|
Jména: Jan Mráz (obchod) a Kateřina |
|
„Na Caflou si nejvíce ceníme automatizace workflow, ušetří nám spoustu času.“
Čím se firma zabývá: Poskytuje řešení pro chytré přístupy do vymezených prostor prostřednictvím elektronického vrátného a samoobslužných boxů na klíče.
Jaký má objem zakázek: Zpracovává přibližně 150 aktivních zakázek najednou, typicky pro hotely, penziony či apartmány a podobně, v ČR i zahraničí.
Video bylo natočeno na konferenci Digifest 2023
Caflou zavedli ve firmě před několika měsíci, nyní jej používají pro obchod, realizaci zakázek, evidují a vytěžují faktury, hojně používají automatizace pracovního procesu. Chystají se začít sledovat cash flow a používat další nejen finanční nástroje, které Caflou nabízí.
Caflou jim přineslo sjednocení, přehled a propojení napříč celou firmou. „Předtím jsme využívali několik aplikací (jednu pro projekty, jinou pro CRM, další pro obchod atd.), které vzájemně nekomunikovaly. Hledali jsme proto systém, který nám vše propojí do jednoho celku, aby měli všichni ve firmě přehled o stavu a historii jednotlivých zakázek,“ popisuje Kateřina Martincová.
Na Caflou přecházeli pozvolna a oceňují hladký průběh změny, včetně převedení objemných dat, jako je například historie jednotlivých klientů a obchodů. „Bylo to opravdu hodně informací a byl jsem mile překvapen, jak hladce migrace proběhla, dokonce za běžného provozu firmy,“ pochvaluje si Jan Mráz.
Pomocí workflow engine, kterým Caflou disponuje, si vytvořili vlastní automatické procesy. Např. po získání zakázky se tak v Caflou automaticky vytvoří projekt s jednotlivými úkoly přiřazenými konkrétním lidem, několik automatických procesů mají navázaných také na konečnou, schvalovací fázi obchodu. Ušetří díky tomu množství rutinní práce i času, tuto část procesu totiž museli dříve ručně a zdlouhavě řešit prostřednictvím excelových tabulek. Nyní ji automatizace provede během chvíle, použije připravenou šablonu a rozešle klientům přednastavené e-maily. „Tato možnost automatizace je pro firmu obrovský přínos,“ shrnuje Jan Mráz.
Jsou také velmi spokojeni s širokými možnostmi personalizace systému. Každý pracovník si Caflou může přizpůsobit podle svých potřeb. Mimo jiné používají webové formuláře nebo spravují v Caflou databázi klientů včetně historie. Všechny informace tak mají kdykoli a odkudkoli k dispozici. „Kromě automatických procesů patří k hlavním přínosům Caflou také celkový přehled o zakázkách i chodu firmy, ucelenost informací a úspora času,“ shrnují zástupci společnosti Keyguru.