Úspěch jakéhokoliv týmu, který pracuje a je řízen na dálku, stojí na správně nastavené komunikaci všech členů, na stanovených pravidlech a kultuře. V článku uvádíme několik tipů, které vám se vzdálenou komunikací pomohou.

Caflou sérii "Jak řídit firmu a tým na dálku" přináší Caflou – lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy 100% digitálně – ve spolupráci s marketingovou agenturou Včeliště, jejíž tým pracuje remote.

Synchronní vs. asynchronní komunikace

Vzdálené týmy by měly začlenit určitou míru asynchronní komunikace. U asynchronní komunikace neočekáváte okamžité reakce, odpovědi. Dá se říct, že čím více asynchronní komunikace, tím lépe.

Toto nastavení zohledňuje, že tým jednotliví členové týmu mohou:

  • pracovat v různých časových zónách, 
  • mít různý denní rozvrh, 
  • plánovat dovolenou v odlišných termínech. 

V takto různorodém týmu lze těžko očekávat okamžité odpovědi, neustále bychom jen čekali na odpovědi, což je pro práci špatně.

V asynchronním módu je nicméně velmi důležité nastavit pravidla pro reakční dobu, např. 24/48 hodin. Tato pravidla korigují očekávání napříč týmem a omezují tlak na členy týmu.

Tipy ze Včeliště pro dokonalý přehled o časových možnostech celého týmu

Ne každý člen našeho týmu žije v České republice a každý má jiný režim. Plně to respektujeme, ale pro hladkou komunikaci potřebujeme znát časové možnosti a dostupnost jednotlivých členů. K tomu nám slouží zejména nástroje:

  • tabulky Google (spreadsheets)
  • kalendář Google
  • komunikační platforma Slack

V tabulce vyznačujeme, jaké jsou naše časové možnosti:

Každý člen týmu má také možnost svůj režim více upřesnit, takže se zde nacházejí poznámky typu:

  • Časový posun + 6 hod. oproti ČR
  • Pátky pracuji jen dopoledne, ale na zprávy v chatu odpovím i odpoledne
  • Změna nastává, když jsou děti nemocné. Kdyby taková situace vznikla, budu informovat.  

V kalendáři Google uvádíme plánovanou nepřítomnost: dovolená, školení, schůzky s klienty, online hovory s jinými členy i s klienty apod. Na Slacku pak informujeme o neplánované absenci, která většinou vznikne náhle (zejména nemoc naše, nebo našich dětí). Co se reakční doby týká, pro Slack máme nastaveno 24 hodin v pracovních dnech.  

Co nedělat v komunikaci vzdálených týmů

Vyhněte se závislosti na e-mailu 

V interní komunikaci (ve vzdáleném módu o to více) není e-mail nejvhodnější médium. Vytváří uzavřená sila, kdy si komunikaci mezi sebou posílá několik lidí, navazující komunikace se těžko čte, zvláště pokud se e-maily posílají tam a zpět, pochopení kontextu zprávy zabírá čas.

Tipy ze Včeliště pro efektivní práci s e-mailem

Úplně bez e-mailu to ale nejde, a i když se pro interní komunikaci úplně nehodí, můžete si práci s ním zefektivnit. Zvláště pokud používáte Gmail, jako my ve Včelišti

1.    E-maily kontrolujte a odepisujte ve vlnách. Jinak se vám stane, že odepíšete na jeden, druhý a než stihnete odepsat na třetí, už máte odpověď na ten první. Z e-mailu se tak stane chat a vy se dostanete do začarovaného kruhu. Proto e-maily odbavujte pouze v konkrétní čas nebo časy (např. hned na začátku pracovní doby a poté půl hodiny před koncem). 
2.    Pracujte s kategoriemi, štítky a hvězdičkami. Díky tomu můžete zprávy třídit dle různých pravidel a priorit. Můžete nejen rozlišovat interní a externí poštu, ale nastavit například, že se e-maily od klienta XY budou zobrazovat se žlutým štítkem XY a označovat se hvězdičkou jako důležité. 
3.    Pokud potřebujete kontrolovat, jestli vám druhá strana odpověděla, odložte konverzaci na později

4.    Někdy se skupinová e-mailová konverzace rozjede na plné obrátky, což může být velice rušivé. Takovou konverzaci můžete ignorovat. Zprávy se pak nebudou zobrazovat v Doručené poště, ale budou se automaticky archivovat.

5.    Gmail umí vizuálně odlišit zprávy, které odesílatel adresoval přímo vám od těch, kde jste jedním z několika příjemců. Tuto funkci nazývá „Ukazatel osobní úrovně“. 

Nebuďte vyloženě vázaní na chatu 

Účelem chatu má být rychlá, stručná a instantní komunikace, což jde proti principům komunikace ve vzdáleném módu. Pokud se ke konverzaci dostane člen týmu s odstupem času, může být důležité sdělení ztraceno v historii, utopeno v dalších zprávách na jiná témata, která postupně přibyla.

Tipy ze Včeliště pro přehledné chatování

Používejte takovou chatovací platformu, která nabízí možnost zřízení různých kanálů (vláken). Ve Včelišti máme chat rozdělen do vláken dle různých projektů, čistě interní záležitosti pak podle jejich zaměření (např. absence, sociální sítě, web apod.).

Zároveň máme stanovená jasná pravidla pro komunikaci na chatu:

  • Na chat píši v případě, že mám jen dotaz nebo informaci, kvůli kterým není potřeba zakládat samostatný úkol, případně potřebuji rychlejší reakci.
  • Na chatu reaguji do 24 hodin v rámci pracovního týdne.
  • Pokud potřebuji reakci konkrétní osoby, napíšu přímo jí (direct message), případně ji v hromadném vlákně označím.

Vyhněte se meetingům bez účelu 

Častá je např. snaha nahradit dřívější týmové schůzky v kanceláři schůzkami virtuálními. Zaměstnanci mají snahu se jich účastnit, bez ohledu na jejich rozvrhy a časové možnosti. Jejich režimy jsou pak nabourané. Zpravidla nejsou na takovém meetingu třeba, často není potřebný samotný meeting.

Tipy ze Včeliště pro smysluplné meetingy

Společné schůzky, kde se takzvaně sladí noty, jsou jednou za čas potřeba snad v každé firmě. Obzvláště pak v těch, co fungují na dálku. Musíte ale dobře zvážit, jak často je taková schůzka právě u vás optimální.

Ve Včelišti máme tyto společné meetingy jednou za 14 dní. Mají předem stanovený obsah i přibližnou dobu trvání. Jejich cílem je zejména shrnout stavy jednotlivých projektů, aby byli v obraze všichni členové týmu. Schůzku nahráváme, takže komu se termín příliš nehodí, nemusí nabourávat svůj režim, a nepřijde o důležité informace. 

Pokud potřebujeme více probrat konkrétní projekt, spojí se pouze zainteresované osoby. Nemá smysl, aby se k meetingu připojoval člen, kterého se daný projekt týká minimálně, nebo vůbec. 

Co dělat v komunikaci vzdálených týmů

Začleňte co nejvíce asynchronní komunikace

Dejte kolegům čas na reakce, nechte rozhodnutí o časování odezvy na zaměstnanci (ale v rámci nastavených pravidel, viz výše). Asynchronní mód tak umožní kolegům věnovat se jejich práci (např. mohou být právě v hlubokém pracovním módu) a řešit odpovědi v pro ně správném čase, bez pociťovaného tlaku na okamžitou reakci.

Tipy ze Včeliště pro asynchronní komunikaci

Vyberte si nástroj, který umožňuje jak asynchronní komunikaci, tak zadávání úkolů a další činnosti. V projektech pak komunikujte s kolegy i zákazníky, plánujte činnosti, delegujte úkoly, sdílejte dokumenty. Vše budete mít na jednom místě a pracovat můžete kdykoliv, aniž by vám něco uniklo. 

I tady si ale stanovte jasná pravidla pro reakční dobu, ve Včelišti máme 48 hodin. Takto reagujeme v každém případě, i když úkol není úplně aktuální, akutní.

💡 Caflou umožňuje asynchronní komunikaci, řízení projektů i vztahů se zákazníky a mnoho dalšího 100% digitálně. Pro práci na dálku ideální.

Některé věci je prostě nejlepší řešit telefonicky. Snažíme se ale hovor avizovat, domluvit alespoň chvíli předem. Například na chatu napíšeme Můžu zavolat? K telefonátu bez ohlášení přistupujeme pouze v případě, že něco fakt hoří a konverzace na ostatních kanálech zůstala bez reakce.

Podporujte transparentnost a dostupnost informací

Lidé mají mít přístup k informacím, ať už jde o zápisy ze schůzek, informace o rozhodnutích apod., a to i když se aktivně neúčastnili každé schůzky, meetingu, rozhodování. Na takovéto informace mohou také reagovat, což jim dává pocit, že jejich hlas je ve firmě slyšet.

Tipy ze Včeliště pro dostupnost informací

Ve Včelišti veškeré záznamy (ať už formou video či audio záznamu, nebo zápisků) ze společných meetingů ukládáme na firemní Google Disk a každý člen týmu k nim má přístup. V poslední době jsme si oblíbili nástroj AskFred, který z meetingů pořídí zápisky místo nás.

V rámci platformy pro řízení projektů ukládáme ke každému projektu všechny potřebné informace, dokumenty i vlastní poznámky, aby byl každý zainteresovaný člen v obraze.

Na Včelištích srazech, o který bude řeč níže, absolvujeme pracovní část na konkrétní téma, které v danou dobu považujeme za aktuální, nutné k probrání. V reálném čase se mohou online připojit ti, co se srazu nemohli zúčastnit osobně, ostatní opět najdou záznam i s prezentací na Disku.

Dbáme i na sebevzdělávání a rozšiřování naší znalostní báze, a to hned několika cestami. 

  • V rámci pravidelných online meetingů, jejichž součástí je jednou za měsíc tzv. pětiminutovka, kdy vybraný člen týmu seznámí ostatní s něčím, co ho v poslední době v marketingu zaujalo.

  • Také na Slacku v jednom z vláken sdílíme zajímavosti a novinky ze světa marketingu. 

  • Na stránky Chytrák ukládáme instrukce a návody, které ostatním rozšiřují obzory a usnadňují práci. 

Pokud se někdo zúčastní zajímavého školení nebo konference, podělí se o své zápisky a postřehy v rámci zmíněných cest.

Snažte se omezit ruchy, co nejvíce to jde

Nezačleňujte do komunikace lidi, kteří v ní být nemusí, neposílejte zbytečné emaily těm, kteří nemusí být adresáty, omezte notifikace aplikací, vyřaďte z komunikace prázdné věty. Vše toto šetří čas a energii týmu.

Tipy ze Včeliště pro efektivní komunikaci bez zbytečných ruchů

Pod vše výše uvedené se klidně podepíšeme. Kde to jde, povypínejte notifikace. E-mail kontrolujte maximálně dvakrát denně. Při psaní jakékoli zprávy nebo komentáře dobře zvažte, kdo musí informace nutně obdržet a kdo ne. Pokud například řešíme nastavení PPC kampaní, v konverzaci nemusí být zahrnutý grafik. Toho do konverzace přizveme až v momentě, kdy bude potřeba pro kampaně vytvořit nový banner. 

Platforma, kterou používáme, umožňuje u každé konverzace nastavit, komu přijde notifikace.

Bavte se, umožněte socializaci 

Týmová komunikace na dálku nemá být pouze o práci, o efektivitě práce. Jsme lidé, chceme se bavit o svých životech, poznat své kolegy i z jiných než profesních stránek.

Tipy ze Včelišti pro týmovou socializaci

Abychom se navzájem poznali a lépe se nám spolupracovalo, pravidelně se setkáváme i osobně. Teambuildingové aktivity milujeme a za více než deset let jsme toho ve Včelišti absolvovali opravdu hodně. Přečtěte si, které aktivity už jsme vyzkoušeli a co nám daly. Určitě tam najdete inspiraci i pro váš tým. 

Na článku spolupracovala marketingová agentura Včeliště - Specialisté na obsahový a inbound marketing.
Autorka: Kateřina Andrée

 

<< Zpět ke všem článkům série Jak řídit firmu a tým na dálku