|
Jména: Lukáš Holub a Michal Holpuch |
|
„Caflou nám pomohlo efektivněji nastavit pracovní i finanční procesy. Ušetříme peníze a nejsme nikde proděleční.“
Čím se firma zabývá: Většími i menšími stavebními projekty od průzkumů přes architektonické studie, projekční přípravu a povolování až ke kontrole průběhu realizace. Příkladem jejich zakázek jsou třeba rezidenční projekty nebo sítě provozoven.
Jaký má objem zakázek: Realizují přibližně 70–80 projektů ročně.
Kdo je typický zákazník: Mají široké spektrum klientů od menších po větší, převažují komerční subjekty nad koncovými zákazníky.
Na zakázkách této mladé firmy pracuje vždy 10–15 zaměstnanců a externistů. Pro pracovní agendu dříve využívali několik jiných aplikací, přáli si ale sloučit vše do jednoho celku a ušetřit si čas i práci. V Caflou, které používají rok, teď na jednom místě evidují obchodní případy, projekty, faktury, doklady k projektům, docházku nebo dovolené a používají jej i ke komunikaci v týmu.
Každou poptávku si v Caflou založí jako obchodní případ. Připraví nabídku, poptají subdodávky a vše potřebné prostřednictvím Caflou odešlou klientovi. V Caflou tak mají veškeré odeslané doklady na jednom místě. Z následné objednávky vytvoří projekt rozdělený na jednotlivé úkoly. „V Caflou sledujeme u každého projektu jeho cash flow, přidělený čas, uzlové body, průběžnou fakturaci. Máme nastavené příjmy a výdaje a v Caflou provádíme i konečné vyúčtování projektu,“ vyjmenovává jednatel Atribut Solutions Michal Holpuch. „Práci nám hodně usnadňuje možnost cokoli v Caflou zpětně vyhledat, postupy uložené v Caflou nám pomáhají třeba při zaučovaní nových pracovníků,“ popisuje další jednatel firmy Lukáš Holub. Práci jim ulehčují i předpřipravené šablony projektů podle jednotlivých klientů.
Pracovníci při řešení projektů využívají, úkoly, to-do listy, mění stavy jednotlivých úkolů a trackují čas. Kombinací nasmlouvaných cen od dodavatele, konkrétních přednastavených výdajů a hodinových sazeb tvoří rozpočty projektů, následně na základě těchto položek a změřeného času evidují náklady projektů. To poskytuje vedení firmy přehled o všech projektech a jejich finanční stránce v reálném čase. „Pokud se nějaký projekt blíží časovému nebo finančnímu limitu, Caflou nám pošle upozornění,“ pochvaluje si Lukáš Holub.
Čas i práci jim šetří automatizace workflow i pravidel plateb. Využívají automatické párování plateb, opakované šablony plateb a rutinní kroky u obchodních případů za ně také provádí automat. Počítají s dalším rozšiřováním automatizací.
Očekávané hodnoty poptávek, zakázek nebo uzavřených obchodů sledují pomocí grafických reportů v přehledu obchodní činnosti. „Máme tak pružnější výhled na to, jestli a jak porosteme, jestli je potřeba někde přidat, a získáme přehled o struktuře klientů a o finančních tocích,“ říká Michal Holpuch
Caflou jim přineslo přehled o všech aspektech firmy na jednom místě, a to včetně přehledu finančního. Získali přesné informace i výdělečnosti projektů a díky tomu si efektivněji nastavili procesy i smlouvy s klienty. „Ušetříme tak peníze a neproděláváme,“ shrnuje výhody Caflou Lukáš Holub a Michal Holpuch dodává: „Dříve jsme museli složitě přiřazovat výkazy k zakázkám, teď máme veškeré informace o chodu firmy hned po ruce a v reálném čase, což je super.“