Při řízení projektu vše poběží dokonale podle plánu – to je představa, která se splní málokdy. Jako podnikatel nebo manažer v menší firmě dříve či později narazíte i na výzvy nebo problémy. Dobrá zpráva je, že spoustě z nich můžete předejít.

Poznejte časté chyby v projektovém řízení od zbytečných projektů, přes podcenění rizik, až po komunikační šum. Máme pro vás praktické rady, jak se jim vyhnout. A schválně, které citace 💬 jste už taky slyšeli nebo sami řekli?

🎓 Projektovou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, se kterým na jednom místě řídíte nejen projekty, ale i výkon a ekonomiku celé firmy, 100% digitálně a na dálku. Podívejte se, co všechno umí.

1/ Neopodstatněný projekt

💬 „Mně to přijde jako ztráta času.“
💬 „Konkurence to dělá, tak bychom měli taky.“

Projekt je odsouzený k neúspěchu, pokud neřeší skutečný problém vaší firmy, není v souladu se strategií nebo mu chybí jasně definovaný účel, cíl a hodnota. Pak se veškerá práce na něm stane černou dírou na čas, peníze i energii vašeho týmu.

Nedělejte co nejvíc projektů – dělejte smysluplné projekty. Než se pustíte do něčeho nového, položte si tyto otázky:

  • Co nám projekt přinese? Ušetří nám čas, peníze nebo zvýší zisky?
  • Odpovídá našim dlouhodobým cílům? Nepodkopává jiné důležitější projekty?
  • Máme dost času, peněz a lidí, abychom projekt úspěšně dokončili? Nebudou zdroje chybět jinde?

Ne každý nápad stojí za to realizovat. Neopodstatněné projekty často končí chaosem a frustrací. Než začnete, proberte nápad s týmem, zákazníky nebo dalšími relevantními osobami, abyste si ověřili, jestli opravdu stojí za to.

2/ Nereálný plán

💬 „Kdyby nás bylo dvakrát tolik, možná bychom to stihli. Ale takhle?“
💬 „Zase budu muset pracovat o víkendu.“

Nejhorší plán je žádný – a hned za ním ten nereálný. Přehnaný optimismus může ohrozit úspěch vašeho projektu, ať už se projeví v časovém harmonogramu nebo rozpočtu. Výsledkem pak bývá naštvaný tým, klient nebo poloprázdný bankovní účet.

Před spuštěním projektu si vždy vyhraďte dostatek prostoru na plánování. Vynaložený čas se vám vrátí. Vycházejte z minulých zkušeností nebo požádejte o radu zkušenější podnikatele a kolegy. Počítejte s rezervami. Když něco nevyjde, neztrácejte naději – čím víc projektů budete mít za sebou, tím přesnější budou vaše odhady.

S plánováním vám pomohou nástroje projektového řízení. V Caflou máte k dispozici Ganttův diagram pro časovou osu, přehled o vytížení týmu i funkce položkového rozpočtu.

3/ Nejasné role a odpovědnosti

💬 „Kdo má vlastně na starosti tenhle úkol?“
💬 „Proč tohle ještě není hotové? Myslela jsem, že to pohlídáte.“

Představte si, že jste šéfem marketingové agentury. Právě jste získali zajímavou zakázku na redesign webu pro významného klienta. Nadšeně se pustíte do práce, tým je motivovaný... ale už po týdnu se objeví první zádrhel.

Nikdo neví, kdo má dodat obsah na homepage. Grafik čeká na podklady, copywriter si myslí, že mu account manager teprve pošle zadání, a ten zase předpokládá, že texty dodá klient. Výsledek? Projekt nabírá zpoždění, klient je nervózní a vy si zoufáte, jak se tohle mohlo stát.

Prevence podobných situací přitom není složitá. Stačí na začátku projektu jasně určit, kdo má co na starosti. Jednotlivé úkoly přiřaďte odpovědným osobám v nástroji pro řízení projektů, nebo alespoň vytvořte jednoduchou tabulku s přehledem.

Role, odpovědnosti i návaznosti úkolů proberte s celým týmem a ujistěte se, že všichni ví, co mají dělat – a kdyby si někdy nebyli jistí, zdůrazněte, že se mají obrátit na projektového manažera (ať už to budete vy, nebo někdo jiný).

💡 Každý projekt by měl mít svého sponzora, vlastníka, hlavního dodavatele a projektového manažera. Co tyto role znamenají a co mají na starosti? Přečtěte si více o rolích a odpovědnosti na projektu.

4/ Nezohlednění rizik

💬 „Ani mě nenapadlo, že by se to mohlo stát.“
💬 „Tohle jsme asi podcenili.“

Znáte ten pocit, když uprostřed důležitého projektu najednou vypadne klíčový dodavatel? Nebo když na poslední chvíli zjistíte, že programátor jede na dovolenou přesně v týdnu před odevzdáním?

Nepodceňte řízení rizik a nečekaných událostí. Některé totiž ani zas tak nečekané nejsou. 

  • Před zahájním projektu si sepište nejzásadnější problémy, která mohou nastat. 
  • Zamyslete se, jestli je ve vašich silách jim předejít a jak byste je případně vyřešili.

Nebuďte přehnaně paranoidní, ale připravení. Už jen samotná úvaha nad riziky a jejich řešením vám dá větší klid. A kdyby krizová situace opravdu nastala, nevyvede vás tolik z míry a díky plánu se dokážete lépe rozhodnout.

5/ Roztříštěná komunikace

💬 „Už zase se něco změnilo a nikdo mi nic neřekl.“
💬 „Kde to najdu? V chatu, e-mailu nebo v systému?“

Pravá ruka neví, co dělá levá – tak můžeme výstižně popsat častý problém při řízení projektů. V dnešní době máme k dispozici tolik komunikačních kanálů, že se v nich už skoro ani nevyznáme. E-maily, chatovací aplikace, projektové nástroje, telefonáty, schůzky…

Informace létají sem a tam, ale často se míjejí nebo ztrácejí. Proto zkuste komunikaci co nejvíce sjednotit. Když budete mít vše pohromadě, ušetříte spoustu času, předejdete nedorozuměním a váš tým bude pracovat jako dobře namazaný stroj.

  • Domluvte se, kde si budete předávat zpětnou vazbu, evidovat stav úkolů a ukládat podklady k projektům.
  • Ze schůzek pořizujte zápisy a sdílejte je s ostatními.
  • O změnách informujte všechny, kdo na projektu spolupracují.

Jako jedno místo pravdy vám poslouží třeba all-in-one manažerský systém Caflou – spojuje totiž projektový management s funkcemi pro přehlednou komunikaci v týmu, řízení ekonomiky firmy i automatizaci práce.

🗣️ Spolupráci v týmu může provázet více zádrhelů. Tipy, jak lépe zvládnout například domněnky, nedůvěru nebo pasivní přístup lidí, najdete v článku o propojení efektivní komunikace a funkčních procesů.

6/ Mikromanagement

💬 „Mám to na starosti, ale přitom nemůžu o ničem rozhodovat.“
💬 „Už jsme si to schválili, pak přišel šéf a hodil nám do toho vidle.“

Mikromanagement vzniká, když nadřízený nedůvěřuje svému týmu nebo má problém delegovat úkoly.

Projevuje se častou kontrolou a detailním sledováním každého kroku místo toho, aby členové týmu mohli samostatně pracovat a rozhodovat. Šéf chce mít zkrátka všechno pod kontrolou, aby byl výsledek dokonalý. Jenže efekt bývá přesně opačný.

Pokud se vás mikromanagement týká, zkuste při příštím projektu trochu povolit otěže a místo celého procesu se soustřeďte až na konečný výstup. Víte, že máte v týmu správné lidi? Dejte jim prostor a důvěru. Když splní cíl a zadání, není třeba se zabývat každým detailem – nechte na nich, jak k výsledku dojdou. Možná vás překvapí, co všechno dokážou.

7/ Absence vyhodnocování

💬 „Konečně máme hotovo, tak to rychle uzavřeme, ať můžeme jet dál.“
💬 „Zase tenhle problém? Narazili jsme na něj už minule...“

Dokončujete projekt za projektem, ale nikdy se neohlížíte zpět, abyste zjistili, co se povedlo a co by šlo zlepšit? Bez reflexe a zhodnocení nemáte šanci zjistit, kde jsou vaše silné stránky a kde naopak máte rezervy – a navíc se může stát, že budete zbytečně opakovat stejné chyby. Po dokončení projektu si položte tři jednoduché otázky:

  • Co se nám povedlo a proč?
  • Kde jsme narazili na problémy?
  • Co uděláme příště jinak?

Vyhodnocování hraje zásadní roli i v průběhu projektu. Stanovte si milníky, kdy zkontrolujete, zda plnění úkolů a čerpání rozpočtu odpovídá plánu. S týmem proberte, co jde dobře a jestli není potřeba něco změnit. Včas tak zachytíte případné komplikace a můžete další kroky přizpůsobit situaci.

Chyby řešte s chladnou hlavou a poučte se z nich

Soustřeďte se na to, jak chybám předcházet, prevence totiž bývá levnější a příjemnější než řešení následků. Plánujte, přemýšlejte nad riziky, používejte nástroje pro řízení projektů a komunikujte. I přes veškerou snahu se jim ale nejspíš zcela nevyhnete – chyby k životu zkrátka patří a dějí se i v těch nejúspěšnějších firmách. Hlavní je se ze získaných zkušeností poučit a využít je pro zlepšení do budoucna.

<< Zpět ke všem článkům série Jak efektivně řídit projekty