Jak se firmy vracejí do normálu? Jak moc budou firmy fungovat na dálku? Na tyto otázky se pokoušíme odpovědět.
🎓 Caflou sérii "Jak řídit firmu a tým na dálku" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku. Ve spolupráci se skupinou Podnikatelé a živnostníci - výměna zkušeností.
Kontext:
Jako zastánci vykonávání a řízení práce na dálku jsme po odeznění omezení (více méně nucená práce z domova) chtěli zjistit, jak se firmy právě po rozvolnění omezení a vracení se do “normálu”, staví k práci na dálku. Zda se těmto firmám fungování na dálku osvědčilo a zda to bude vidět v jejich budoucím fungování.
Oslovili jsme proto naši "sociální bublinu" na LinkedInu dotazníkem (červen 2020). Na dotazník reagovali majitelé malých firem, manažeři, případně seniorní zaměstnanci, kteří zpravidla mohou do jisté míry pracovat samostatně, odděleně, na dálku. Jsou to nejčastěji IT profesionálové, marketéři, projektanti, konzultanti, obchodníci apod., z největší části se jedná o firmy ve službách. Právě u těchto firem a profesí si lze představit určitou míru práce na dálku.
Výsledek ankety na konci příspěvku porovnáme s průzkumy, které proběhly nezávisle od toho našeho, a jejich cílem bylo získat pohled zaměstnance.
Jak jsou výsledky průzkumu?
Výsledky průzkumu jsme diskutovali i s Jiřím Rosteckým z MladýPodnikatel.cz:
66 % firem umožní více práce z domova
To jsou velmi pozitivní zprávy! Pozitivní zjištění také je, že 47 % firem výrazně zvýší podíl práce z domova (nebo lépe práce odkudkoliv), oproti původnímu normálu.
39 % firem umožní nově velkou část práce z domova. Pod tím si můžeme představit možnost pravidelného home officu tam, kde třeba vůbec nebyl, až po několik dní práce na dálku týdně. Častý bude také hybridní mód - u jednotlivých zaměstnanců uvidíme kombinaci práce z domova a v kanceláři, ale také uvidíme kombinaci lidí, kteří pracují pouze nebo převážně v kanceláři a těch, kteří pracují pouze nebo převážně z domova (nebo odkudkoliv, třeba kavárny nebo coworkingu).
Jen 1/3 firem se vrací plně do kanceláře - i to je velmi pozitivní (v průzkumu takto odpovědělo pouze 34 % respondentů).
Co stojí za "extrémním" rozhodnutím zbavit se kanceláře?
8 % firem účastnících se průzkum přechází na plný "remote mód" a dokonce se vzdávají kanceláří!
Podívali jsme se detailněji na tuto “extrémní” volbu a respondentů se zeptali na jejich zdůvodnění. Důvody např. jsou:
- Šlo o firmy s globálním/celorepublikovým působením, kde se zaměstnanci stejně moc v kancelářích nepotkávali. Firmy nyní umožní pracovat odkudkoliv, volba je na zaměstnanci (home office/co-working), ale už nemají centrální kancelář.
- Další firmy viděly, že výkon lidí na home office je minimálně stejný nebo i lepší než v kanceláři a zůstanou tak v remote módu.
- Pak jde o externisty (např. pracovníci v IT, programátoři apod.), kdy jejich zaměstnavatelé zjistili, že tito fungují stejně dobře z domova a už je nenutí chodit do kanceláře.
Na plný remote mód zpravidla přecházejí firmy, které mají ověřené zkušenosti s hodnocením zaměstnanců podle výsledků, výstupů, a tedy i na dálku umí zhodnotit, že zaměstnanec odevzdává výstupy, které se od něj čekají.
Úspory vzniklé ručením kanceláří jdou nejčastěji do platů, do vybavení zaměstnanců pro práci na dálku nebo na společné socializační akce.
💡 Už znáte CAFLOU®? CAFLOU je lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.
34 % se vrací plně do kanceláří
I na druhé straně spektra jsme chtěli zjistit důvody, proč firmy, které z jejich podstaty (nejčastěji služby, viz v úvodu článku) mohou alespoň částečně umožňovat práci z domova, přecházejí na plný kancelářský mód.
Samozřejmě chápeme, že ne každá firma a každý zaměstnanec mohou (a umí) pracovat z domova, že ne každý manažer umí řídit týmy z domova, že volba je na majitelích (jsou to jejich firmy, neříkejme jim, co mají dělat). Přesto jsme chtěli pochopit rozhodnutí majitelů firem pracovat plně z kanceláří.
Argumenty se dají dělit mezi:
- Racionální nebo opravdu dobrovolné
- Méně racionální až iracionální
Snad všechny důvody (až na ty z kategorie racionálních) vidíme jako řešitelné (např. v částečném remote módu). Většina (z těch méně racionálních) argumentů se dá ve vzdáleném módu řešit, pokud je zde vůle - jde např. o:
- Soustavné vzdělávání v práci na dálku
- Nastavení a vylepšování firemních systémů a procesů
- Nacházení způsobů socializace
Téměř vždy je rozhodnutí o přechodu do kanceláří “o nás bez nás”. I u malých firem udělá, až na výjimky, volbu dělá majitel za celou firmu.
A jaké jsou hlavní důvody návratu do kanceláří?
Racionální / opodstatněné / dobrovolné
- Např. výroba, prototypování (např. je třeba nad fyzickými produkty diskutovat, dostupnost zařízení, strojů, programů - jde o profese, které je nutné vykonávat v kanceláři)
- Lidé opravdu chtějí chodit do práce (např. žádané odlišení domova a práce, absence dedikovaného pracovního místa doma apod.)
Iracionální, subjektivní, řešitelné
Mnohé vyřčené důvody plynou z neznalosti principů a možností práce na dálku:
- Nemusíme si kvůli kdejaké maličkosti volat a nahánět se po konferencích.
- Lidé špatně komunikují, místo zavolání si píší.
- Nejsme na to zvyklí.
- Dochází k nedorozuměním, špatné interpretaci, čeká se na odezvy.
- Ruchy doma.
Tyto jsou zpravidla řešitelné, vzděláváním, nastavením pravidel komunikace, definicí procesů apod.
Rozhodnutí často plynou z nedůvěry v zaměstnance, ale také neznalosti a prosté obavy z práce na dálku:
- Když musí do práce někdo (opodstatněně), tak půjdou všichni.
- Všichni, kdo jsou schopni celou svou práci dělat na dálku, tak mohou být nahrazeni roboty.
- Domov máme od odpočívání, odlišujeme práci a domov.
- Klesá efektivita, jsou zde ruchy, proto budou všichni v kanceláři.
- Práce na dálku funguje pouze, pokud jsou remote všichni, jinak se ztrácí informace.
Tyto jsou zpravidla opět řešitelné, v tomto případě osvětou, vzděláváním, nastavením způsobů měření a hodnocení práce apod.
Častá je obava o sociální aspekt, oslabení vztahů, dopad na firemní kulturu, oslabení loajality vůči firmě. Vyřčené důvody jsou např.:
- Chybí empatie.
- Potřebujeme denní kontakt s lidmi v týmu, se zákazníky.
- Osobní setkání je nejefektivnější pro řízení businessu a koordinaci práce.
- Rádi jsme spolu.
- Chodíme spolu na obědy.
- Klienti k nám chtějí chodit.
- Navzájem se lépe inspirujeme, učíme se od sebe, pozorujeme se a tím se zlepšujeme.
Tyto jsou zpravidla opět řešitelné, alespoň v částečném vzdáleném módu, je nicméně třeba nacházet vlastní způsoby, jak posilovat vazby a vztahy, loajalitu vůči firmě, firemní kulturu.
V několika málo reakcích majitelů nebo manažerů, kterým remote mód vyloženě nevyhovuje, slyšíme (bohužel bez silných argumentů postavených na faktech) obecnou paušalizaci a tvrzení, že jelikož oni nezvládají práci na dálku (jako jednotlivci nebo jako firma), pak z toho plyne, že práce na dálku je pro většinu firem nevýkonný a neudržitelný mód ("když ne my, pak kdo?"). Chápeme, že práce na dálku není pro každého, ale takováto tvrzení považujeme vyloženě za demagogii.
Jak to vidí zaměstnanci?
Velmi zajímavý je také pohled zaměstnanců. Dostal se nám do ruky velmi pěkný průzkum kancelářských pracovníků (společnost Building 20, 423 kanceářských pracovníků, květen 2020). Průzkum je sice z Austrálie, ale pohled zaměstnanců, předpokládáme, nebude výrazně jiný u kancelářských pracovníků téměř kdekoliv v moderním světě. To potvrzují i zjištění České asociace startupů a jejich průzkumu mezi korporáty.
Co se dozvídáme od zaměstnanců?
S ohledem na produktivitu, pracovníci říkají následující:
- 45 % říká, že jsou produktivnější na dálku než v kanceláři
- 32 % říká, že jsou stejně produktivní na dálku i v kanceláři
- 22% říká, že jsou méně produktivní než z kanceláře
Tedy 77 % pracovníků je schopno efektivně pracovat na dálku. Podobný pohled uvádí i Česká asociace startupů a jejich průzkum mezi korporátními firmami - 68 % pracovníků říká, že jsou stejně nebo více efektivní v práci mimo kancelář. Ano, tato vyjádření jsou subjektivní, ale pokud firma dokáže hodnotit výkon zaměstnanců (za rámec odpracovaného času), pak lze snadno hodnotit, zda zaměstnanci odvádí očekávanou práci.
S ohledem na preference, průzkum ukazuje následující:
- 51 % kancelářských pracovníků preferuje práci na dálku
- 57 % manažerů preferuje práci na dálku vs 45 % mezi nemanažery
- 26 % nemají preferenci
- 23% preferuje práci z kanceláře
V průměru by kancelářští pracovníci chtěli alespoň 1/2 času pracovat na dálku.
A jaké jsou nejčastější důvody pro práci na dálku, ze strany zaměstnanců:
- Úspora času
- Úspora peněz (toto platí nejen pro zaměstnance ale i zaměstnavatele)
- Flexibilita
- Lepší work/life balance
- Více času s rodinou
Klíčové faktory ovlivňující vůli/nevůli pracovat na dálku
Výše uvedená vyjádření zaměstnanců jsou samozřejmě "zprůměrovaná". Z průzkumu nicméně vyplívá, jaké hlavní faktory ovlivňují, zda zaměstnanec preferuje práci na dálku a zda se cítí být při práci na dálku efektivnější než při práci z kanceláře. Jaké ty důvody jsou?
- Pracovní místo - pokud měl zaměstnanec při práci z domova k dispozici dedikované pracovní místo, jeho výkon při práci na dálku i touha pracovat mimo kancelář byly výrazně vyšší
- Trénink v práci na dálku - pokud byl zaměstnanec při práci z domova zaškolen pro tuto formu práce, jeho výkon při práci na dálku i touha pracovat mimo kancelář byly výrazně vyšší
Problém socializace
Z průzkumu také plyne, že je pro udržitelnost vzdáleného módu nutné klást velký důraz na řešení socializace mezi členy týmů, na udržení firemní kultury a loajality vůči firmě. Nacházet efektivní řešení nebude snadné a každá firma přístupná práci na dálku bude muset hledat řešení.
Doporučení
Přechod na plně vzdálený nebo částečně vzdálený pracovní mód je proces, který se nestane okamžitě. Přechod bude pro většinu firem určitou dobu trvat. Vyžaduje od firem trpělivost, vytváření a ladění procesů, vymýšlení systémů práce, nacházení správných nástrojů. A také hledání správných zaměstnanců i manažerů. Ale jakmile se přechod povede, budou z něj těžit všichni.
<< Zpět ke všem článkům série Jak řídit firmu a tým na dálku
Autor článku: Ing. Petr Macek
Autor aplikace CAFLOU®
