda chcete data do caflou importovat nebo data z Caflou exportovat. Každý "směr" má svoji oddělenou záložku.

Pokud chcete pracovat s oběma směry, doporučujeme vytvořit 2 oddělená spojení, jedno pro importy a druhé pro exporty.

V záložce "Importovat" máte tyto volby:

1. Firmy
   1. Ne (firmy se importovat nebudou)
   2. Nahrát pouze nové (importují se pouze nové firmy, které ještě importovány nebyly, změny už se následně importovat nebudou)
   3. Nahrát nové a aktualizovat staré (importují se nové firmy, importují se také změny (např. změna adresy)
2. Příjmy
   1. Ne (příjmy se importovat nebudou)
   2. Nahrát pouze nové (importují se pouze nové příjmy, které ještě importovány nebyly, změny už se následně importovat nebudou)
   3. Nahrát nové a aktualizovat staré (importují se nové příjmy, importují se také změny (např. stav uhrazeno))
   4. Plnit kategorii (importuje se Předpis zaúčtování) 
   5. Plnit zdroj (importuje se Středisko)
3. Výdaje
   1. Ne (výdaje se importovat nebudou)
   2. Nahrát pouze nové (importují se pouze nové výdaje, které ještě importovány nebyly, změny už se následně importovat nebudou)
   3. Nahrát nové a aktualizovat staré (importují se nové výdaje, importují se také změny (např. stav uhrazeno))
   4. Plnit kategorii (importuje se Předpis zaúčtování) 
   5. Plnit zdroj (importuje se Středisko)
4. Projekty
   1. Ne (projekty se importovat nebudou)
   2. Nahrát pouze nové (importují se pouze nové zakázky, které ještě importovány nebyly, změny už se následně importovat nebudou)
   3. Nahrát nové a aktualizovat staré (importují se nové zakázky, importují se také změny (např. stav zakázky, datum začátku a konce apod.))
   4. Plnit a aktualizovat Typ a Stav (importuje se Typ zakázky a Stav zakázky)
5. Importovat příjmy a výdaje z intervalu - můžete zvolit, zda chcete importované příjmy a výdaje omezit intervalem (např. pouze příjmy a výdaje od 1.1.2021 apod.)
6. Automatické opakování - pokud zaškrtnete, pak import probíhá automaticky a importuje se alespoň 1x denně

V záložce "Exportovat" máte tyto volby:

1. Ne (faktury a proformy se neexportují)
2. Nahrát nové (zvolené typy dokladů se exportují)
   1. Přijatá faktura
   2. Vydaná faktura
   3. Přijatá proforma
   4. Vydaná proforma
3. Exportovat projekty (exportují se projekty, pod které jsou vloženy exportované doklady)
   1. Exportovat Typ a Stav
4. Exportovat doklady z intervalu - můžete zvolit, zda chcete export dokladů omezit intervalem (např. pouze faktury od 1.1.2021 apod.)
5. Exportovat doklady ve stavech - můžete zvolit, zda chcete exportovat jen doklady ve zvolených stavech (např. k úhradě, schváleno, k exportu apod.)
6. Automatické opakování - pokud zaškrtnete, pak export probíhá automaticky a exportuje se alespoň 1x denně
7. Zkratky - Pokud v Abře používáte vlastní typy dokladů s vlastními zkratkami, pak lze určit pod jaký typ dokladu se budou faktury importovat. Stačí doplnit zkratku z Abry. Pokud ponecháte původní hodnoty, použijí se výchozí zkratky Abry.

Nové spojení se uloží kliknutím na "Uložit". Pak ho uvidíte v přehedu spojení.

Spojení lze vždy upravit (přes tlačítko "Upravit"). 

Import nebo Export můžete vždy spustit manuálně kliknutím na "Aktualizovat" a to i v případě, že máte nastaveno automatické opakování (které importuje/exportuje minimálně jednou denně).

O výsledku importu nebo exportu jste informování notifikacemi: