📋 6. Jak se připravit, když se rozhodnete svoje úkoly delegovat

Aneb co udělat, když se chcete nějaké své práce zbavit.

Delegování je prostředek, který vám může pomoci uvolnit si hlavu pro důležité aktivity. Nicméně bez přípravy byste mohli taky rychle ztroskotat. 

🎓 Caflou akademii přináší CAFLOU^® - český manažerský systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu, 100% digitálně, i na dálku.

Delegování umožňuje uvolnit si ruce pro svoje vlastní úkoly a projekty. My sami jsme většinou hlavou, jejímž hlavním smyslem je hýbat celou firmou směrem vpřed, takže delegovat některé svoje úkoly je dalším krokem na cestě k vlastní vyšší efektivitě a produktivitě. A základem práce samotného majitele v roli manažera. 

Často jsem se při konzultacích s klienty potkala spíše s neúspěchy v delegování. A ty mnohokrát vycházely z praktických zkušeností a uvědomění si, jak to vlastně (ne)funguje. 

Delegování totiž není jen to, že na kolegu v týmu přehodím nějaký úkol ve stylu: “Hele, tohle potřebuju udělat.” A pak se divit, že to není přesně to, co jsem si na začátku představovala. Delegování je celý proces, který v sobě propojuje několik podstatných faktorů a ty zajišťují úspěšnost a dosažení cíle zadaného úkolu.

Jeho podstatou je přenesení úkolů ostatním členům v týmu nebo ve firmě včetně zodpovědností a pravomocí. Jinými slovy zadávám úkoly, u kterých chci, aby je zpracoval a vyřešil někdo jiný. Tomu dotyčnému předávám odpovídající pravomoci, které může při plnění úkolu využívat. Převádím na něj zodpovědnost za kvalitní výstup a splnění úkolu. A k tomu všemu potřebujete mít zároveň dobře zmapované a funkční procesy. 

A proč delegovat? Protože se díky tomu můžete věnovat strategickému rozvoji firmy, pracovat na rozvojových projektech apod. 

Vypadá to celkem jednoduše, že. 

Pojďme se teď na delegování podívat pohledem dvou různých párů očí. Nejprve očima “šéfa”, který úkol zadává, a pak i očima toho, kdo bude úkol zpracovávat. 

Rozhodli jste se jako “šéf” přenést úkol na dalšího člověka? 

Pak se zhluboka nadechněte a uvědomte si, že:

• S úkolem přenášíte na dotyčného i zodpovědnost za jeho splnění.
• Vkládáte do druhého svoji důvěru, že úkol zvládne dle svého nejlepšího vědomí a svědomí. A tím posilujete zároveň jeho sebedůvěru.
• Se zodpovědností přenášíte i pravomoci, že bude rozhodovat do určité a předem domluvené míry za vás. 
• Příliš prostoru pro improvizaci spíš škodí a nevede k vámi očekávanému výsledku. 
• Máte možnost po částech kontrolovat, co se s úkolem děje a jak probíhá jeho zpracování. 
• Přenášíte na dotyčného určitou míru autonomie se vším, co přináší. Zodpovědnost, samostatnost, inovaci, činorodost, kreativitu.
• Na začátku delegování musí vždycky být myšlenka, jaký výsledek chcete od dotyčného dostat. Tuhle myšlenku na dotyčného převést a ověřit si, že vás pochopil.
• Buďte trpěliví a odpovídejte na otázky druhé strany, když něčemu nerozumí. 

A jak to vypadá na druhé straně barikády?

Rozhodli jste se od “šéfa” přijmout ke zpracování úkol?

Pak se rozhodně při jeho zadávání ptejte na následující:

• Co má být výstupem úkolu a jak konkrétně má vypadat?
• Do kdy mám úkol odevzdat? (Případně kolik času bych úkolem měl strávit? Je zde rozpočet na finanční náklady úkolu?)
• Jakým způsobem mám úkol odevzdat?
• O čem všem mohu při jeho plnění rozhodovat?
• S kým mi je dovoleno ho řešit a pro koho jsou moje rozhodnutí vyplývající z řešení úkolu závazná? 
• Komu hotový úkol odevzdám?
• Když si nejste čímkoli jisti, ihned se ptejte. Nechte si vše vysvětlit, dokud zadání nepochopíte. 

A teď si porovnejte pohledy obou zúčastněných. Oba mají nějakou představu a oba chtějí dosáhnout stejného cíle. Dokončení konkrétního úkolu. Pokud se už teď na delegování dokážete vy sami dívat z těchto dvou pohledů, gratuluji, jste na správné cestě k efektivnímu a úspěšnému delegování. 

💡 Už znáte CAFLOU^®? CAFLOU je lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.

Co konkrétně je potřeba udělat, aby delegování proběhlo úspěšně?

1. Zamyslete se nad tím, co je vhodné z vaší strany delegovat. 

Já mám na to takovou jednoduchou a stručnou poučku. Nenechte se lapit do pasti přežití. Řešte jen to důležité, ne naléhavé. A co je důležité? Aktivity a projekty, které posouvají vaši firmu dopředu. Kdybyste si nebyli jisti, jak k tomuto principu přistoupit, Dwight Eisenhower na to má pěknou matici. 

Vy si v prvním kroku sepište, čemu všemu se věnujete. Bude to kompletní seznam úplně všech činností, které děláte. Přidejte i to, co byste rádi dělali, ale teď vám na to nezbývá čas. A pak se na tenhle seznam podívejte přesně tou optikou, které z těch činností posouvají vaši firmu dopředu. Ty, pro které tohle neplatí, jsou první adepti na delegování. 

2. Pečlivě se připravte.

Dobře si rozmyslete, proč vlastně chcete delegovat. Proč a hlavně pro co jiného si chcete vytvořit prostor? Předpokládám, že si potřebujete uvolnit ruce a hlavu na strategické a rozvojové projekty. Pokud jste podle bodu 1 vybrali činnosti, které jsou určené k delegování, než je přehodíte na někoho dalšího, rozhodně si odpovězte na následující otázky: 

• Jaký je cíl dané činnosti nebo úkolu?
• Jaké jsou termíny odevzdání?
• Jaký má daná činnost nebo splnění úkolu přínos pro firmu? 
• Co všechno je ke zdárnému splnění potřeba? 
• Jak by se mělo při plnění úkolu postupovat? 

V tomhle kroku se velmi hodí procesy, které byste už v tuhle chvíli měli mít zmapované. Usnadní vám totiž vysvětlení problematiky a dané činnosti v kontextu celé firmy. Což napomůže lepšímu pochopení druhé strany a proč má vlastně nějakou činnost nebo úkol udělat. 

3. Vyberte toho správného člověka, který se bude činnosti věnovat.

Při tom je potřeba posuzovat jeho spolehlivost, kompetence, odbornost, dostupnost, jeho schopnost přijmout zodpovědnost a do jaké míry, jeho vztah k ostatním členům týmu nebo spolupracovníků ve firmě. Nemůžete nikoho takového ve svém týmu najít? Pak je načase poohlédnout se i za brány vlastní firmy. 

4. Delegujte “správně”.

Z mého pohledu to znamená, zohlednit vše, co jsem popsala výše z pohledu dvou párů očí. Chce dotyčný konkrétní úkol opravdu dělat? Souhlasí s časovým harmonogramem a termínem odevzdání? Potřebuje nějaké další doplňující informace? Rozumí tomu, co po něm chcete? 

5. Najděte si čas na průběžnou kontrolu.

Správné zadání je jen část úspěchu. Pokud chcete mít jistotu, že dotyčný kolega nesejde v průběhu plnění úkolu z cesty, domluvte se na pravidelných kontrolních bodech, kdy společně vyhodnotíte rozsah a kvalitu plnění zadaného úkolu. Jen tak se vyhnete rozčarování z neuspokojivého výstupu. 

Pokud s delegováním teprve začínáte, vezměte to tak, že žádný učený z nebe nespadl. Napoprvé nebude vše dokonalé. Delegování je proces učení jako každý jiný. Čím častěji se jím budete zabývat, tím spíš se vám podaří ho vylepšovat. A časem se stanete profíky i v delegování.

Provádějte neustále sebereflexi a nechávejte si dávat zpětnou vazbu. Nebuďte mikromanažerem a důvěřujte lidem, které si sami vyberete. 

Jaké máte zkušenosti s delegováním vy? Narazili jste na nějaké překážky, které jsem nezmínila? V čem sami vidíte faktory úspěšného delegování? 

 

<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie II.

 

Autorka článku: Ing. Michaela Tréglová 

Ve spolupráci s paní Ing. Michaelou Tréglovou, specialistkou a konzultantkou efektivity a zjednodušování práce podnikatelům, jsme pro vás připravili Caflou akademii II - kontrolujte své podnikání.

Cílem akademie, ale i práce Míši, je šetřit váš čas a naučit vás používat postupy a nástroje, které usnadní a zefektivní vaše podnikání už navždy. Jednoduše řečeno v něm dělá z chaosu pořádek.