Určitě jste už slyšeli o automatizacích. Možná si ale říkáte, že je to záležitost pro velké korporáty s armádou IT specialistů. Ve skutečnosti i malé firmy nebo živnostníci mohou automatizovat své procesy a uvolnit si ruce bez velkých investic a znalostí programování.
S automatizacemi dokážete rychleji reagovat na požadavky zákazníků, poskytovat kvalitnější služby a díky nižším nákladům nabídnout lepší ceny (nebo více vydělat). Malé firmy, které chtějí být konkurenceschopné, už teď hledají způsoby, jak zvýšit efektivitu a ušetřit čas. Přidejte se k nim! Pomůžeme vám začít.
🎓 Caflou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, se kterým na jednom místě řídíte ekonomiku, projekty i výkon celé firmy 100% digitálně a s možností automatizací. Podívejte se, co všechno umí.
Co si pod automatizací představit?
Samotné slovo „automatizace“ zní docela složitě a technicky. Spousta firem už přitom nějakým způsobem automatizuje, aniž by si to uvědomovaly.
Automatizace je v podstatě cokoli, co za vás vyřeší robot (aplikace, software…) místo toho, abyste daný proces dělali ručně. V každé firmě se najdou rutinní opakované úkoly, které nikoho nebaví. Automatizace vás jich zbaví, abyste svůj čas mohli věnovat důležitějším věcem.
V obecné rovině můžete automatizovat například odesílání e-mailů na základě určitých událostí nebo přenos dat mezi systémy. Například vystavování faktur a hlídání plateb, zadávání opakovaných projektů, sledování termínů nebo ukládání poptávek do systému jsou základní příklady procesů, které za vás velmi jednoduše vyřeší chytré nástroje.
Technologie sice nejsou všespásné, ale i kdyby bylo potřeba občas něco pro jistotu zkontrolovat, zredukujete díky nim velkou část administrativní práce.
Proč automatizovat právě teď?
- Čas jsou peníze. Každou minutu, kterou ušetříte na rutinních úkolech, můžete vy i váš tým věnovat rozvoji podnikání, služeb i sami sebe.
- Zvýšíte produktivitu. Zaměstnanci se místo vyplňování tabulek a přepisování dat mohou soustředit na kreativní a strategické úkoly s přidanou hodnotou.
- Zlepšíte kvalitu služeb. Ruku na srdce – i ten nejpečlivější člověk občas udělá chybu. Díky automatizaci eliminujete chyby z nepozornosti, překlepy při přepisování a podobně. Méně chyb znamená spokojenější zákazníky a méně času stráveného opravami.
- Namotivujete tým. Když vaši lidé místo nudných monotónních úkolů mohou dělat smysluplnou práci, která přináší výsledky, budou mnohem motivovanější. To se projeví v nižší fluktuaci a lepší atmosféře ve firmě.
- Udržíte si konkurenceschopnost. Konkurenti, kteří stále spoléhají na manuální práci, budou mít problém s vámi držet krok.
- Zvládnete to! Automatizace jsou dostupnější než kdy dřív. Na trhu najdete cenově a uživatelsky dostupná řešení i pro ty nejmenší firmy nebo živnostníky.
Co automatizovat a čím začít?
Ideálním kandidátem pro automatizaci jsou procesy s jasnou logikou, které se často opakují a jsou náchylné na chyby. Patří mezi ně například:
- Tvorba a odesílání dokladů a dokumentů (faktury, nabídky, dodací listy…).
- Kontrola plateb a upomínky faktur po splatnosti.
- Příprava a aktualizace finančních přehledů a reportů.
- Upozornění na blížící se termíny úkolů, sledování pokroku projektů.
- Odpovědi na časté dotazy zákazníků a evidence jejich požadavků.
Nemusíte změnit celou firmu přes noc. Vyberte si jeden proces, který vás nejvíc zdržuje nebo trápí. Vyzkoušejte na něm automatizaci a postupně přidávejte další. Díky tomu si technologie postupně osaháte a budete se učit za pochodu, aniž byste se zahltili.
Pokud k automatizacím chcete přistoupit o něco sofistikovaněji, postupujte takto:
- Udělejte si přehled. Pusťte se do procesního auditu a sepište si všechny pracovní procesy. Kromě adeptů pro automatizaci získáte i cenný vhled do fungování firmy.
- Zamyslete se. Poznamenejte si, kolik času který proces zabere, jak často se opakuje, jestli při něm dochází k chybám, jestli je možné ho automatizovat a jak složité by to bylo.
- Vyberte „vítěze“. Procesům vhodným k automatizaci přiřaďte priority podle náročnosti a hned budete mít jasno, na čem pracovat – začněte tam, kde vám změna přinese největší užitek s nejmenším úsilím.
💡 Příklad, jak společnost Kreyo automatizuje fakturaci s Caflou: „Z Caflou vykazujeme práci, kterou opět přímo z Caflou fakturujeme a už nemusíme překopírovávat informace do iDokladu. Caflou nám hlídá splatnosti faktur, zašle klientům upomínku. Máme nastavené pravidelné faktury a kopie všech faktur automaticky zasíláme účetní firmě.“
👉 Další případové studie
Jak na technické řešení automatizací?
Abyste mohli automatizovat, nepotřebujete vlastní tým vývojářů ani balík peněz na investice do softwaru. Máte několik možností, jak k automatizacím přistoupit.
1/ Pracujte s tím, co už máte
Ve firmě už používáte nějaký systém, pravděpodobně i několik. Místo hledání nového nejlepšího softwaru pro automatizace nejdřív dobře prozkoumejte možnosti vašich stávajících nástrojů. Nejspíš už obsahují chytré funkce, které stačí jen nastavit, a hned vám usnadní práci!
2/ Vyzkoušejte nové nástroje
Téměř jistě existuje aplikace pro automatizaci procesů, které zatím řešíte ručně. Hledejte, testujte, inspirujte se u ostatních podnikatelů. Spousta aplikací (včetně Caflou) nabízí bezplatné verze pro začátek a zorientuje se v nich i technologický laik.
Tipy na oblíbené aplikace pro automatizaci procesů:
- Plánování schůzek – Calendly, zcal
- Zákaznická podpora – Zendesk, Freshdesk
- Generování textu – ChatGPT, Claude, Copy.ai
- Správa sociálních sítí – Hootsuite, Buffer
- E-mail marketing – Mailchimp, Ecomail, Smartemailing
- Řízení firmy od obchodu přes projekty až po finance – Caflou
💡 Příklad, jak firma Smartech automatizuje s Caflou: „Caflou automaticky hlídá termíny, mění stavy u projektů, zasílá notifikace pracovníkům, přidává automatické komentáře nebo upozorňuje na neschválené a zamítnuté výkazy.“
👉 Přečíst případovou studii
3/ Seznamte se s API
Pokud používáte více různých nástrojů, bývá užitečné je propojit. API (Application Programming Interface) je „univerzální zásuvka“, díky které spolu mohou různé aplikace komunikovat. Při výběru nových systému si ověřte možnosti API – čím více jich nástroj má, tím snáze ho propojíte s ostatními systémy.
Samotné nástroje často nabízí funkci pro integraci s jinými aplikacemi, ale pokud ne, není vše ztraceno. Můžete si je propojit sami – a obejdete se bez programování!
Vyzkoušejte no-code aplikace pro automatizace: Make nebo Zapier. Jsou ideální pro malé firmy, které chtějí začít, ale nemají k dispozici vlastní IT tým ani velký rozpočet. Zautomatizujete v nich úkony jako přenos dat mezi CRM, e-mailem, kalendářem, tabulkami, účetnictvím a dalšími systémy. Nemusíte tak spoléhat jen na integrační funkce jednotlivých nástrojů a získáte takřka neomezené možnosti automatizací.
Automatizace v nástroji Make tvoříte pomocí vizuálního rozhraní, kde propojujete aplikace a akce do pracovních postupů (scénářů). Začnete výběrem aplikace, definujete události a akce, a následně nastavíte logiku a podmínky pro spouštění.
4/ Nechte si poradit
Pokud nejste technický typ, nevzdávejte se výhod, které vám mohou technologie přinést. Obraťte se na odborníky! Zkušení konzultanti vymyslí a nastaví automatizace za vás.
Našim klientům například pomáhají Caflou ambasadoři – ověření a autorizovaní experti pro používání Caflou ve firmách.
Vyhněte se častým chybám
Automatizace neefektivních procesů. Automatizace pomáhá tam, kde jsou procesy dobře nastavené. Zlaté pravidlo zní: nejdřív optimalizujte, pak automatizujte. Před automatizací se pokuste proces co nejvíce zjednodušit a odstranit zbytečné kroky.
Automatizace příliš mnoha procesů najednou. Snaha změnit vše najednou může vést k chaosu a potížím s implementací. Spíš začněte s několika klíčovými procesy, nástroje si osahejte a až potom automatizujte další oblasti.
Přecenění schopností nástrojů. Někdy si firmy myslí, že nástroj nebo automatizace vyřeší všechny jejich problémy. Technologie jsou ale jen tak dobré, jak je lidé nastaví a používají. Mějte realistická očekávání a buďte připraveni, že ne vše musí od začátku fungovat na 100 %, a že možná budete muset některé firemní procesy upravit.
Nízké zapojení zaměstnanců. Nápady na automatizace probírejte s kolegy a vezměte v potaz jejich postřehy. Nové nástroje nechte nejdřív otestovat v týmu a vysvětlujte benefity. Soustřeďte se na to, aby každý člen týmu chápal, jak a proč nové procesy fungují, a aby se měl kam obrátit, když se objeví problém.
Sledujte úspěch a dál vylepšujte
Automatizace by neměla být jednorázová záležitost. Jakmile nastavíte svou první, začněte sledovat její efektivitu a přínosy. Vyhodnoťte si, co funguje a co ne, postupně ji zlepšujte a zavádějte další. Nezapomeňte pravidelně sbírat zpětnou vazbu od týmu a zákazníků.
Každá firma je unikátní a to, co funguje v jedné, nemusí fungovat jinde. Nebojte se experimentovat a hledat nové cesty. Začněte klidně v malém, ale začněte.