Dobře zpracované procesy samy o sobě dokáží práci velmi zjednodušit. Ale jde s nimi pracovat ještě víc a ušetřit s nimi další čas. Jak? Automatizací. A o ní je tenhle článek.
🎓 Caflou akademii přináší CAFLOU® - český manažerský systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu, 100% digitálně, i na dálku.
Nedávno jsem se zúčastnila populárního veletrhu Reshoper. Na veletrhu bylo zajímavé sledovat, že se firmy, které řeší nějakým způsobem automatizaci procesů, vyrojily jako houby po dešti.
Je to celkem pochopitelné. Důvodem je neustálý tlak na zvyšování produktivity a efektivity firem, na optimalizaci procesů, snižování plýtvání časem, penězi i energií jejich účastníků. Takže proč ne, pokud automatizace skutečně pomůže a nepůjde jen o snahu automatizovat do co nejvyšší možné míry, protože se to teď nosí.
Zavedené a ověřené procesy samy o sobě dokáží dost zjednodušit práci. Nepřemýšlíte tolik, co máte udělat teď, jaký je další krok, co pro svoji práci potřebujete a kde to shánět, jdete vždycky na jistotu. Pokud procesy fungují, jak mají, jsou plynulé a vyladěné, vše běží jak na drátkách.
Existují ale situace, kdy některé kroky v rámci procesu můžete ještě navíc automatizovat. Co to znamená? Vytvoříte si vlastní digitální algoritmy, které budou tyto kroky provádět v podstatě za vás. Neděste se slov “digitální algoritmus”. Dnes už nemusíte být žádní programátoři, abyste byli schopni takovou věc vytvořit.
V čem automatizace procesů spočívá?
Jde o to, že v některých situacích už v podstatě ani nepotřebujete zásah člověka, aby se něco stalo nebo něco proběhlo, ale v rámci procesu vytvoříte funkci nebo nastavíte konkrétní algoritmus, které tuto činnost provedou za vás.
Uvedu několik jednoduchých příkladů:
Párování plateb
Zřejmě nejrozšířenější automatizace, která se dnes už dá považovat vyloženě za standard. Váš účetní či fakturační systém máte propojený s vaším bankovním účtem a v okamžiku, kdy dorazí na váš účet platba za fakturu, kde identifikátorem platby je variabilní symbol (případně ještě částka pro zaručení unikátnosti), váš účetní systém označí tuto fakturu jako zaplacenou, zohlední ji ve vašem cashflow a ještě pošle klientovi poděkování za provedenou úhradu.
Pravidelný reporting pro manažerské rozhodování
Konec ručního bastlení tabulek v Excelu. V dnešní době manažerských a ERP systémů, je velmi snadné vytvořit si struktury pro reportování dat, které se v daném ERP systému standardně uchovávají. Definujete předem své požadavky, která data a informace chcete v příslušném reportu vidět, připravíte pravidla (např. filtry reportu) a strukturu reportu (např. sloupečky reportu) a v okamžiku, kdy je čas na provedení hlášení, proběhne jeho automatické vygenerování (a třeba i rozeslání na příslušné manažery do jejich e-mailových schránek). Automatizací se zároveň vyvarujete chyb, které by mohly vzniknout v důsledku selhání lidského faktoru. Šetříte čas a můžete ho věnovat jiným činnostem.
Předávání zodpovědností v rámci projektu či úkolu
V rámci vašeho firemního systému řídíte konkrétní projekt či zakázku - dílčí úkoly, jednotlivé pracovníky, termíny apod.. Po splnění jednotlivých úkonů automaticky odchází k předání zodpovědnosti na dalšího člena projektového týmu v následujícím kroku, aby v projektu pokračoval, a to včetně odeslání notifikace. Po finálním dokončení projektu nastavíte v systému automatické pravidlo, které vydá pokyn pro vystavení faktury.
Evidence kontaktů a obchodních případů
Zákazník, který vás kontaktuje kterýmkoli z vašich komunikačních kanálů (emailem, přes webový formulář apod.) je automaticky převeden do vašeho CRM (např. jako nový obchodní případ). Vaše zákaznické centrum s ním obratem zahajuje komunikaci na základě předem definovaného procesu.
Myslím, že příkladů každý ze své vlastní praxe dokáže vymyslet skutečně mnoho.
Které činnosti se hodí zautomatizovat?
Obecně se dá říct, že existuje v podstatě jedno velmi jednoduché pravidlo. Jsou to procesy, které se dějí opakovaně a přímo se jich účastní člověk. Takže taková ta různá datlování čísel do tabulek, přepisování dat, informace sbírané z různých formulářů atd.
Často jsou to procesy, ve kterých se zpracovávají různá data a informace a které mají jasně vymezený svůj obsah a výstup.
🤖 Jak v CAFLOU vytvořit automatický proces / workflow 📺
🔗 Nové procesy pro propojení CAFLOU a Integromatu
Proč nad automatizací procesů vůbec začít přemýšlet?
Výhodou automatizace není jenom zvýšení produktivity práce, ale také snížení vzniku chyb nebo do určité míry vytvoření standardu daného procesu. Pro stejný výsledek díky automatizaci potřebujeme méně vynaloženého času a energie. Nedochází k plýtvání, eliminuje se riziko chyb jako v případě ruční práce. Některé činnosti díky automatizaci odpadnou úplně, což je hlavně kontrola a v případě zjištěných chyb i korekce dat.
Zjednodušeně řečeno: usnadníte si svoji práci na maximum. Na začátku si řeknete, že když proběhne krok 1, automaticky na něj postupně naváží kroky 2, 3, 4 a 5, který doběhne ke konkrétnímu člověku v kroku 6. Když tento člověk provede svůj úkol, opět může v rámci automatizace proběhnout krok 7 a 8, aniž by se ho musela dotknout lidská ruka.
Jak se na automatizaci dobře připravit?
- Mějte dobře zmapované svoje firemní procesy.
- Mějte ověřenou jejich funkčnost a platnost.
- Provádějte pravidelný audit procesů.
- Udělejte si detailní představu, jaké konkrétní kroky se v daném procesu dějí.
- Udělejte si přehled nebo si najměte odborníka se znalostí řešení, které automatizaci umí a provedou ji. Možností na výběr je opravdu mnoho - formou skriptů, definic workflow a jejich naprogramování, různých automatizačních platforem a aplikací.
- Udržujte si maličko analyticko-syntetické myšlení, abyste si sami dovedli představit, co se stane, když… Pokud touhle dovedností nevládnete, nic se neděje. Najměte si na to specialistu, který každý proces rozpracuje do posledního detailu, najde vhodné řešení pro automatizaci a ve vašich procesech ji nastaví.
💡 Např. CAFLOU nabízí v tuto chvíli několik možností automatizace a neustále je rozšiřuje:
- Můžete vytvářet podmínky nebo jejich kombinace (např. pokud platí A a zároveň platí B), při kterých se daný proces spustí.
- Můžete na základě splněných podmínek automaticky vytvářet úkoly, notifikovat uživatele, odesílat emaily
- Můžete CAFLOU propojit se stovkami jiných systémů a automaticky reagovat na podněty v napojeném systému (a to bez nutnosti cokoliv programovat díky automatizačním a integračním platformám jako je Integromat / Make)
A další...
🤖 Jak vytvořit automatický proces / workflow 📺
🔗 Nové procesy pro propojení CAFLOU a Integromatu
Ve firemních systémech je možné automatizovat velmi rozmanitě. Záleží na jeho konkrétní struktuře a obsahu, ale také na podmínkách a strategii dané firmy. Nicméně čím širší platformu různých systémů a aplikací ve své firmě máte, tím roztříštěnější je i správa veškerých dat, komunikace a informací. A tím větší prostor pro zvýšení produktivity a celkové efektivity firmy se nabízí. Pusťte se do automatizace a vymačkejte z vašich procesů ještě víc.
💡 Už znáte CAFLOU®? CAFLOU je lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.
Do jaké míry automatizujete v tuto chvíli už vy sami? Využíváte nějaké externí aplikace? Pracujete s “roboty” v Caflou?
<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie II.
Autorka článku: Ing. Michaela Tréglová
Ve spolupráci s paní Ing. Michaelou Tréglovou, specialistkou a konzultantkou efektivity a zjednodušování práce podnikatelům, jsme pro vás připravili Caflou akademii II - kontrolujte své podnikání.
Cílem akademie, ale i práce Míši, je šetřit váš čas a naučit vás používat postupy a nástroje, které usnadní a zefektivní vaše podnikání už navždy. Jednoduše řečeno v něm dělá z chaosu pořádek.