Studie ukazují, že kancelářští pracovníci pracující vzdáleně jsou v průměru o 13 % produktivnější než zaměstnanci pracující z kanceláři. K takovémuto nárůstu produktivity nicméně nedochází automaticky. Úspěšný přechod k práci na dálku vyžaduje pečlivý plán a také detailní pochopení potřeb zaměstnanců.
🎓 Caflou sérii "Jak řídit firmu a tým na dálku" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.
Firmy po celém světě zvažují, jak přistoupit k práci na dálku během případných dalších vln epidemie viru COVID-19, ale také jak a v jaké formě přistoupit ke vzdálené práci, až epidemie odezní. Firmy si nicméně musí v jejich plánování uvědomit, že většina kancelářských pracovníků netouží pracovat pouze z domova. Průzkumy ukazují, že v průměru by chtěly dělit čas přibližně 50/50 mezi práci v kanceláři a práci na dálku.
Klíčovou roli při přechodu do vzdáleného módu pak bude hrát nalezení rovnováhy mezi tím, jak moc pracovat z domova a jak moc z kanceláře a také jakým tempem v přesunu práce mimo kancelář má docházet.
Ideální čas je právě teď!
Přechod týmů k práci na dálku vyžaduje jasnou a konzistentní strategii, aby bylo zajištěno, že změny vyžadované pro efektivní práci na dálku budou přijaty a dodržovány.
Výhoda aktuálního dění (díky COVID-19) je ta, že firmy jsou ve stavu, kdy jsou (oproti původnímu normálu) otevřeny změnám (nebo nuceni ke změnám). Jsou ochotny (nebo nuceny) akceptovat práci na dálku a pokud v této situaci přistoupíte k vytvoření trvalé změny (=trvalý přechod k výraznějšímu objemu práce na dálku), obejdete spoustu bariér, které se objeví, jakmile aktuální situace (spojená s COVID-19) bude pod plnou kontrolou.
Fáze 1 - Narušte status quo
Poukažte na problémy a negativní aspekty současného stavu. Identifikujte validní protiargumenty vůči argumentům podporujícím stávající stav a komunikujte je. Tímto postupem posílíte motivace uvnitř týmu či firmy pro nalezení vhodnějšího, efektivnějšího přístupu.
Fáze 2 - Komunikujte změnu
Jakmile je stávající stav narušen, komunikujte představu o změně, nové postupy, nové procesy, nové nástroje. Je nicméně nutné získávat a udržovat podporu pro "nový mód" ze strany zaměstnanců - kontinuálně je vzdělávejte a komunikujte přínosy nových postupů, procesů a nástrojů vůči nim ale také vůči celé firmě.
💡 Už znáte CAFLOU®? CAFLOU je lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.
Fáze 3 - Spusťte změnu
Tato fáze zahrnuje přechod a zvyknutí si na "nový normál". V tomto období se stabilizují postupy řízení týmu či celé firmy, týmové procesy ale i struktura a dynamika týmu. Iterujte, reflektujte, laďte procesy, dokud nedospějete k (dostatečně) ideálnímu stavu.
Zvažte pilotní program
Vhodný může být i pilotní program, pokud je příliš riskantní, aplikovat změnu plošně. Důležité je identifikovat správné týmy, správné jedince, správnou náplň práce vhodnou pro práci z domova.
Předcházejte rizikům
(Nejen) v rámci pilotního programu je důležité zvážit rizika a předcházet jim. Je potřeba předcházet rizikům kybernetickým, rizikům "duševním", rizikům fyzické újmy a také rizikům ztráty produktivity. O tomto jsme napsali článek "4 rizika práce na dálku a jak je zvládnout".
Sbírejte data, hodnoťte dopad změny
Sledujte, jaký dopad má přechod do (plně nebo částečně) vzdáleného módu na klíčové indikátory (KPI) týmů a jedinců, kteří se změny účastní. Dělejte také pravidelné průzkumy mezi zaměstnanci i manažery. Díky sběru zpětné vazby získáte pohledy z více stran, na které můžete reagovat.
Začněte plánovat efektivní využití kanceláří
Pokud počítáte s přechodem na částečný "remote" mód, kdy vždy část týmu bude pracovat na dálku a část v kanceláři, možná už nebudete potřebovat takovou kapacitu kanceláří, jako tomu bylo doposud. Logicky se tato úspora na kancelářích projeví i na úspoře nákladů (za nájmy). Začněte efektivně plánovat, aby kanceláře byly vytíženy optimálně, tedy aby některé dny nebyly prázdné a jiné přeplněné.
👉 Pusťte se do toho. Ideální čas je právě teď, kdy bariéry a averze k přechodu na práci na dálku jsou historicky na nejnižší úrovni. Začněte plánovat přechod na (částečný či plný) vzdálený mód včas!
<< Zpět ke všem článkům série Jak řídit firmu a tým na dálku
Autor článku: Ing. Petr Macek
Autor aplikace CAFLOU®
