Bojujete se zvýšením efektivity svých procesů a zvýšením produktivity? Pokud ano, nejste sami – jedná se o běžný problém u řízení malých firem.
Pracovní síla je klíčovým faktorem, který určuje, jak je organizace produktivní. Zvýšení celkové efektivity se proto odvíjí od zvýšení produktivity zaměstnanců. Budování angažovanosti je základním krokem k dosažení tohoto cíle.
🎓 Caflou akademii přináší CAFLOU® - český manažerský systém, se kterým získáte kontrolu nad firmou, projekty i týmem a zvýšíte profit firmy.
Ze zprávy společnosti Gallup vyplývá, že podpora angažovanosti zaměstnanců může vést k 17% zvýšení produktivity a 21% zvýšení ziskovosti. Mezi další přínosy patří lepší hodnocení zákazníků, výrazně nižší absence a vyšší tržby. Jak můžete umožnit, aby i vaše firma zaznamenala tak dramatický vzestup?
Abychom vám pomohli zvýšit produktivitu zaměstnanců, a tím i celkovou efektivitu, podělíme se s vámi o sedm osvědčených tipů pro řízení malých podniků, které vám umožní podpořit angažovanost na pracovišti.
Začněme tím, že zdůrazníme některé další potenciální výhody, které vám přinese zaměření na vaše pracovníky.
Proč je pro vedení malé firmy důležité zvýšit produktivitu zaměstnanců?
Pravdou je, že vaši zaměstnanci jsou vaším klíčovým aktivem. Jsou to ambasadoři vaší značky, kteří vytvářejí image vaší společnosti v přímém kontaktu se zákazníky. Jsou to oni, kdo skutečně vyrábí a prodává váš výrobek nebo službu. Proto je zajištění spokojenosti a produktivity zaměstnanců tolik důležité.
Snížíte tím také fluktuaci zaměstnanců. Vezmeme-li v úvahu, že podniky vynakládají na jednoho zaměstnance 3 000 až 5 000 USD, schopnost udržet si zaměstnance se přímo promítá do významných úspor na náboru a nástupu. Umožní vám to stavět na zkušenostech a odborných znalostech společnosti a následně zlepšit ziskovost.
Zvýšená produktivita zaměstnanců tedy znamená:
- Zvýšení celkové produktivity vašeho podniku
- Zvýšení příjmů
- Náskok před konkurencí
- Více příležitostí k rozšíření a růstu podniku
Nyní, když máte jasnější představu o všech výhodách zaměření se na produktivitu vašeho týmu, projděme si několik účinných strategií, které pomohou zaměstnancům zvýšit produktivitu.
1. Vytvořte produktivní a motivující prostředí
Atmosféra v kanceláři je rozhodujícím faktorem pro výkonnost vašeho týmu. Co můžete udělat pro to, aby všichni měli co nejpříznivější podmínky pro efektivní plnění svých úkolů?
Podporujte dobré soustředění a stanovení priorit úkolů a minimalizujte vyrušování
Věděli jste, že vaši zaměstnanci potřebují 8 až 25 minut na to, aby se znovu soustředili a pokračovali v práci, v závislosti na složitosti svých úkolů? Na druhou stranu vhodnější a klidnější pracovní prostředí může přinést zvýšení produktivity o 13 %.
Uspořádejte svůj pracovní prostor tak, aby nabízel speciální místa, kde si mohou zaměstnanci dělat krátké přestávky a konverzovat. Díky tomu se budou moci na svém pracovišti lépe soustředit. Další důkladnou strategií řízení malé firmy je zavedení jasně stanovených zásad minimalizujících rozptylování zavedením doby "bez přerušení" a přesným rozdělením povinností.
Zvyšte produktivitu zaměstnanců zajištěním jasné komunikace
Implementujte řešení, které zaměstnancům umožní diskutovat o aktuálních a dokončených projektech a úkolech. Můžete si vybrat z velké škály samostatných specializovaných nástrojů, jako jsou Hangouts, Skype, Whatsapp, Viber nebo Facebook Messenger, Slack atd.
Přijetí komplexní platformy, jako je například Caflou, je vhodnou možností, jak soustředit všechny funkce na jednom místě. Je vybavena nástroji pro chat a online video, které jsou přirozeně integrovány do platformy, aby váš tým mohl komunikovat bez nutnosti přepínání mezi aplikacemi.
All-in-one aplikace pro správu malých firem, jako je Caflou, integruje možnosti chatu a videohovorů
Platforma také umožňuje týmům komunikovat o úkolech nebo projektech prostřednictvím komentářů a zmínek. Jedná se o spolehlivý a časově efektivní způsob, jak udržet všechny zaměstnance v obraze a vyhnout se případným informačním mezerám, které může přinést používání více nástrojů.
2. Zajistěte pozitivní rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem
Podpora firemní kultury respektující aktivity a povinnosti zaměstnanců mimo kancelář vede ke zvýšení produktivity, lepší spokojenosti a angažovanosti zaměstnanců. Umožňuje také přilákat a udržet si zaměstnance a vede ke zlepšení pověsti značky a zlepšení zkušeností zákazníků.
Zde se dozvíte, jak můžete zajistit pozitivní rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem a zaměřit se na pohodu svých zaměstnanců:
- Podporujte čerpání dohodnutého optimálního volna: Přijměte zásady čerpání stanoveného počtu dnů volna ročně a dbejte na to, aby je všichni dodržovali. Pro usnadnění tohoto procesu můžete zavést roční plán dovolených.
- Podporujte pravidelné přestávky v průběhu pracovního dne: Můžete například stanovit rozvrh 3-4 krátkých přestávek po 10-15 minutách a 30minutové přestávky na oběd, aby se to dalo zvládnout.
- Podporujte dodržování pracovní doby: Pokud se nejedná o mimořádně naléhavé okolnosti, nevyžadujte odpovědi na e-maily ani nezvedejte telefony mimo pracovní dobu.
Všechna tato opatření vám umožní zabránit přepracování a vyhoření zaměstnanců, což je velmi důležité pro podporu produktivity.
3. Implementujte správný software pro řízení malých podniků
Je zjištěno, že opakující se všední úkoly spotřebují 22 % času zaměstnance. Náklady na manuální úkoly si můžete snadno spočítat v roční ztrátě produktivity. Specializovaný systém umožňující automatizaci procesů může zvýšit výkonnost vašich pracovníků, osvobodit je od manuálních činností a minimalizovat časové ztráty.
Taková řešení umožňují vašemu týmu pracovat chytře, a ne tvrdě, protože automaticky indikují stav úkolů, přeřazují je nebo nastavují jejich prioritu. Vaši zaměstnanci budou dostávat chytrá oznámení o všech změnách a aktualizacích úkolů, harmonogramů a podrobností o projektu. Tím se eliminují lidské chyby a možnost opomenutí nebo přehlédnutí důležitých informací, takže si můžete být jisti, že nikdo nezůstane pozadu.
4. Sledujte a vyhodnocujte produktivitu a výkonnost zaměstnanců
Použití správného řešení pro řízení práce vám umožní sledovat výkonnost a sledovat výsledky. Například díky správné funkci ekonomického výkazu týmu budete znát vysoce výkonné týmy nebo členy týmu a příjmy, které pro firmu generují. Přehledy pracovního zatížení navíc poskytují podrobné informace o počtu pracovních hodin a práci, kterou každý zaměstnanec odvedl.
Caflou umožňuje sledovat produktivitu zaměstnanců a dosažené příjmy
K optimalizaci provozu a motivaci zaměstnanců můžete využít náhledy, jako je zadávání úkolů, čas strávený prací, průběh prací na projektu a splněné termíny. Jaké jsou nejlepší způsoby, jak udržet motivaci a inspiraci vašich pracovníků?
5. Využívejte motivační strategie ke zvýšení produktivity zaměstnanců
Uznání přínosu vašich zaměstnanců je přiměje více investovat do vašeho úspěchu. Gallup uvádí, že se tím zvýší produktivita a spokojenost s prací, což vede k vyššímu udržení zaměstnanců. Třicet sedm procent respondentů v průzkumu mezi zaměstnanci by bylo více motivováno ke zlepšení své práce, kdyby za ni dostali větší uznání.
- Dejte zaměstnancům pocit, že si jich vážíte, a vyslovujte jim pochvalu na firemních a týmových schůzkách. Zavádějte pravidelné firemní osobní i virtuální akce věnované diskusi o obchodních cílech, výsledcích a pokroku. Využijte příležitosti k ocenění nejlepších zaměstnanců a týmů. Posílíte tím firemní kulturu a poslouží to jako teambuildingová aktivita.
- Vybudujte ve své organizaci kulturu uznávání úspěchů a zkušeností zaměstnanců. Vypracujte motivační plán, ve kterém předem určíte kritéria a rozpočet, který na své úsilí vyčleníte. K motivaci nejlepších pracovníků můžete využít různé způsoby:
- Ocenění a prémie
- Placené dny volna
- Placené kurzy zvyšování kvalifikace
- Další pobídky pro zvláštní příležitosti, jako jsou narozeniny a oficiální svátky, například dárkové poukazy a dárkové karty
6. Nabízejte pracovní flexibilitu
Poskytnete-li zaměstnancům možnost flexibilního uspořádání pracovní doby, zvýšíte jejich spokojenost, což se promítne do vyšší produktivity. Se správnou technologií pro řízení malých podniků a zavedením osvědčených postupů můžete této příležitosti využít.
- Nabídněte svým zaměstnancům možnost vzdálené a hybridní formy práce
- Umožněte flexibilní pracovní dobu
- Použijte specializované nástroje pro řízení práce na dálku v závislosti na vašich potřebách a sdílené úložiště dokumentů
- Přijměte systém pro správu projektů/úkolů, který usnadní vytváření kontrolních seznamů, šablon a procesů pro složitější úkoly
Caflou přináší přehlednost v zadání a postupu prací v ve formě Kanbanu
Zavedení řešení pro správu úkolů zajistí jasný přehled a umožní každému zaměstnanci znát přidělený úkol, jeho termín a rozpočet. Získáte tak přehled o postupu prací na projektu, vytíženosti a dostupnosti týmů v reálném čase.
7. Vytvářejte příležitosti k osobnímu rozvoji
Mileniálové se celosvětově stávají dominantní součástí pracovní síly. Pro 93 % z nich je při rozhodování o zaměstnání nejdůležitější dostupnost profesního rozvoje. Chcete-li udržet produktivitu zaměstnanců, je poskytování příležitostí ke zvyšování kvalifikace nutností. To je obzvláště složité v malých podnicích, protože nemůžete nabídnout šance na hierarchický vzestup, které se vyskytují ve velkých podnicích.
Co můžete udělat?
- Přemýšlejte o kurzech a školeních, které zvýší kvalifikaci vašich zaměstnanců
- Podporujte je v tom, aby sledovali nejnovější události a vývoj v oboru účastí na seminářích
- Pořádejte vnitropodnikové schůzky a semináře, kde ti, kteří potřebují výzvy, předvedou svým spolupracovníkům prostřednictvím prezentací, co se naučili
Všechny tyto tipy mohou fungovat jak při práci na pracovišti, tak při práci na dálku.
Co si odnést
Každá firma má tři základní zdroje, které jí mohou pomoci v růstu, pokud jsou využívány moudře: lidi, čas a kapitál. Tyto zdroje jsou vzájemně propojené a vzájemně související. Uplatněním výše uvedených tipů pro řízení malých podniků můžete zvýšit produktivitu svých zaměstnanců, což optimalizuje způsob, jakým spravujete všechny ostatní zdroje.
Vybaveni komplexní platformou, jako je Caflou, budete moci integrovat všechny podnikové funkce a plně využívat všech příležitostí k růstu a prosperitě.