V našem seriálu jsme se stihli již podrobněji seznámili s tím, jakou roli ve finančním řízení mají majitelé, top management i další vybrané pozice v rámci interních organizačních struktur. Dnes se podíváme na situaci, kdy se finanční řízení rozhodneme svěřit “někomu mimo podnik”, odborně se takové variantě říká “interim finanční management”.
Téma si rozdělíme do následujících kapitol:
a/ Co je interim finanční management
b/ Proč a kdy dává interim finanční management smysl
c/ Jak probíhá proces interim managementu
d/ Jaké jsou přínosy a rizika interim finančního managementu
e/ Závěr - shrnutí
🎓 Caflou sérii "Moderní finanční řízení v malých a středních firmách" přináší Caflou, all–in–one manažerský systém, se kterým řídíte finance, projekty, týmy i vztahy se zákazníky na jednom místě a za dostupnou cenu.
a/ Co je interim finanční management
Interim finanční management je forma dočasného výkonu agendy finančního řízení, které zajišťuje externě najatá osoba pracující pro podnikatelský subjekt (tzv. interim manažer) na předem definovaném projektu, smlouva má jasně stanovenou délku trvání spolupráce, je vymezen rozsah působnosti a pravidla pro přiznání smluvní odměny.
Interim manažer je velmi zkušený odborník ve své profesi a pracuje zpravidla jako OSVČ.
Někdy se rozlišuje mezi interim manažerem a krizovým manažerem, nicméně se domnívám, že ve většině případů se bude v praxi jednat o jednu a tutéž osobu, proto si stejným způsobem vymezíme definici i pro účely našeho článku.
b/ Proč a kdy dává interim finanční management smysl
Z definice pojmu interim managementu vyplývá, že pole působnosti takového manažera bude nejčastěji v případě potřeby pomoci se zvládnutím nestandardních procesních postupů a událostí ve firmě. Nebudeme (ale můžeme) si jej tedy nabírat pro plnění rutinních finančních agend, zde je přirozeně rozumnější volba interní zaměstnanec.
Podívejme se na několik typických situací, kdy je volba interim odborníka dobrá volba:
Majitel potřebuje dostat nezávislý pohled na aktuální hospodaření své firmy - tato situace je velmi častá u malých a středně velkých firem, které nemají dostatečně dlouhodobě rozvinuté nástroje finančního řízení. V praxi dochází k tomu, že stávající interní člověk, kterého si majitel vybral, nezvládá plně svoji finanční agendu - odbornostně či po lidské stránce - a začnou se množit z různých stran pochybení, která eskalují v samotnou nedůvěra ze strany vlastníka, případně ředitele firmy. Pokud dokáže nejvyšší zástupce společnosti včas negativní situaci rozpoznat a zareagovat, může ještě odvrátit krizový stav firmy. Interim odborník umí pomoci rychle a je lepší volbou než narychlo hledat nového zaměstnance, to si necháme na později, až budeme od interim manažera vědět, v jakém stavu máme finanční zdraví našeho byznysu a co musíme udělat za akční kroky.
Firma se dostane do nezdravé finanční situace a stávající management nedokáže najít řešení - krizová situace, která je následkem nedostatečného fungování zpravidla celého managementu, majitel proto musí rychle jednat, aby udělal maximum pro záchranu své firmy. Příčiny i dopady takového stavu jsou v praxi různé, proto o to více platí, že čím dříve něco uděláme, tím lépe. Buďte však opatrní při výběru interim manažera, abyste jej zase nepustili do financí dříve, než budete mít ověřeny jeho kvality přes reference, i v hodně krizové situaci je lepši proces pozdržet o jeden telefon a jeden den. Jestliže vyplývá ze situace, resp. vyplyne z úvodní situační interim zprávy, že je nutno přizvat i interim odborníky do dalších procesů firmy, udělejte to, potřeba hlubokých změn ve finančním řízení bude spojena s pomocí dalších interim odborníků zpravidla na obchod, nákup, výrobu, marketing, HR atd. A toto řešení bude i přes jeho cenu lepší volbou než se snažit spoléhat na stávající - všechny či vybrané - členy vedení.
Majitel - stávající či nový - se rozhodne provést rozsáhlé procesní změny - může se jednat o restrukturalizační opatření, konsolidaci vlastnické struktury, přípravu definice nové strategie, formování budoucí struktury top managementu atd. - všechny uvedené cíle si budou vyžadovat hlubokou analýzu před rozhodnutím o budoucím stavu. Než se do něj úspěšně dostaneme, přizveme si na pomoc interim odborníky, i zde si zřejmě nevystačíme jen s profesionálem zvládajícím finance. Stávající management pracuje dále, zpravidla v rozsahu plnění základních a rutinních agend.
Existuje nový projekt, který si vyžaduje vlastní finančního řízení - typickým případem je záměr uvést na trh nový inovativní produkt, nabídnout výjimečnou službu, vstoupit na nový trh geograficky nebo segmentově, nejedná se tedy o manažerskou podporu v režimu doplnění běžného, stávajícího obchodního portfolia zboží a služeb. Uvedené situace vyvolávají potřebu zásadně přenastavit celkové finanční řízení, jehož součástí je i definice finančních procesů pokrývajících zmíněný nový projekt. Celá věc probíhá často jako samostatná projektová větev a v určité chvíli se ukončí a sloučí s dosavadními postupy. Interim tedy pracuje spolu se stávajícím finančním ředitelem, který vykonává plně původní agendu a po splnění projektu přebírá celý komplex procesů do své působnosti. Běžně v těchto situacích dojdeme k závěru obsadit interní pozici finančního ředitele novým člověkem se širšími zkušenostmi.
Na pracovním trhu se nedaří najít vhodného kandidáta - důvodů může být celá řada, od těch ovlivnitelných - tedy nesprávně nastavený profil kandidáta včetně mzdového ohodnocení až po externí vlivy - existuje skutečný nedostatek odpovídajících odborníků, což jsou vesměs dočasné příčinné jevy, které lze časově překlenout najmutím interim odborníka na finance.
Nečekaný odchod stávajícího šéfa financí - podobná situace jako předchozí varianta, jen s odlišnou příčinou vzniku - osobní rodinné či zdravotní důvody, neshoda v pracovním procesu, střet se zákonem, převzetí pracovníka konkurencí ad.
c/ Jak probíhá proces interim managementu
Volně lze konstatovat, že se v samotném základu jedná o sled dílčích subprocesů podobných těm, které známe ze situací, kdy uzavíráme obchodní smlouvy o spolupráci s většinou našich významných obchodních partnerů. Ta jsou “povýšena” o specifika interim služby, proto je tedy třeba dbát vyšší pozornosti v několik důležitých faktech:
Věnovat maximální péči výběrovému řízení - interim finanční manažer bude člověkem, od kterého toho hodně očekáváme a často mu svěřujeme osud naší celé firmy, na druhou stranu i on bude očekávat adekvátní pracovně-smluvní podmínky včetně těch finančních.
Proto doporučuji se s kandidáty sejít vícekrát, přednést jim reálný výtah z našeho problému a vyzvat je k jejich názoru na věc, současně se dobře osvědčí, když kandidáta představíme na pohovoru (v dalších kolech) i ostatním členům vedení. Potřebujeme maximální shodu managementu, nelze-li k ní dojít, rozhoduje majitel firmy.
Snažíme se vybrat dva nejlepší kandidáty a ty skutečně detailně nechat prověřit přes reference, v tomto případě se do procesu kromě personalistů zapojují i majitelé, kteří se budou snažit získat zpětnou vazbu od majitelů - referenčních klientů, případně úkol delegujeme na ředitele firmy.
S vybraným interim finančním ředitelem si přesně vymezíme jeho status, a to z pohledu:
- Předmětu a rozsahu jím vykonávaných činností, resp. působnosti pravomocí a odpovědnosti
- Pozice stávající organizační struktury, resp. stávajícího managementu a řídících procesů
- Délky trvání spolupráce
- Požadavků na kapacity vybraných osob ve firmě přizvaných ke spolupráci
- Pravidel reportingu výsledků interim aktivit, termínů předávání výstupů a jejich formy
- Nastavení termínů kontrolních meetingů - setkávání s majitelem, CEO a/nebo top managementem (nebo jeho vybranými členy)
- Měření výsledků a mechanismu proplácení smluvní odměny
- Další fakta - místo výkonu práce, přístupy do interních informačních systémů, vstupy na vybraná pracoviště ad.
Pokud jsme interim manažera seznámili s vedením firmy již v rámci výběrového řízení, doplníme v případě potřeby kontakty o další vybrané klíčové specialisty.
Jako majitelé dbáme na přiměřenou informovanost všech dotčených osob o působnosti interim finančního manažera ve struktuře firmy, vhodné je ještě také navíc předat na všem zaměstnancům alespoň krátkou informační zprávu.
Další kroky už plynou z realizace plnění uzavřené smlouvy.
Interim management nepatří většinou mezi odpočinkové aktivity ani pro zadavatele, musíme očekávat návrhy často na radikální opatření, a proto měli bychom být s tímto faktem mentálně ztotožněni již předtím, než se pro takovou službu rozhodneme.
Uvedli jsme si nejčastější situace, kdy se nabízí příslušeného odborníka najmout a ani v případně jedné z nich nelze hovořit o čistě formálním plnění, dodržování a kontrole smlouvy. V případě interim řízení dostaneme “něco navíc”, s čím je potřeba umět správně zacházet.
Majitelé bývají často zahleděni do těch produktů, služeb, procesů, myšlenek, které považují za “své děti” a náhle jsou konfrontováni s drsnou realitou konat - změnit, zrušit, prodat, přejmenovat, sloučit - rychle, mnohdy ne nezbolestně, často draze, s rizikem…
Podívejme se proto v další podkapitole, jaké “výhody a nevýhody” si potřebujeme “zviditelnit.”
d/ Jaké jsou přínosy a rizika interim finančního managementu
Začneme s PLUSY:
1) Možnost získat kvalitního experta na danou problematiku s excelentním doporučením vycházejícím z mnohaleté úspěšné praxe
2) V případě volné kapacity většinou brzký termín nástupu interim manažera, na rozdíl od varianty obsazování kapacity interní osobou není potřeba čekat na ukončení pracovního poměru, kde dosud působí (u vysoce postavených odborníků - zaměstnanců nebývá neobvyklý exit třeba i 3-6 měsíců).
3) Rychlost pochopení kritických bodů, osvojení pravidel a procesů firmy a okamžité zapojení do hluboké práce
4) Nezávislý audit stavu problému a jeho řešení - interim finanční ředitel podobně jako třeba externí poradenská firma není nijak svázán ani ovlivňován stávajícími parametry, které byly pravděpodobně součástí vzniku problému - nemá osobní lidské ani tradiční vazby na ostatní zaměstnance, nezná jejich historii, zvyklosti firemní kultury (ty nemusí být ale nutně špatné), nevzniká u něj citové či morální dilema dávat nepopulární návrhy např. na propouštění lidí
5) Interim manager neřeší kariérní plány a nesdílí kariérní ambice ve firmě - známe přesně a jasně jeho smysl fungování ve struktuře, některý čtenář může spatřovat uvedenou věc jako nevýhodu, protože dlouhodobě budeme stejně potřebovat interního člověka, nicméně my stále vycházíme z většiny případových důvodů - proč interim ano - popsaných v jedné z předchozích podkapitol
6) Cílem interim finančního manažera je odvést perfektní práci, která mu dává předpoklad pro získání kladné reference a opět zvyšuje jeho rating na konkurenčním trhu. A nezapomeňme, že průsečíkem oboustranné spokojenosti s výsledkem je úspěšné splnění pravidel pro vznik nároku na smluvenou odměnu za vykonané služby.
Přejděme nyní na možné MÍNUSY:
1) Časová stopa - některé projekty trvají měsíc, jiné překročí dobu roku, ale vždy k nějakému termínu skončí a záleží na typu přijatých a schválených rozhodnutích, zda jejich dopad do fungování firmy nastane ještě za přítomnosti interim finančního ředitele nebo se projeví až poté, co svoji misi ukončí.
S touto tezí se v praxi potýká mnoho majitelů firem, kteří sdílí obavy a říkají si - “udělá nám službu, zaplatíme mu a potom to stejně spadne na hlavu nám”. To je ovšem chybná úvaha a svědčí o autorovi, že je typickým mikromanažerem - “dáváme mimo svoji kontrolu finanční řízení a proto tedy předem rovnou nevěříme v možný kladný efekt interim služby”.
2) Odměna interim manažera převyšuje firemní standardy členů top managementu - v případě kvalitního odborníka je neoddiskutovatelným faktem jeho špičkové finanční ocenění, které bude většinou převyšovat v případě financí platovou úroveň interního finančního ředitele.
Kvalita má vždy svoji cenu, na trhu interim odborníků rozhodně platí, že když sáhnete po levné variantě, propálíte zbytečně peníze a čas.
Mějte také předem na paměti, že s největší pravděpodobností (až na výjimky a v Čechách se bude se jednat asi jen o Prahu a okolí) bude interim finanční specialista mimo lokalitu působnosti Vašeho podniku, resp. “problému”. Budete tedy proplácet také cestovní náklady a/nebo náklady na ubytování.
3) Porušení sociálního smíru na pracovišti - jestliže jsme jmenovali nezávislost interim finančního ředitele na osobních vazbách vůči interním zaměstnancům jako výše popsanou výhodu, musíme si být vědomi i možnosti opačného dopadu do týmů. Dočasně najatý manažer - v dobré snaze pomoci majiteli - pracuje především po úkolové linii a nehodnotí reakce, pocity, emoce a nálady lidí. Zajímají ho fakta, čísla, reporty, procesy, analýzy, závěry.
Nezajímají ho firemní zaměstnanecké “kliky” v kuchyňkách, na chodbách a v kancelářích.
Zde bych doporučil majitelům jejich aktivní angažovanost a při kontrolních schůzkách s interim manažerem posuzovat také sociální rozměr navrhovaných opatření. Nejedná se vyloženě o potřebu udržovat sociální podnik, ale je dobré rozmýšlet finanční i personální dopad - rizika i přínosy a jejich vzájemnou kombinaci.
4) Selhání interim manažera - vždy bude existovat určitá pravděpodobnost, že interim odborník osobně nezvládne svoje zadání, už jsem se zmínili o krocích, jak toto riziko eliminovat, připomeňme, že jeho agenda je velmi adrenalinová záležitost a tak může teoreticky dojít k vyhoření a vyčerpání, manažer se tzv. “utaví” - u zkušených seniorů je riziko ale velmi nízké.
5) Selhání interim mise - nastává nejčastěji, pokud nevíme předem, jak interim odborníci pracují, co od nich můžeme čekat, kolik nás budou stát, jak dlouho nám pomohou a co budeme muset udělat my sami a jestli takovou službu skutečně chceme objednávat a zda není lepší raději nezvolit jiná řešení.
e/ Závěr - shrnutí
1) Interim finanční management je vysoce efektivní forma finančního řízení v dočasném režimu
2) Ve velmi krátké době můžete získat skutečně kvalitního a špičkového experta
3) Se službou interim mangementu je nutno umět pracovat a být si vědom jejích specifik
4) Při výběru interim odborníka prověřte jeho reference a s finálním kandidátem dohodněte oboustranně transparentní podmínky spolupráce
5) Z pozice majitelů a ředitelů firem nezapomínejte na sociální smír a berte tento fakt v potaz při optimalizaci efektu váha problému / stabilita firmy / úspěšnost výsledku / styl práce interim manažera
<< Zpět ke všem článkům ze série Moderní finanční řízení v malých a středních firmách
Autor článku: Ing. Zdeněk Koptík
Ve spolupráci s panem Ing. Zdeňkem Koptíkem, odborníkem na finanční řízení, jsme pro vás připravili sérii článků "Moderní finanční řízení v malých a středních firmách", jejímž cílem je pomoci vám rozšířit znalosti v oblasti řízení financí v malých a středních firmách.
Ing. Zdeněk Koptík pomáhá klientům jako certifikovaný mentor, odborník na finanční řízení, specialista v oblasti controllingu s 25 lety praxe v managementu významných tuzemských i zahraničních firem.
📞 Pro odborné poradenství můžete Zdeňka kontaktovat na zdenekkoptik.cz nebo na 