Na správně nastavené komunikaci vzdálených týmů, na jejich pravidlech a kultuře, stojí úspěch jakéhokoliv týmu, který pracuje a je řízen na dálku. V článku uvádíme několik tipů, které vám se vzdálenou komunikací pomohou.
🎓 Caflou sérii "Jak řídit firmu a tým na dálku" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.
Synchronní vs. asynchronní komunikace
Vzdálené týmy by měly začlenit určitou míru asynchronní komunikace. U asynchronní komunikace neočekáváte okamžité reakce, odpovědi.
Dá se říct, že čím více asynchronní komunikace, tím lépe (např. i téměř výhradně).
Toto "nastavení" bere v úvahu, že tým může pracovat v různých časových zónách, v různých geografických lokalitách, členy týmu s různými denními rozvrhy a režimy, s dovolenými v odlišných termínech. V takovém nastavení týmu lze těžko očekávat okamžité odpovědi, neustále bychom čekali na odpovědi, což je pro práci špatně.
V asynchronním módu je nicméně velmi důležité nastavit pravidla pro reakční dobu, např. 24/48 hodin. Tato pravidla nastavují očekávání napříč týmem a omezují tlak na členy týmu.
Co nedělat v komunikaci vzdálených týmů
Vyhněte se (potřebě po) zásadní závislosti na emailu
Hlavně v interní komunikaci, a právě ve vzdáleném módu není email nejvhodnější médium. Email vytváří uzavřená sila (komunikaci si mezi sebou posílá několik lidí), navazující komunikace se těžko čte (pokud se emaily posílají tam a zpět), pochopení kontextu zprávy (studováním historie emailu) konzumuje čas.
Nebuďte vyloženě závislí na chatu
Účelem chatu má být rychlá stručná a instantní komunikace (proto IM / instant messaging). To jde právě proti principům komunikace ve vzdáleném módu, kdy je nutné očekávat častou asynchronní komunikaci. Pokud se ke konverzaci dostanete člen týmu s odstupem času, může být důležité sdělení ztraceno v historii, utopeno v dalších zprávách na jiná témata, která postupně přibyla.
💡 Už znáte CAFLOU®? CAFLOU je lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.
Vyhněte se meetingům bez účelu
Častá je např. snaha nahradit dřívější týmové schůzky v kanceláři schůzkami virtuálními. Zaměstnanci mají snahu se jich účastnit, bez ohledu na jejich rozvrhy, režimy, časové zóny. Jejich režimy jsou pak nabourané. Zpravidla nejsou na takovém meetingu třeba, často není potřebný samotný meeting.
Co dělat v komunikaci vzdálených týmů
Začleňte více (co nejvíce) asynchronní komunikace
Dejte kolegům čas na reakce, nechte rozhodnutí o časování odezvy na zaměstnanci (v rámci nastaveným pravidel viz výše). Asynchronní mód tak umožní kolegům věnovat se jejich práci (např. mohou být právě v hlubokém pracovním módu) a řešit odpovědi v pro ně správném čase, bez pociťovaného tlaku na okamžitou reakci.
Podporujte transparentnost a dostupnost informací
Lidé mají mít přístup k informacím (může jít např. o zápisy ze schůzek, informace o rozhodnutích apod.) a to i když se aktivně neúčastnili každé schůzky, meetingu, rozhodování. Na takovéto informace mohou také reagovat, což jim dává pocit, že jejich hlas je ve firmě slyšet.
Snažte se omezit „hluk“ a „ruchy“ co nejvíce to jde
Nezačleňujte do komunikace lidi, kteří v ní být nemusí, neposílejte zbytečné emaily těm, kteří nemusí být adresáty, omezte nenutné notifikace, prázdné věty. Vše toto šetří čas a energii týmu.
Bavte se, umožněte socializaci
Týmová komunikace na dálku nemá být pouze o práci, o efektivitě práce. Jsme lidé, chceme se bavit o svých životech, poznat své kolegy i z jiných než profesních stránek.
<< Zpět ke všem článkům série Jak řídit firmu a tým na dálku
Autor článku: Ing. Petr Macek
Autor aplikace CAFLOU®
