Jak stihnout více, aniž byste museli více pracovat? Kromě zvyšování produktivity pomocí chytrých nástrojů a automatizací může být klíčem i pochopení a respektování lidských biorytmů. Každý z nás má totiž jedinečný cyklus, který určuje, kdy je výkonnost na vrcholu a kdy naopak přirozeně klesá.
Zjistěte, jak si zorganizovat denní dobu pro svůj prospěch a naučte sebe i svůj tým maximalizovat efektivitu a zároveň si zachovat energii a pohodu po celý den.
🎓 Caflou akademii přináší Caflou - český manažerský systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu, 100% digitálně, i na dálku.
Co jsou biorytmy a jak ovlivňují denní pracovní výkon?
Biorytmy (biologické rytmy) jsou cykly fyzické, psychické a emocionální aktivity, které se opakují v pravidelných intervalech a ovlivňují naši energii, náladu a výkon. S biorytmy úzce souvisí i nervové systémy. Příkladem může být cirkadiánní rytmus, který řídí náš spánek i bdělost. Během 24 hodin reaguje na střídání světla a tmy a ovlivňuje i hormonální hladiny, tělesnou teplotu a metabolismus.
Na biorytmy působí především vnější podněty jako již zmíněné střídání světla a tmy, ale také vnitřní faktory. Největší vliv mají:
- Světlo a tma. Přírodní světlo je největším regulátorem biorytmů. Vystavení se rannímu slunci nastavuje vnitřní hodiny, které podporují bdělost během dne a usnadňují usínání. Podobně tento cyklus ovlivňuje i naše vystavování se intenzivnímu světlu večer a nepravidelný čas odchodu do postele.
- Genetika. Každý člověk má svůj vlastní cirkadiánní rytmus, který určuje, kdy má během dne nejvíce energie. Někteří lidé jsou geneticky nastaveni být „ranní ptáčata,“ jiní zase „noční sovy“.
- Hormony. V rámci hormonů hrají hlavní roli melatonin a kortizol. Hladina melatoninu se zvyšuje s příchodem večera, podporuje spánek a regeneraci. Naopak kortizol ráno stimuluje bdělost a připravuje tělo na aktivní den. Proto se např. nedoporučuje užívat večer doplňky stravy, které by měly delší regulační dopad na kortizol – ráno bychom ho mohli mít méně, než by bylo ideální. Naopak stresovat se večer bude mít zase vliv na melatonin atd.
- Životní styl. Biorytmy si však můžeme ovlivňovat i sami – nepravidelným spánkem, stresem (tj. vyplavování adrenalinu, noradrenalinu a kortizolu), dietami, nadměrnou fyzickou aktivitou nebo konzumací kofeinu a alkohol. Např. proměnlivý spánek nebo dlouhé noční bdění mohou způsobit tzv. sociální „jet lag“ – podobné narušení rytmu jako při časovém posunu či práci na směny.
- Sociální a pracovní zvyklosti. Denní rozvrh, práce na směny nebo dlouhodobé vystavení modrému světlu (např. z elektroniky) může také negativně ovlivnit biorytmy a způsobit únavu či špatný spánek.
Základní typy biorytmů
Rozlišujeme čtyři základní biologické rytmy, které se liší délkou i dalšími charakteristikami. Rozdíly mezi nimi se zabývá tzv. chronobiologie, která zkoumá také změny v organismu během vzniku nemocí, účinky léků v různých denních dobách a vliv časového rozvrhu na zdraví jedince apod.
1/ Infradiánní rytmy
Jsou to biorytmy delší než den, respektive delší než 28 hodin. Patří k nim například menstruační cyklus, změny ovlivněné sezónní vlivy (a s nimi související sezónní afektivní porucha – výkyvy nálad a energie v temné části roku) apod.
2/ Cirkadiánní rytmy
Tyto biorytmy trvají zhruba jeden den, přesněji mezi 20 až 28 hodinami. Ale aby všechno bylo nastaveno optimálně, musíme se sladit s konkrétními podmínkami v místě, kde se nacházíme. Nejzásadnější vliv má na nás světlo, teplo, ale také atmosférický tlak atd.
Cirkadiánní rytmy jsou pro nás zásadní, protože ovlivňují naši výkonnost. Konkrétně nastavují tělesnou teplotu, produkci hormonů, hodnotu krevního tlaku i výkon celého oběhového systému, sílu svalů, koordinaci, rychlost reakcí, činnost trávicího systému i dalších orgánů. V neposlední řadě mají dopad i na naše duševní rozpoložení.
💡Jak to vypadá v praxi: Problém nastává, když tělo nutíme něco dělat jindy, než mu říká cirkadiánní rytmus – třeba pracovat v noci místo spánku. Doháněním úkolů po nocích můžete svůj rytmus rozhodit podobně jako lidé při směnném provozu. Nebo například při cestě na druhou stranu světa a při velkém časovém posunu můžete zažít zvláštní stav, kdy přes den nemáte vůbec hlad, protože i produkce hormonu „hladu“ (ghrelin) je nastavena podle časového pásma, kde běžně žijete.
3/ Diurnální rytmy
Jde vlastně o cirkadiánní biorytmus, který je ale přesně synchronizován s cyklem den a noc a opakuje se vždy po čtyřiadvaceti hodinách. Tyto rytmy určují, kdy jsme nejaktivnější během dne a kdy máme tendenci k odpočinku či spánku v noci.
Naše tělo například zpracovává i jídlo a energii podle denního cyklu. Ráno bývá trávení efektivnější, což odpovídá přirozenému rytmu, kdy se většina živočichů ráno probouzí a přijímá potravu.
4/ Ultradiánní rytmy
Tyto biorytmy mají periodu kratší než 24 hodin. Patří k nim například fáze spánku (střídání REM a non-REM fází), srdeční tep, cyklus přijímání potravy (pocity hladu) apod. Obvykle jimi procházíme hned několikrát za jeden den.
💡 Praktický tip: V rámci pracovní výkonnosti se hovoří např. o Basic Rest Activity Circle (BRAC). Jedná se o 90–120minutový cyklus aktivity a odpočinku. Po určité době intenzivního soustředění a vysoké vydané energie je přirozené, že přijde fáze únavy a potřeba krátkého odpočinku. To vysvětluje, že se lidé lépe soustředí v kratších blocích a potřebují pravidelné přestávky.
Pokud tyto cykly ignorujete, můžete zaznamenat, že po 1,5–2 hodinách práce se postupně hůře a hůře soustředíte a více od práce odbíháte. Můžete samozřejmě vynaložit o to větší vůli, ale ve výsledku budete jen více unavení. Zkuste příště místo většího úsilí krátkou pauzu a uvidíte, co se stane.
Sova versus skřivan. Jak zjistit a sledovat vlastní biorytmy?
Protože biorytmy jsou individuální, dva lidé žijící na jednom místě a se stejným programem nemusí mít stejný biorytmus. Obecně ale platí, že každý má svůj výkonnostní vrchol a útlum jindy.
Podle toho, jaký denní čas lidé preferují, se dělí do dvou základních skupin: sovy a skřivani. Nastavení je přitom dané. Pokud se budete snažit přeměnit na opačný typ, bude vás to stát zbytečně mnoho energie. Jak poznat, jestli jste sova nebo skřivan?
- Sovy jsou večerní typy. Usínají pozdě (klidně až o půlnoci) a logicky se vstáváním brzy mají problém. Po probuzení potřebují i několik hodin, než jsou schopni nějaké systematické aktivity. Plně se koncentrují až odpoledne, kdy mají také svůj výkonnostní vrchol. Ale nedělá jim problém pokračovat s prací i během večera a v noci, preferují mít na práci klid.
- Skřivani jsou ranní typy. Chodí brzy spát a časně také vstávají. Hned po probuzení jsou plni aktivity a umí se plně koncentrovat. Nejraději pracují ráno a dopoledne, během odpoledne začínají být unavení. Práce večer je pro ně téměř nemožná, nesoustředí se na ni.
Abyste zjistili, jak na tom jste vy, je třeba tomu věnovat trochu času. Zkuste si po dobu 1–2 týdnů zaznamenat každý den pár údajů:
- kdy vstáváte a kdy jdete spát,
- kdy jíte (snídaně, oběd, večeře),
- co děláte v práci,
- kdy se cítíte v průběhu dne plni energie,
- kdy je snazší vás vyrušit.
Moderní doba přináší pak i alternativu v podobě chytrých hodinek či jiných elektronických zařízení, které vás budou sledovat a pomohou vám určit, jaký typ jste. Sami i s přístrojem budete potřebovat minimálně několik týdnů pozorování.
📅 Nejspíš sami víte, že 5 dní v týdnu a 8 hodin denně strávených v kanceláři obvykle neznamená 40 hodin produktivní práce. Proto firmy z celého světa experimentují i se zkrácením pracovní doby. Přečtěte si tipy, jak na 4denní pracovní týden!
Rozvrh pro organizaci dne a práce podle výkonnostních špiček
Výkonnostní špičky jsou období během dne, kdy máme nejvíce energie, soustředění a efektivity. Neplatí pro všechny stejně, ale závisí na jejich unikátních biorytmech, jak jsme si již vysvětlili.
Vzorový rozvrh tedy zachycuje obecné výkyvy energie během dne. Váš čas může být posunutý podle toho, jestli jste ranní ptáče, nebo noční sova.
6:00–9:00 (ranní probuzení a pomalý start)
Pomalejší začátek dne, kdy se tělo a mysl probouzejí. Je důležité jít ven, vystavit se slunečnímu svitu, a seřídit si tak cirkadiánní rytmus (pohled z okna nestačí, intenzita světla v místnosti je výrazně nižší).
S příchodem pocitu hladu je třeba se dostatečně nasnídat. Ranní ptáčata však mohou už v této době zažívat první špičku produktivity. Pokud jste spíše sovy, bude tato část dne pro vás spíše o přípravě na pracovní den než o skutečném pracovním výkonu.
9:00–11:00 (první výkonnostní špička)
V této části dne je energie a soustředění na vrcholu, zvláště u ranních typů lidí. Kortizol (stresový hormon) pomáhá udržet bdělost, zatímco mentální kapacita je v optimálním rozpoložení. Do těchto dvou hodin si naplánujte nejdůležitější úkoly dne vyžadující koncentraci, kreativitu, či rozhodování. Vyřizování e-mailů a porady s týmem si nechte po obědě (nebo na brzké ráno v případě sov).
Dnes již víme, že během dne se střídají fáze dlouhé zhruba 90 minut, kdy náš mozek pracuje s vysokou frekvencí, s dvacetiminutovými fázemi aktivity nízkofrekvenční (již zmíněný BRAC). A tomu bychom měli přizpůsobovat i svou práci. Soustředěná práce by se po oněch 90 minutách měla prostřídat s odpočinkem. Každý může mít přitom fáze delší či kratší.
Když vám soustředění začne dělat problémy, případně začnete dělat chyby, je čas si odpočinout. Pomůže jít se protáhnout, skočit si třeba do kuchyňky pro kávu, vyvětrat, poklábosit s kolegou či kolegyní, zkrátka vypnout aspoň na 15–30 minut.
11:00–13:00 (pozvolné snížení energie)
Po tom, co byl náš mozek poslední 1,5–2 hodiny intenzivně zatížen, přichází přirozený pokles energie a koncentrace. Tělo se postupně připravuje na příjem potravy (oběd), což také snižuje soustředění.
Pro čas před obědem jsou proto ideální lehčí úkoly, komunikace s kolegy, administrativa apod. V této době je také vhodné důkladně vyvětrat, protože se zde již pravděpodobně naakumulovalo větší množství CO2, což dále zvyšuje únavu.
Opět je ale třeba vzít v potaz rozdíl mezi skřivany a sovami. V obou případech lze vytěžit před obědem i po obědě 2 bloky soustředěné práce po cca 90 minutách. Nicméně zatímco skřivani se budou chystat na oběd už kolem 11. hodiny, sovy mohou preferovat oběd až ve 13. hodin.
💡 Praktický tip: Celofiremní stravování v danou hodinu tak nemusí být v souladu s ideálním produktivním nastavením velké části zaměstnanců – pokud je to možné, zkuste respektovat i jejich biorytmy a nabídněte flexibilní čas přestávky na oběd.
13:00–15:00 (obědový útlum)
Po obědě přichází tzv. „poobědová únava“, kdy tělo spotřebovává energii na trávení. Na tuto dobu nedává smysl plánovat nic složitého. Vhodné je řešit spíše rutinní a nekreativní úkoly. Např. méně náročné administrativní úkoly, organizaci další práce apod. Pokud je to možné, krátká přestávka nebo procházka bezprostředně po obědě může pomoci podpořit trávení a obnovit energii.
15:00–18:00 (druhá výkonnostní špička)
Mnoho lidí po 15. hodině zažívá druhou špičku produktivity. Koncentrace, rychlost myšlení a přesnost se zlepšují. Ideální je práce v této době zejména pro sovy.
Vhodné je se zaměřit na dokončování důležitých úkolů, abychom mohli z práce odcházet s „čistým stolem“. U sov se tato špička může protáhnout až do večerních hodin.
💡 Praktický tip: Pokud to lze, otevírejte kanceláře dříve pro skřivany a nechte je otevřené déle pro sovy. Případně podporujte práci na home office – skřivani si mohou část práce nadpracovat ráno, kdy sovy ještě spí, a sovy naopak mohou práci dodělat odpoledne či večer, kdy mají nejvíc energie.
18:00–21:00 (večerní zklidnění)
Po 18. hodině začíná klesat energie, protože tělo se připravuje na večerní klid. Sovy však mohou mít stále dost energie na různé aktivity, ať už jde studium, volnočasové činnosti, čas s přáteli, lehčí práce nebo kreativní koníčky.
Večeře by měla obsahovat dostatek tryptofanu, což podporuje produkci serotoninu, který vyvolává pocity štěstí a klidu. Problémy s usínáním v optimální čas mohou pak pomoci podpořit suplementy obsahující zinek, vitamín B6, výtažky z heřmánku a meduňky, či aminokyselinu glycin a minerál hořčík.
21:00–23:00 (příprava na spánek)
Po 21. hodině tělo začne uvolňovat melatonin, hormon spánku, což vyvolává únavu a připravuje tělo na odpočinek. V této době je vhodné vyhnout se akčním hrám i filmům, intenzivnímu a modrému světlu, alkoholu, kofeinu a větší fyzické aktivitě.
Na místě je naopak relaxace, čtení či meditace. Příjemná může být i kratší procházka, jóga či protahování. Večer by měl trávit člověk ideálně mezi svými blízkými. Fyzický kontakt totiž způsobuje vyplavování oxytocinu, který způsobuje tlumení strachu a stresu a vyvolává pocity klidu a bezpečí.
Bezprostředně před usnutím je potřeba dobře vyvětrat místnost, vypnout topení a zakrýt okna, aby místnost byla co nejtmavší. Do postele se snažte jít vždy ve stejnou dobu (a to včetně víkendů).
Využijte biorytmy naplno v osobním životě i v podnikání
Nikdo nezvládne pracovat ve stále stejné koncentraci a nasazení. Výkonnostní vrcholy a útlumy jsou normální a bojovat s nimi nemá smysl. Naslouchejte svému tělu. Zkoušejte, jaký rytmus je pro vás nejlepší, toho se držte a snažte se svůj denní režim (osobní i pracovní) co nejvíce přizpůsobit svému nastavení – a v rámci možností umožněte přizpůsobení i svému týmu.
📢 Kromě flexibility zvyšuje produktivitu i motivující prostředí, užitečné nástroje nebo příležitosti k osobnímu rozvoji. Přečtěte si další tipy pro produktivitu zaměstnanců.
Počítejte s vlivy ročních období, ale i věkem, zdravím a kondicí – to vše může biorytmy měnit. Nejvýkonnější jsme na jaře a na podzim, naopak v horkém létě a tmavé zimě výkonnost přirozeně klesá. Temnější část roku negativně ovlivňuje také psychiku. Vnímejte, kdy můžete přidat a kdy naopak zvolnit.
Přejeme, ať co nejdříve najdete svůj ideální rytmus, kdy jste produktivní a cítíte se skvěle!
Autor: Pavel Kysilka