Případové studie

mime digital

Jméno: Michal Mervart
Pozice: Majitel
Název firmy: mime digital
Www: www.mimedigital.cz
Obor: Digitální agentura pro e-commerce

Stanovský consulting & marketing

Jméno: Martin Stanovský
Pozice: Majitel
Název firmy: Stanovský consulting & marketing
Www: www.stanovskyconsulting.cz 
Obor: Marketing
🎤 Rozhovor a praktické ukázky na MladýPodnikatel.cz 

Jak jsme fungovali před Caflou

Měli jsem několik systému. Na řízení jsme používali Asanu, na fakturaci iDoklad, na měření času Toggle a na cashflow klasickou tabulku. 

Jak fungujeme s Caflou

Postupně se vším přecházím do Caflou. Projektové řízení, měření času a fakturaci už kompletně dělám v Caflou. Odboural jsem tedy již tři systémy. Nyní pracuji na přesunutí cashflow z tabulek do Caflou. Věřím, že do dvou měsíců už budu používat pouze jeden systém, který bude z části automatizovaný. Uspořený čas věnuji kontrole kolegů, klientům a rozvoji firmy. 

kreyo

Jméno: Karel Salay
Pozice: Majitel
Název firmy: kreyo s.r.o.
Www: www.kreyo.cz
Obor: Tvorba www stránek, grafické studio, tvorba identity

Jak jsme fungovali před Caflou

Před Caflou jsme využívali nástroje
- Asana (sdílené zadávání úkolů s kolegy)
- Wunderlist (vlastní To-do list)
- iDoklad (fakturace, ceník, nabídky)
- Google sheet (evidence rozpracovaných, nevyfakturovaných/vyfakturovaných prací)
- papír (poznámky)
- Gmail (přeposílání si informací, na které nesmím zapomenout do vlastního mailu)
- měření času (probíhalo odhadem)

Jak fungujeme s Caflou

Caflou nám nahradilo 90 % uvedených aplikací, pomohlo nám získat daleko větší přehled nad projekty i menšími zakázkami. Díky Caflou projekt založíme, nasdílíme s kolegy, definujeme úkoly jednotlivým členům týmu, kteří si v úkolech přímo měří časy a vytváří výkazy. Z Caflou přímo fakturujeme na klienta a nemusíme překopírovávat informace do Idokladu. Caflou nám hlídá splatnosti faktur, zašle upomínku. Máme nastavené pravidelné faktury a kopie všech faktur automaticky zasíláme na účetní firmu. Díky Caflou jsme přišli na to, jak rychle nám utíká čas na projektech a jak špatně jsme ho před tím měřili, tím pádem se nám nově daří vykazovat reálnější časy strávené na projektech. Díky komplexnímu přístupu nad projekty a úkoly se nám daří mít větší přehled na zakázkami a uspořit ohromné množství času.

Caflou pro nás funguje také jako obrovská databáze již vytvořené práce a znalostí, které můžeme při nových nabídkách rychle a přehledně dohledat a použít pro nové klienty. Nemusíme informace vytvářet znovu, ale dohledáme si je v poznámkách v již realizovaných projektech. Největší výhodou Caflou oproti jiným, podobným aplikacím je to, že je to česká aplikace! Je opravdu vytvářen pro české podnikatelské prostředí a podpora je maximálně osobní a profesionální. Děkujeme za tento produkt v ceně, která je rozhodně nižší než platba za více nezávislých produktů, které řeší to stejné, ale nekomplexně.

LookWeb s.r.o.

Jméno: Lukáš Hájek
Pozice: Společník, Jednatel, Programátor
Název firmy: LookWeb s.r.o.
Www: www.lookweb.cz
Obor: Tvorba a správa webových prezentací, aplikací a eshopů

Jak jsme fungovali před Caflou

PrimaERP systém konkurence, ale bylo s ním samé zlobení, protože jen máloco v něm fungovalo spolehlivě.

Jak fungujeme s Caflou

Bezstarostně, Caflou zkrátka a dobře funguje, a přestože je jednoduché a poměrně malé, nabízí přesně to, co pro fungování potřebujeme a ještě navíc v dostatečné variabilitě, abychom si nalezli vlastní způsob, jak jednotlivé funkce používat.

Design69.cz

Jméno: Jaroslav Šrámek
Pozice: Majitel, zakladatel
Název firmy: Design69.cz
Www: www.design69.cz
Obor: Marketing, reklama, design, polygrafie, tisk

Jak jsme fungovali před Caflou

Těžkopádně v tabulkovém rozhraní excel a google tabulky.

Jak fungujeme s Caflou

V podstatě hned od začátku ostrého podnikaní, jsem začal s Caflou a nyní po 3 letech používání vím, že jsem udělal nejlepší rozhodnutí a zvolil si Caflou. Pomocník, ulehčující práci, bez kterého bych se každodenně neobešel.

TRIPON DIGITAL s.r.o.

Jméno: Martin Klimánek
Pozice: CEO
Název firmy: TRIPON DIGITAL s.r.o.
Www: www.tripon.cz
Obor: Digital studio

Jak jsme fungovali před Caflou

Google Docs

Jak fungujeme s Caflou

Srdce naší denní práce. 

Crespo, s.r.o.

Jméno: Jan Krajdl
Pozice: jednatel, spolumajitel
Název firmy: Crespo s.r.o.
Www: www.crespo.cz
Obor: Reklamní agentura | grafické studio | tiskárna | webdesign

Jak jsme fungovali před Caflou

Když skončila doba „papírová“, tedy zapisování zakázek do linkovaného sešitu (ano, i to pamatujeme :-) ), začala doba „tabulková“. Nejdříve to byly LibreOffice, později je nahradily Tabulky Google. Hurá, konečně se to dalo sdílet... Ale jak tam dostat všechno, co potřebuju? Tak jsme si napsali vlastní systém. Vtipně jsme mu říkali Hernán. Fungoval skvěle několik let. Jenže, jak jde život dál a dál, zjišťuješ, co všechno umí komerční systémy a ty nemáš čas ani na to, abys udělal hezčí ikonky. A tak začneš zkoušet... A zkoušet... Co my jsme toho naistalovali, jen abychom zjistili, že to je složité, komplikované a drahé, nebo to naopak jen hezky vypadá, ale neumí to zhola nic.

Jak fungujeme s Caflou

Caflou nás zprvu zaujalo tím, že je české, dostupné 24/7 online, a hlavně se nám zalíbilo měření a vykazování času. To byla změna oproti pomodoro timeru! A protože to vypadalo hezky a přehledně, tak jsme se proklikali až k placené verzi a na Hernána pomalu zapomněli. Díky Caflou máme přehled o čase, který věnujeme našim klientům, s možností přehledného výpisu, párujeme příjmy a výdaje s jednotlivými projekty, máme přehled o tom, kde jsme co a za kolik objednali, a samozřejmě fakturujeme. Externí účetní pracuje s Money S3, tak zatím jen exportujeme a věříme, že přijde den, kdy se Caflou propojí nejen s Pohodou, ale i s „Maníkama“.

Topimplynem

Jméno: Vojtěch Mordovanec
Pozice: Jednatel
Název firmy: Topimplynem, s. r. o.
Www: topimplynem.cz
Obor: plynoservis, topenářství a kominictví

Bytový servis
KoZa s.r.o.

Jméno: Petr Kotaška
Pozice: Jednatel
Název firmy: Bytový servis KoZa s.r.o.
Www: www.kozaservis.cz
Obor: Bytový servis - elektrikář, instalatér, hodinový manžel

Autoservis Vydra

Jméno: Lukáš Vydra
Pozice: Jednatel
Název firmy: Autoservis Vydra
Www: autoservisvydra.cz
Obor: Opravy automobilů

FaVoltronic

Jméno: Jakub Šalek
Pozice: Revizní technik, jednatel
Název firmy: FaVoltronic
Www: www.fa-voltronic.business.site
Obor: Revize elektrických zařízení

Jak jsme fungovali před Caflou

Před Caflou to byla džungle. Jeden účetní program střídal druhý. Chyběl jednotný nástroj, který by vše zjednodušil a umožnil práci online.

Jak fungujeme s Caflou

Vše zapadá do sebe. K Petrovi coby zakladateli mám svůj osobitý vztah a poznal jsem, že je to člověk s charakterem, kterému v prvé řadě jde o spokojenost lidí a ne pouze o zisk. Velmi si cením možnosti snadno a přehledně fakturovat a sdílet fakturace s ostatními subjekty. 

OFFICE to go

Jméno: Martina
Pozice: Spolumajitelka a ředitelka
Název firmy: OFFICE to go
Www: https://officetogo.cz/
Obor: Administrativa, služby externí asistentky

Jak jsme fungovali před Caflou

Sdílený google disk, Toggl

Jak fungujeme s Caflou

Máme vše "pod jednou střechou"

STAVENG

Jméno: Martin Dostalík
Pozice: jednatel
Název firmy: STAVENG – Stavební Engineering Přerov
Www: www.staveng.cz
Obor: Stavební firma

Jan Fojtl

Jméno: Jan Fojtl
Pozice: Statik, projektant, konstruktér
Název firmy: Jan Fojtl
Obor: Statik, projektant, konstruktér

Smart One

Jméno: Michal Firyt
Pozice: Majitel
Název firmy: Smart One
Www: https://smart1.cz/
Obor: Externí správa IT

Smartech Orange

Jméno: Václav Hlaváček
Pozice: jednatel
Název firmy: Smartech Orange
Www: www.smartechorange.com
Obor: digitalizace a automatizace

Jak jsme fungovali před Caflou

Část informací jsme sbírali do Airtable, kde jsme měli výkazy práce, projekty, finance, kontakty.... Zbytek v různých tabulkách v Excelu a jednom systému na fakturaci.

Jak fungujeme s Caflou

Dnes prakticky vše na jednom místě s kontextem, který nám předchozí fungování neumožňovalo. Tvorba nabídek a výkazů, které se váží k projektům, které se vždy "přetvoří" na faktury, které jsou krásně pohromadě v cashflow. Můžeme se kdykoliv podívat co jsme dělali pro konkrétního klienta... Od vytvořených nabídek, vykázaného času na jednotlivých projektech, přes faktury až po celkové finance...

Variety Group, s.r.o.

Jméno: Martin Kolesár
Pozice:
Název firmy: Variety Group, s.r.o.
Www: www.variety.cz
Obor: Správa IT, storage, cloud

Jak jsme fungovali před Caflou

Ačkoliv IT specialisté, měli jsme různé rozdrobené, navzájem nepropojené aplikace nám řešily vše potřebné. Ovšem nedařilo se nám vyřešit to nejpodstatnější. Totiž, abychom to opravdu používali. Dovedete představit, jak to bylo nekomfortní a otravné.

Jak fungujeme s Caflou

Naše práce spočívá v péči o klienty a jejich kompletní IT infrastrukturu. K tomu, abychom to dělali efektivně, je potřeba mít dokonalý přehled na tím, jak se komu věnujeme a jaké typy požadavků se kde opakují s jakým výsledkem jejich řešení. 

Caflou nám pomohlo vše sjednotit do smysluplného celku, jehož výstupem, je větší přehled na tím, co u našich klientů děláme a jakým způsobem se jim věnujeme v porovnání s tím, jaké faktury od nás jdou. Využíváme jen zlomek možností tohoto systému, ale i tak je to pro nás nesporná časová úspora při zadávání a analýze dat. Největší výhodu vidím v tom, že se s Caflou pracuje neuvěřitelně lehce. I z mobilu je velmi dobře ovladatelné a přehledné. Nenutí vás ke zbytečným úkonům při vyplňování povinných položek. Zkrátka velmi rychle vyplníme v terénu například výkaz práce s minimem informací, které si pak v klidu u počítače doplníme, upravíme. Nestane se tak, že při fakturacích na některé výkazy zapomeneme, což se dříve pravidelně stávalo kvůli nekomfortnímu zadávání v jiných aplikacích. Utíkaly nám tak měsíčně nemalé částky včetně užitečných informací, co se kde u jakého klienta dělalo, abychom mohli efektivně navázat na předchozí práce.

Dále vkládáme naději na geniální propojení Integromatu / Make s Caflou, které nám umožní prakticky libovolnou manipulaci a analýzu téměř veškerých dat, které sbíráme ze všech zdrojů včetně Caflou. Například si dovedu představit navázání akce spuštění časovače na základě zjištěné polohy mobilního telefonu technika v perimetru adresy konkrétního zákazníka, ke kterému dojede (máme stálé klienty) a opětovnému ukončení časovače, při odjezdu. Stejně tak evidenci telefonátů, emailů podle seznamů lidí a tel. čísel přiřazených ke konkrétním firmám. Analýzu četnosti návštěv, analýzu častých druhů zásahů v závislosti na nastavených smlouvách, abychom byli féroví na obě strany, měli k tomu podklady a postupně zvyšovali efektivitu a tím šetřili čas, energii i peníze nám i našim klientům.

Q-comp

Jméno: Roman Kvapil
Pozice: Majitel
Název firmy: Q-comp
Www: www.qcomp.cz
Obor: IT služby

Jak jsme fungovali před Caflou

Podnikám v oboru IT služeb pro menší klienty. Stále jsem řešil organizaci projektů a úkolů, vše bylo řešeno pomocí mailů a úkolů v Outlooku, stále trval problém s ukládáním a dostupností dokumentů k projektům, odkazům, dokumentaci řešení. Neustálé dohledání v mailech bylo velmi neefektivní.
V minulosti jsem využíval nástroj SamePage, bohužel jeho vývoj prošel mnoha změnami, všechny byly jen k horšímu a díky naprosté nekoncepčnosti tohoto projektu postupně přestal používat.

Jak fungujeme s Caflou

Přechodem na Caflou se vše soustředilo do jednoho umístění, projekty a úkoly mají přiřazeny příslušné dokumenty, popis řešení problému u zákazníka, omezení nutnosti dokumentace v tištěné podobě. Celkově hodnotím projekt jako velmi přínosný, i když nevyužívám všechny funkčnosti a doufám, že vývoj bude pokračovat.

ASN Plus s.r.o.

Jméno: Pavel Schiller
Pozice: CEO
Název firmy: ASN Plus s.r.o.
Www: www.asnplus.com
Obor: Vývoj a výroba mikroprocesory řízené elektroniky včetně technologií IoT, které umožňují bezdrátovou komunikaci s internetem při výdrži na baterii až 10 let.

Jak jsme fungovali před Caflou

Před Caflou jsme nepřiřazovali příjmy, výdaje a čas jednotlivým projektům.

Jak fungujeme s Caflou

Pavel Schiller (CEO): S Caflou jsme schopni přiřazovat příjmy, výdaje a čas jednotlivým projektům díky čemuž jsme schopni přesně vyhodnocovat rentabilitu a jiné ekonomické ukazatelé. 
🎤 Rozhovor a praktické ukázky na MladýPodnikatel.cz

Václav Lukáš (Project Manager | Business Developer): Taky máte rádi ty okamžiky, kdy se vám potvrdí, že vaše rozhodnutí před lety bylo to správné?

Už třetím rokem v ASN Plus s.r.o. všechny finance, projekty, trackování řešíme v CAFLOU^®. Když jsme se rozhodovali, jak sestavit podpůrné nástroje pro řízení firmy, tak v úvahu přicházelo několik variant. 

Soustředili jsme se na řízení cashflow, řízení projektů, evidence obchodních příležitostí a úložiště dat. Nakonec jsme skončili s Google Drive (data), Caflou (cashflow, náklady/výdaje, obch. případy) a koketovali jsme s Asanou nebo Trellem pro řízení projektů.

Jenže v Caflou nezahálejí a tak jsme nakonec i Asanu odstřihli. Díky tomu se nám značně zjednodušily procesy, ALE HLAVNĚ!! má naprosto bezkonkurenční Podporu, za kterou se určitě neschovávají roboti. Protože co za robota, by vám v půl dvanácté napsal, že neměl problém vám takhle večer pomoci, protože "zrovna dočítá detektivku"

Long story short, je super být u něčeho co roste s vámi, kde se o vás starají a kde to hlavně funguje. Kdyby chtěl někdo slyšet více o Caflou a jak se tam dají řídit Firmy, projekty, úkoly, trackování, výkazy, faktury, náklady/výdaje, zdraví projektu, plánování cashflow, mzdy, a ještě něco k tomu:) tak rád řeknu, co vím a zbytek nechám na odbornících.  

UVD spol. s.r.o.

Jméno: Vladimír Dračka
Pozice: Ředitel
Název firmy: UVD spol. s.r.o.
Www: www.uvd.cz
Obor: Dopravní nehody, pracovní úrazy

Jak jsme fungovali před Caflou

Chaoticky co se týče zejména úkolů pracovníků týmu a sledování jejich plnění. Základní informace k projektům jsme měli rozestrkané po všech možných tabulkách.

Jak fungujeme s Caflou

Výrazně organizovaněji a přehledněji. Mnoho tabulek jsem mohli opustit. Caflou nás nutí zavést procesy, což má své přínosy co se týče přehlednosti nad plněním úkolů a jejich plánováním a celkově nás posunulo dále. Modul Cashfow nám umožňuje mít přehled o ekonomice firmy průběžně i když firemní účetní ještě nezpracovala podklady do účetní evidence. 

LAFURNI

Jméno: Jan Černý
Pozice: Majitel
Název firmy: LAFURNI
Www: www.lafurni.cz
Obor: Zakázková výroba nábytku a interiérů

Jak jsme fungovali před Caflou

Než jsme začali používat Caflou, veškerou evidenci na zakázkách jsme řešili v tabulkách. Na další agendy jsme zase používali jiné nástroje, ale nikdy jsme se zvoleným řešením nebyli 100% spokojeni.

V začátcích podnikání jsme se vždy snažili hledat co nejlevnější nástroje - do určitého počtu projektů tento „decentralizovaný“ systém funguje celkem dobře, ale s narůstající agendou začíná být hodně neefektivní. Než jsme kompletně přešli pod Caflou, testovali jsme i další konkurenční služby (Lamael, Freelo, MůjZakázkovník), ale svým zaměřením a rozsahem funkcí nám Caflou vyhovovalo ze všech nejvíc.

Jak fungujeme s Caflou

Caflou používáme na denní bázi. Jsme výrobní značka orientující se na zakázkovou výrobu. Je pro nás proto důležité mít nad jednotlivými projekty detailní přehled. A i když nevyužíváme všechny funkce Caflou, celkově nás jeho používání posunulo dopředu.

Všem, kteří s Caflou začínají, doporučuji jednotlivé funkce začít využívat postupně. Chvíli nám trvalo než jsme si jednotlivé procesy nastavili a Caflou si v rámci možností přizpůsobili k obrazu svému. Je skvělé pracovat s jedním nástrojem s tak širokým záběrem.

Určitě je více důvodů, proč bychom mohli Caflou doporučit. V počáteční fázi používání jsme byli často v kontaktu se zákaznickou podporou, která ochotně fungovala i v neděli a trpělivě s námi řešila individuální požadavky. Dále oceňujeme, že se Caflou neustále posouvá dopředu - přidává nové nebo rozšiřuje stávající funkce. Díky za tento komplexní nástroj, o to víc nás těší, že se jedná o české řešení! 

Krejčovství Tomáše Dočkala

Jméno: Tomáš Dočkal
Pozice: Jednatel a krejčí
Název firmy: Krejčovství Tomáše Dočkala
Www: www.tomasdockal.cz
Obor: Zakázkové krejčovství

Jak jsme fungovali před Caflou

Před Caflou jsem byl zahlcen lístečky a dokumenty ve Worldu a Excelu, které však při větším množství zakázek působily pouze zmatek. Jako řemeslník jsem placen za práci rukami avšak spoustu času jsem trávil nadměrnou administrativou a o peníze jsem tak spíše přicházel než je vydělával.

Jak fungujeme s Caflou

Caflou jsem původně vyzkoušel jako systém na tvorbu faktur ale postupně jsem zjistil, že jeho funkce jsou mnohem širší a zjednodušuje administrativní chod firmy snad po všech směrech. Nejvíce oceňuji, že je možné bleskově generovat faktury stálým klientům. V systému je možné mít uložené všechny své dodavatele, tudíž díky intuitivitě systému mě může snadno zastoupit i jakýkoliv zaměstnanec v případě kontaktování klientů, objednání materiálů u dodavatelů apod. což dříve bylo nepředstavitelné. Caflou za mě také hlídá splatnost faktur a tak mám přehled o neuhrazených fakturách. Dále je zde funkce Cashflow, díky které mám pořád přehled o tržbách. A tak bych mohl pokračovat dál a dál. Za 10 let podnikání jsem vyzkoušel nespočet programů, které mají nejrůzněji usnadňovat administrativu, ale Caflou je s přehledem strčí do kapsy.

Mráček Kovo s.r.o.

Jméno: Michaela Mráčková
Název firmy: Mráček Kovo s.r.o.
Www: www.mracek-kovo.cz
Obor: Kovovýroba

Jak jsme fungovali před Caflou

Dříve jsme měli veškerou administrativu postavenou na excelových tabulkách, spoustě složek s papírovou dokumentací a nebo jen v hlavě. do určité úrovně naší firmy nám to stačilo, když jsme se však začali rozrůstat, vše začalo být velmi zmatečné a neorganizované.

Jak fungujeme s Caflou

Program Caflou nám velmi ušetřil nejen čas, ale i místo v našich hlavách a kancelářích :D Složky na dokumenty jsme omezili na víc jak polovinu. Organizace je teď na úplně jiné úrovni, všechno je velmi přehledné. Máme možnost se zaměřit na růst ekonomiky díky přehledným grafům. Program je jednoduchý na zadávání, máme neustále spojení s kolegy přes mobilní aplikaci a jako bonus má moderní a velmi příjemné prostředí.