Průzkumy ukazují, že 51 % kancelářských pracovníků preferuje práci na dálku a chtěli by takto pracovat alespoň 1/2 času. Mnoho firem již umožňuje nebo plánuje umožnit větší objem práce z domova, jelikož tento vzdálený mód může být výhodný nejen pro zaměstnance ale i firmy samotné. Nicméně musíme si být vědomi rizik, která jsou s prací mimo kancelář spojena. Čtyři kategorie rizik, na které je nutné se z pozice vedení firmy nebo vedoucích týmů soustředit a omezit je, jsou:
- kybernetická rizika (např. vynesení či ztráta dat, nechráněný počítač)
- rizika ztráty výkonu, produktivity (např. díky ruchům při práci z domova)
- "duševní" rizika (např. vliv dlouhodobé izolace od kolegů)
- rizika fyzické újmy (např. díky nevhodnému vybavení pro práci z domova)
Na tato rizika a jak k nim přistoupit jsme se podívali blíže. Každé z uvedených rizik si jistě zaslouží hlubší rozbor, my nicméně věříme, že náš článek diskuse nad těmito riziky ve firmách vyvolá a firmy k nim přistoupí zodpovědně.
🎓 Caflou sérii "Jak řídit firmu a tým na dálku" přináší CAFLOU® - lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.
1. Rizika v oblasti IT a dat
Zaměstnance, kteří začínají pracovat mimo kancelář, málokdy napadne, že s přesunem mimo kancelář mohou souviset nová bezpečnostní opatření, která mají chránit data jejich zaměstnavatelů či zákazníků. Málokdo přece zamyká svoji domácí kancelář, svůj počítač, dává si pozor, aby jeho hovory s kolegy nebo zákazníky nikdo neslyšel (např. spolubydlící, návštěva, soused apod.), že?
Práce na dálku pro vaši firmu nebo tým znamená i zpřístupnění firemních systémů, dat, kontaktů těm zaměstnancům, kteří pracují mimo kancelář. Jelikož bezpečnost firemních dat a systémů je pouze tak silná, jako její nejslabší článek, zpřístupnění systémů z venku se stává novým kybernetickým rizikem.
Pokud zaměstnanec doma používá vlastní zařízení (pc, mobil, wifi), ty nemusí být chráněny na dostatečné úrovni, jako je to u zařízení v kanceláři, které zabezpečuje IT oddělení. Vaše firma by pak měla zajistit dostatečné nástroje na zajištění bezpečnosti, např. výkonný antivirus, software proti malware, bezpečnou VPN apod.
Zaměstnanci také potřebují školení v oblasti bezpečnosti. Měli by vědět např. jak odhalit phishing, podezřelé emaily nebo webové stránky, prostě jak odhalit narušení bezpečnosti. Zaměstnanci by také měli být proškoleni v otázce používání veřejných wifi a s tím spojených rizik, ukládání citlivých údajů na svá soukromá zařízení nebo stahování neznámých příloh - i zde se skrývají rizika pro firemní systémy a data.
Vaše firma či tým by měly mít jasný postup hlášení narušení bezpečnosti a zdůrazňovat důležitost včasného varování v případě podezření útoku.
2. Rizika ztráty produktivity
Rozptylování je velkým problémem, ať jste kdekoli. Tým, který pracuje z domova, je obklopen svojí rodinou, domácími zvířaty, má stálý přístup k televizi, mobilu a dalším formám zábavy. Tato rozptýlení mohou vést k chybám a ztrátě produktivity. Pokud je to možné, vyžadujte, aby zaměstnanci mimo kancelář měli pro svoji práci oddělené pracovní místo.
Chyby v plánování práce mohou také zásadně ovlivnit výkon lidí na home office. Plánujte práci tak, aby na sebe úkoly logicky navazovaly, aby nedocházelo ke skákání od úkolu k úkolu, což vede k ztrátě koncentrace a následný návrat do "hluboké práce" na úkolu může trvat i 15-30 minut.
Z tohoto důvodu se ujistěte, že váš tým má nástroje a techniky pro řízení vytížení a zadávání práce, které usnadní plánování produktivního dne. Nedostatek strukturované pracovní rutiny snižuje efektivitu a zvyšuje prostoje mezi úkoly.
💡 Už znáte CAFLOU®? CAFLOU je lehký firemní systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu 100% digitálně, i na dálku.
Kromě toho mohou ti, kteří pracují z domova s (přítomnými) rodinami, potřebovat dodatečnou volnost ve svém rozvrhu, aby se mohli zároveň starat o děti a zajistit, aby jejich úkoly dostávaly plnou pozornost.
3. Rizika "pro duši" plynoucí z izolace
Bez správných nástrojů a podpory může mít dlouhodobá práce na dálku negativní vliv na duševní zdraví vašeho týmu.
Nejčastěji zmiňovaný negativní aspekt práce na dálku je izolace. Vztahy na pracovišti a čas trávený s kolegy hrají důležitou roli v morálce zaměstnanců a při přechodu na práci na dálku může docházet k negativnímu dopadu na pracovní morálku, ale i na vztahy s kolegy či k firmě samotné.
Nad rámec poskytnutí nástrojů pro komunikaci umožněte svým týmům i komunikovat neformálně, diskutovat mimopracovní témata apod. Se zvyšujícím se objemem práce na dálku (v mnoha firmám dochází i k plnému přechodu k práci na dálku) jsou tyto možnosti neformálních komunikací zásadní k udržení pracovní morálky a vztahů.
Je důležité zaměstnance také vzdělávat v oblasti rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem. Mnoho lidí na home office pracuje více, než by pracovali v kanceláři a část dokonce cítí obligaci pracovat doma aktivněji a déle, než kdyby byli v kanceláři. Lidé na home office jsou pro pracovní potřeby mnohdy v módu „vždy online“, což nejenže je nezdravé, ale může vést až k vyhoření. Tedy vzdělejte svůj tým v tom, že je nutné dělat přestávky, že mají oddělit čas věnovaný práci a volnému času.
Omezte také používání soukromých komunikačních kanálu jen pro tu komunikaci, která je urgentní. I pokud neočekáváte okamžitou odpověď, nezodpovězené zprávy mohou působit tlak na respondenta, který cítí potřebu na zprávu reagovat.
4. Rizika "pro tělo"
Nepříznivé účinky dlouhodobé práce u stolu jsou známy a firmy investují, aby svým týmům poskytly ergonomický kancelářský nábytek a osvětlení a omezily tím negativní vlivy na zdraví. Stejné zásady by se měly vztahovat také na ty, kteří pracují z domova.
Pokud můžete, vymezte rozpočet pro nákup vhodné kancelářské židle či stolu a lampy pro své zaměstnance, kteří pracují z domova.
Dále zaměstnance vzdělejte v důležitosti cvičení a dobrého držení těla - dlouhé vysedávání nad notebookem, který je nesprávně umístěn, s nesprávnou židlí, nesprávně vysokým stolem, může způsobit dlouhodobé zdravotní potíže.
Práce na dálku nabízí vašim zaměstnancům i firmám mnoho výhod a zároveň umožňuje plnohodnotně vykonávat práci, i když nemusí být možné pracovat z kanceláře. Nicméně je nutné si uvědomit, že práce z domova přináší rizika, která mohou ovlivnit produktivitu a zdraví pracovníků - myslete na tato rizika a omezujte je pomocí správných nástrojů, metod, podpory i vzdělávání.
<< Zpět ke všem článkům série Jak řídit firmu a tým na dálku
Autor článku: Ing. Petr Macek
Autor aplikace CAFLOU®
