Dnešní kapitolou zahajujeme blok článků, ve kterých se budeme věnovat jednotlivým aspektům controllingu a finančního managementu. Jak jsem uváděl v předchozích dílech našeho seriálu, jedná se o dvě klíčové činnosti podporující finanční řízení.
Nejprve se podíváme na reporting, plán, forecast, ukazatele výkonnosti (KPI) a cash flow, dále zmíníme aspekty pozice controllera a postavení controllingu ve firmě a zastavíme se také nad pohledem na pojetí controllingu dnes a v budoucnu. Potom se můžeme už věnovat roli majitelů firem, CEO a CFO ve finančním řízení. Začneme první disciplínou controllingu, kterou je reporting.
🎓 Caflou sérii "Moderní finanční řízení v malých a středních firmách" přináší Caflou, all–in–one manažerský systém, se kterým řídíte finance, projekty, týmy i vztahy se zákazníky na jednom místě a za dostupnou cenu.
Obsah:
A/ Co je reporting
B/ Proč potřebujeme mít reporting
C/ Jaké jsou základní principy reportingu
D/ Jaké jsou nejběžnější typy reportů
E/ Shrnutí - reporting z pohledu majitelů a CEO
Pojem reporting mnozí z Vás asi už někdy slyšeli, ale ne každý zná jeho přesný význam, proto si pojem podrobněji specifikujeme.
A/ Co je reporting
Reporting je řízený proces evidence, zpracování a vyhodnocování informací, zpravidla finanční povahy, kterým předkládáme fakta o nastalých událostech, vysvětlujeme příčiny jejich vzniku a navrhujeme způsoby jejich řešení s cílem poskytnout maximální transparentní datovou podporu pro finanční řízení podnikatelského subjektu za účelem udržení stabilního vývoje ekonomické situace a jejího dalšího zefektivňování.
Tolik moje definice, pokud se některý čtenář ztratil, nevadí, zkusím dát pár krátkých vysvětlení:
Řízený proces
- znamená, že budeme muset určit osobu nebo subjekt, který bude mít celý proces na zodpovědnost. Můžeme jím být sami, třeba na začátku vytváření reportingu, kdy budeme formulovat nejprve naše požadavky, ale později by jím měla být samostatná odborná interní osoba nebo spolupracující subjekt
Evidence, zpracování a vyhodnocování
- efektivně nám bude reporting fungovat pouze při jeho pojetí jako komplexním procesu - když budeme umět data získat a zpracovat, děláme neúplnou práci, pokud je nedokážeme také smysluplně vyhodnotit a opačně
Povahou
- jsou reportovaná data převážně finanční údaje, ale ta často doplňujeme i o ukazatele nefinanční
Reporting
- nám dává informace o jevech, které už nastaly, proto je potřeba data mít v ruce co nejrychleji, dokud má ještě smysl s nimi pracovat a přijímat rozhodnutí pro příští období, kdy se budeme bavit o forecastu a plánu, které otevřeme v dalších kapitolách
Transparentnost
- každý údaj, které je součástí reportu musí mít svůj “průkaz”, který jej jednoznačně identifikuje, více si řekneme v principech reportingu
Účel
- konečně nezapomínáme na účel, ke kterému jsme se do reportingu pustili, takže pokud dojdeme - nejčastěji postupem času - k názoru, že se nám na stole, resp. na obrazovce hromadí tabulky a čísla, která pro finanční řízení nevyužijeme, je nevyšší čas se zastavit a udělat změny - report upravit, sloučit s jiným, nahradit novým či jej zrušit bez náhrady
B/ Proč potřebujeme mít reporting
Proč nám nestačí pro potřeby finančního řízení vytisknout si jednoduše nějakou účetní sestavu? Nabízí nám ji každý účetní software a není tedy třeba zatěžovat se ještě s nějakým reportingem…
Pravdou je, že účetnictví je pro reporting zásadní zdrojem dat. Nicméně v roli manažera se potřebujeme na data podívat trochu jiným pohledem.
V praxi se k reportingu propracujeme ve chvíli, kdy už jsme menší firmou, nezvládáme si všechny údaje zjišťovat sami a/nebo nám přestanou dostačovat třeba ony účetní sestavy. Jednoho dne si dáme na stůl všechny naše požadavky a začneme hledat způsob, jak mít efektivně pohromadě data o našich tržbách, prodaných výrobcích, počtech lidí, vyplacených mzdách, výši úvěru v bance atd.
A zde začne odklon od tradičního pojetí účetnictví a možností účetních dat.
My si definujeme individuální sadu požadovaných informací.
Nemusíme se zabývat ostatními údaji, které kriticky nepotřebujeme.
Údaje uvidíme “naším pohledem” - rozsahem a formou, které rozumíme a dává nám smysl. Údajům budeme moci přiřadit vlastní názvosloví.
Můžeme si vytvářet nové kategorie, skupiny, datové řezy.
Budeme mít vlastní manažerský reporting!
A teď honem do praxe..?
“Řeknu Vám teď, kolegové, všechny údaje, co mně napadají - za obchod, finance, marketing, výrobu, logistiku, IT - pište si….
Budu chtít vidět aktuální čísla, nějaké starší údaje, predikce, u těhle položek mi dejte bokem ještě detail, tady stačí graf nebo mi hoďte do grafu i ta souhrnná čísla…
Mohu ten report mít každé ráno a pošle mi ho controlling nebo mě čísla nadiktujete přes telefon?”
“A ideálně bych chtěl mít všechno přehledně na jedné A4.
Ať mám rychlý přehled, co se děje a mohu jako manažer reagovat.
Do zítra mi ukažte první draft a do konce týdne chci mít report hotový!”
Stop prosím…!!!
Než se do realizace svých myšlenek a představ pustíte, absolvujeme výklad všech důležitých aspektů, které reporting charakterizují.
Úvodem doporučuji odpovědět si nejprve na několik otázek, které budou celý reportingový proces formulovat:
- Bude report určen pouze jedné osobě (třeba mně) nebo vybrané skupině lidí ve firmě?
- Jaké údaje budu potřebovat předkládat vně firmy? Akcionářům, pro média, regulačním orgánům, finančním institucím atd.?
- Jaké typy údajů budou náplní reportu - finanční, množstevní, ze sociálních sítí atd.?
- V jaké frekvenci a v jakých termínech chci mít report připravený?
- Jak často požaduji aktualizaci dat?
- Jakým způsobem chci reportované údaje dostávat a pracovat s nimi?
- Jakou vizuální formou se chci na čísla dívat? Přes tabulky, grafy, kombinací obou?
- Budu potřebovat proškolit a doplnit si v některých směrem ekonomické povědomí?
- Kolik finančních prostředků a časového fondu chci do zavedení a chodu reportingu investovat?
- Začnu s reportingem sám nebo si najdu zkušeného odborníka či firmu na trhu nebo si mohu dovolit nějakého specialistu rovnou zaměstnat?
Pokud se nám podaří najít na uvedené otázky odpovědi, udělali jsme dobrý vstup pro náš fungující reporting!
C/ Jaké jsou základní principy reportingu?
Při definování reportů, s kterými chcete pracovat, dodržujeme následující pravidla, díky kterým získá každý report unikátní definici a bude dávat smysl jej pro řízení používat. Podíváme se nyní na detailnější vysvětlení v návaznosti na zmiňovanou transparentnost uváděnou v úvodu kapitoly, abychom tím pochopili rozměr reportingu pro vrcholový management:
Report
- je přehledný, snadno se v něm orientujeme:
Dbejte stále na důvody, které Vás vedly k záměru reporting mít. V praxi se bohužel stává, že žadatel reportu chce v dobré víře mít co “nejlepší” kontrolu nad výsledky firmy a přidává další a další údaje a pohledy, report se rozšiřuje až do rozměrů, kdy začne ztrácet smysl.
Nejvhodnější je proto vytvořit si tzv. reportingovou mapu, kterou si popíšeme, jaké údaje chceme jakým způsobem sledovat a vytvoříme si strukturu reportů a jejich pravidel.
Stanovíme si, že budeme mít např. jeden “rychlý” denní report s pár klíčovými údaji, jiný report, třeba týdenní, se širším rozsahem dat a další report měsíční, kde uvidíme komplexní shrnutí a vyhodnocení všech našich aktivit.
Každý report bude mít svůj význam a my budeme vědět, kdy, kam a proč se do jaké tabulky podívat.
- má stabilní strukturu:
Jednou ze silných stránek reportingu je možnost pravidelného sledování a vyhodnocování dat, k čemuž bychom měli mít pevné schéma, resp. rozvržení všech položek / pozic reportu, alespoň na nějakou dobu.
Představte si, že budete dostávat např. zmíněný denní report a změníte během pár dní několikrát jeho podobu. Budete mít spíše pocit zmatení než radosti nad výsledky podnikání, nehovořím už o názoru toho, kdo Vám report připravuje a shání pro něj data…
I z praktického hlediska se změny struktur provádí až po určitém delším časovém horizontu a věcném vyhodnocení.
- existuje přesná definice každé položky reportu:
Report můžete používat sami nebo jej budete sdílet s dalšími uživateli, ale vždy si musíme specifikovat, jakou položku v něm chceme skutečně mít a zda jsme všichni ve shodě v její interpretaci.
Jedná se o jednu z velkých slabin a kritických míst reportingu ve firmách bez ohledu na jejich velikost. U jednoho uživatele lze ještě tento fakt uhlídat, ale je-li uživatelů více, potom se naneštěstí plní přísloví “co uživatel, to názor”.
Jestliže necháme reporting zavést anebo dojít do stavu, že budeme mít údaje, které nemáme jednoznačně definované a pokud máme, pravidla definic porušujeme (výklad pojmů si upravujeme podle sebe), objeví se nám ve firmě jev, který bychom neměli nikdy dopustit.
Za příklad si vezměme rozšířený ukazatel tržeb, které na meetingu každý kolega okomentuje ve své verzi a každá bude podle jejich tvrzení správně. Problémem je, že ony ty verze skutečně správné budou - v jejich “jazyku”, ale bude nám chybět právě ten jeden jediný “správný” společný ukazatel platný pro všechny “firemní jazyky”.
Definice reportů je velmi přesná věda, kterou bych doporučoval konzultovat s odborníkem. Musí být nastaveno více technických pravidel, která běží na pozadí výkazu, který dostáváte k řízení. Patří sem např. tzv.”převodové můstky”, číselníky středisek, položek reportingu, propojení mezi systémy, přesné termíny a pravidla aktualizace dat ad.
Abych to shrnul na příkladu zmiňovaných tržeb, jak správně postupovat: dohodneme si, že tržby budou v reportu / grafu označeny jako “TRŽBY Z PRODEJE”, je to součet všech analytických účtů, kde vykazujeme tržby z prodejů našich služeb a zboží, které jsme vyfakturovali, údaje jsou bez DPH, zahrnují všechny naše obchodní jednotky/ střediska (obchodní zástupce), nezahrnují slevy, bonusy, přefakturace a jako měsíční údaje odpovídají jednomu kalendářnímu/ účetnímu měsíci.
- vzniká pravidelně a k předem stanovenému datu:
Report může být ad hoc jednorázový, bude se zpravidla jednat o rychlý údaj, který potřebujeme a není dostupný tradičním výkazem, nebo požadujeme rychlý update dat např. k včerejšímu dni.
Přesto převládá v reportech pravidelnost, která jim dává dlouhodobější význam a ukotvuje je jako nástroj manažerského řízení.
Podle individuálních potřeb budeme reporty typicky dělat od denních až po roční a dá se říct, že periodicita by měla být v relaci s překládanými čísly.
Tzn. na denní bázi má smysl mít k ruce např. denní prodeje, na měsíční bázi vyplacené mzdy a na roční bázi řekněme hodnotu daně z příjmu.
Dříve uvedený pojem reportingová mapa myslí i na termínovníky, které dodržujeme a které opět mají být v souladu s možnostmi požadovaná data zajistit.
Např. celkový měsíční manažerský reporting (EBITDA výsledky firmy) nebudeme urgovat před termínem účetní závěrky, ale až poté a ještě dáme několik dní prostor controllingu, aby data pořádně připravil.
- má jasně definovaný účel:
Účelem reportingu není zahltit se čísly, ale získat kvalitní datovou manažerskou podporu pro finanční řízení. Zde opět bohužel praxe říká, že čím větší firma, tím větší pravděpodobnost, že začnou vznikat tzv. “reporty pro reporty”.
Jedná se o situaci, kdy náš prvotní účel je pokryt určitým reportem, ale časem přijdeme s dalším požadavkem, který vyústí v nový report, ve kterém bude shoda s tím původním 80 % a zase nás něco napadne…Potom se nadchneme pro nějakou drobnou analytiku, kterou dostaneme v dalším novém reportu, kterou navíc dílčím způsobem už řeší předchozí dva reporty, záhy zjišťujeme, že existují tři reporty, ale 80 % údajů mají shodných.
Takže to zase shrneme do příkladu: jestliže denní report tržeb slouží pro operativní komunikaci s našimi obchoďáky, abychom mohli pružně upravovat firemní politiky u našich zákazníků a hrát si s marketingovými nástroji, nepotřebuji sofistikovanou tabulku s přesností na desetinná místa na účetnictví, stačí mi pár klíčových velkých čísel, finančních i jednotkových, trendy a třeba nějaká základní segmentace na tržním prostoru s nejvyšší a nejnižší marží.
Takový report je jasně specifikovaný, má určený význam a tím i rozsah dat a cokoliv dalšího vymezím do jiné sestavy.
- má určeného cílového příjemce:
V poměrech malých až středně velkých firem budou počty příjemců reportů v nižších jednotkách, což ale neznamená, že se obejdeme v reportingové mapě bez jejich určení.
Při zavádění reportingu jsou prvními příjemci majitel a CEO, potom CFO, následuje jeho finanční tým, potom ostatní ředitelé, jejich vedoucí, specialisté atd.
Příjemci reportů mohou být i externí subjekty, pro které zpravidla sestavujeme jiné výkazy / grafy než používáme pro interní potřeby.
Pozor si musíme dát u reportů, které mají více příjemců ve vertikálním směru organizační struktury a ošetřit přístup k datům z pohledu jejich citlivosti.
Např. obchodní ředitel dostane manažerský reporting celé firmy včetně detailu mezd všech svých lidí (mzdy jsou ve většině firem u nás stále neveřejná věc), každý jeho vedoucí, který má nárok na stejnou reportingovou sestavu, může sice vidět celofiremní údaje, ale detail mezd už jen svého týmu.
- je vždy a rychle dostupný:
V dnešní době 21. století už naštěstí máme prostředky, které nám umožňují dívat se na údaje online, případně s krátkých časovým zpožděním, jakmile jsou zaznamenány do interních systémů.
Tento bod uvádím pouze pro úplnost a chci jím upozornit, abychom nepodceňovali kvalitní hardwarové a softwarové zázemí pro finanční řízení a konzultovali je s IT odborníky.
- fakta o aktuálním období doplňuje dalšími daty pro porovnání:
Většinou nás tahle věc automaticky napadne, nicméně zopakujme si tedy, že informační sílu reportu povýšíme tím, že data skutečnosti aktuálního období rozšíříme o údaje plánu stejného období, skutečnosti loňského roku, plánu loňského roku a přihodíme ještě zbývající očekávané hodnoty do konce roku. Můžete si udělat modifikaci podle svých vlastních požadavků.
- nejedná se o duplikát účetního výkazu:
Ukončíme posledním bodem, abychom si udělali na závěr kontrolu, jestli máme skutečně manažerský report nebo překreslenou / přeskládanou účetní sestavu.
Nestává se běžně, že by se controllingové reporty povedly dokonale vyzrcadlit na účetní, ale znám situace horlivých top manažerů v touze “vědět o všem”, kteří dokázali z původního dobrého záměru šikovné manažerské sestavy vytvořit svými nekončícími požadavky několikastránkový reportingo-účetní paskvil, kterému si myslím nerozuměl v konečném důsledku nikdo.
D/ Jaké jsou nejběžnější typy reportů
Jako majitel nebo CEO máte zcela jistě určitou představu o informacích, které byste chtěli dostávat. Pokud jste si přečetli předchozí odstavce, získali jste povědomí o tom, co bude takový reporting obnášet, když jej chcete dělat správně.
Teď se nyní možná zeptáte, jaké reporty budu tedy efektivně potřebovat?
Mojí odpovědí Vám bude první doporučení - začít s minimem - mít jeden dva reporty a postupně další přidávat podle nutnosti. Naučíte se s informacemi pracovat, zjistíte, co vám chybí nebo co mít nemusíte, ujasníte si, jak často, kdy a v jaké formě budete chtít podklady dostávat.
Na základě mých dosavadních celoživotních profesních zkušeností z firem, které jsem mohl poznat, jsem proto připravit jako další doporučení přehled nejčastějších reportů.
Dovolím si tvrdit, že přes podnikatelský trh existuje určitý společný průnik typů požadovaných reportů.
Jelikož jsem poznal podnikatelské subjekty navzájem zcela odlišné svým zaměřením a v mnoha případech v době mého nástupu controllingem, resp. reportingem dosud nepolíbené, měl by být tento přehled dostatečně nezávislý a inspirující.
Obvyklé typy reportů:
- Report manažerské výsledovky
- Report cash flow
- Report pracovního kapitálu
- Report investic
- Report rozpracovanosti výroby
- Report skladových zásob
- Report tržeb
- Report marže
- Report personálních nákladů
- Report nájemného
- Report dopravy
- Report vozového parku
- Report ICT nákladů
- Report marketingu
- Report finančních výsledků
- Report daní
- Report majetku
- Reporty množstevní (nefinanční) - počty nových zákazníků, prodaných kusů, sjednaných nových smluv, běžících projektů, pronajatých ploch, ujetých kilometrů atd.
- Reporty z webu (např. z Google Analytics) - počty unikátních návštěv webu / eshopu, doba strávená na webu, počty konverzi či mikrokonverzí, konverzní poměr atd.
Každý podnikatel si může reporty upravit na míru podle svých potřeb a může být, že některé v mém přehledu budou úplně chybět, protože nelze uvést všechny a ani já jsem se nimi nesetkal.
💡 Tip: Podívejte se, jak můžete pracovat s vlastními grafickými reporty v Caflou
E/ Shrnutí - reporting z pohledu majitelů a CEO
Uveďme si na závěr krátké resumé, co byste si měli z kapitoly o reportingu odnést:
a/ Reporting je jedním z hlavních nástrojů controllingu podporující moderní finanční řízení
b/ Reporting nám nabízí vidět strategická i operativní data našeho podnikání z manažerského pohledu
c/ Reporting nám umožňuje pružně reagovat na odchylky proti plánům a predikcím a přijímat včas příslušná rozhodnutí
d/ Dobře fungující systém reportingu nám dává náskok před konkurencí
e/ Díky reportingu můžeme optimalizovat náklady, maximalizovat výnosy a naši cashovou pozici
f/ Jestliže se pro reporting rozhodneme, svěříme jeho implementaci zkušenému odborníkovi
g/ Dobře si rozmyslíme, které data budeme chtít dostávat a v jakém režimu
h/ I pro reporting platí, že se jedná jenom o čísla a systémy, takže nezapomínejme na důležitost lidského faktoru a racionální rozhodování naší hlavou
V příští části našeho seriálu se přesuneme na plánování (budgeting).
Reporting a plánování je jako to přísloví o tom, co bylo dříve…Já vždy říkám, že reporting má smysl, když máme také plánované údaje a dobrý plán sestavíme, když máme k dispozici reporting se skutečností…
A ještě do našeho filozofování přidáme prognózování, resp. forecasting a budeme mít hotovo!
💡 Tip: Zvažujete zavedení systému pro řízení firmy včetně řízení finančních aspektů? Zkuste zdarma Caflou.
<< Zpět ke všem článkům ze série Moderní finanční řízení v malých a středních firmách
Autor článku: Ing. Zdeněk Koptík
Ve spolupráci s panem Ing. Zdeňkem Koptíkem, odborníkem na finanční řízení, jsme pro vás připravili sérii článků "Moderní finanční řízení v malých a středních firmách", jejímž cílem je pomoci vám rozšířit znalosti v oblasti řízení financí v malých a středních firmách.
Ing. Zdeněk Koptík pomáhá klientům jako certifikovaný mentor, odborník na finanční řízení, specialista v oblasti controllingu s 25 lety praxe v managementu významných tuzemských i zahraničních firem.
📞 Pro odborné poradenství můžete Zdeňka kontaktovat na zdenekkoptik.cz nebo na 