Nejspíš sami víte, že 5 dní v týdnu a 8 hodin denně strávených v kanceláři obvykle neznamená 40 hodin produktivní práce. Studie potvrzují, že méně času v práci nemusí znamenat nižší výkon – často je to totiž přesně naopak. Proto firmy z celého světa experimentují se zkrácením pracovní doby a v některých zemích se už stává standardem. Přemýšlíte, že byste se do změny pustili i vy? Inspirujte se našimi tipy.
🎓 Caflou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, se kterým na jednom místě řídíte projekty, tým i finance celé firmy, 100% digitálně a na dálku. Podívejte se, co všechno umí.
Proč uvažovat o zkrácení pracovní doby?
Někomu zní 4denní pracovní týden jako utopie, ale když se rozhlédneme po světě, zdá se, že mu patří budoucnost. Henry Ford už před více než 100 lety přišel s revolučním nápadem zkrátit pracovní týden z tehdejších 6 na 5 dnů. Mnohé tím pobouřil, ale dnes je pro nás dvoudenní víkend samozřejmost. A vypadá to, že jsme na začátku další revoluce.
Svět práce se mění. Rozvoj technologií napříč obory nám uvolňuje ruce, a zároveň čím dál více zapojujeme hlavu. Úkoly zvládáme rychleji než dřív, na druhou stranu ale duševní práce klade vyšší nároky na náš mozek a ovlivňuje energii. Zásadní je regenerace, abychom předešli vyčerpání. A právě s tou může pomoci zkrácení pracovní doby.
Delší odpočinek lidem umožní, aby se pak mohli v práci lépe soustředit, a předchází také riziku vyhoření. Získají více prostoru, kdy se mohou věnovat svým zálibám, blízkým nebo sportu a mohou vypnout hlavu. Na trh navíc nastupuje generace, pro kterou je volný čas mnohem důležitější než pro ty předešlé.
Obliba 4denního pracovního týdne roste
Firmy budou muset reagovat na změny trhu práce – a taky už v řadě zemí aktivně snižují počet pracovních hodin.
- Na Islandu v letech 2015–2019 testovali kratší pracovní dobu (35–36 hodin týdně místo 40 hodin), a to bez vlivu na mzdy. Výsledky ukázaly lepší rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem i redukci stresu, aniž by došlo ke snížení produktivity. Dnes tento režim využívá 90 % islandských zaměstnanců. [zdroj]
- Belgičtí pracovníci mají od roku 2022 ze zákona právo na zkrácený pracovní týden za stejnou mzdu – záleží na nich, jestli si práci rozvrhnou do 4, nebo 5 dnů. [zdroj]
- Německo od února 2024 spustilo pilotní projekt, v rámci kterého sleduje dopady 4denního pracovního týdne ve 45 společnostech, aby zjistilo, jestli budou zaměstnanci zdravější, spokojenější a produktivnější. [zdroj]
- Zkrácení pracovního týdne na 35 hodin nebo volné pátky zvažuje i Polsko. [zdroj]
- 93 % vedoucích pracovníků z USA podporuje myšlenku 4denního pracovního týdne a 64 % předpokládá, že ho ve firmě zavedou do 5 let. [zdroj]
V Česku už najdeme společnosti, které se rozhodly touto cestou vydat, i když jich ještě není tolik. Přitom co do délky pracovní doby jsme mezi evropskými zeměmi spíše na vrcholu, takže máme „co zkracovat“.
Průměrná týdenní pracovní doba v zemích EU trvá 37,5 hodiny, zatímco v Česku prací trávíme v průměru 39,8 hodin týdně. Více pracují například Řekové a Poláci, výrazně méně naopak Nizozemci nebo Němci.
Průměrná týdenní pracovní doba v zemích EU za rok 2022 [zdroj]
Méně času v práci = stihneme méně?
Kratší pracovní týden nebo dobu můžete pojmout více způsoby. Ať už půjde o volný pátek, středu nebo třeba 6 hodin denně místo 8, nejspíš vás napadne – nesníží zkrácení času v práci naši výkonnost?
Nejlepší způsob, jak to zjistit, je vyzkoušet nový pracovní model na vlastní kůži. Firmy změnu často nejprve testují po omezenou dobu a poté se rozhodnou, co dál.
Studie ale ukazují, že se není čeho bát (pokud ke změně přistoupíte rozumně, nastavíte jasná pravidla i očekávání a týmu poskytnete podporu – konkrétní tipy najdete dále v článku). Inspirovat vás mohou zjištění z praxe:
- Japonská pobočka Microsoftu experimentovala se čtyřdenním pracovním týdnem pro 2 300 zaměstnanců. Produktivita vzrostla téměř o 40 %. [zdroj]
- Společnost Buffer přešla na 4denní pracovní týden během pandemie covidu. 91 % členů týmu zaznamenalo zvýšenou produktivitu i spokojenost. [zdroj]
- Průzkum mezi téměř 2 000 pracovníky ve Velké Británii ukázal, že lidé se cítí skutečně produktivní v průměru jen polovinu pracovního dne. [zdroj] Odpovězte si sami, jestli má smysl lidi v práci držet celých 8 hodin a 5 dní v týdnu, když nejspíš v kratším čase zvládnou stejné úkoly a zbývající volno by mohli využít po svém.
Zkrácená pracovní doba přináší výhody i nevýhody. Pojďme si je shrnout:
Možná vás napadlo, že 4denní pracovní týden nejde zavést všude. Je pravda, že v některých oborech to bude složitější. Čas ukáže, jestli se opravdu stane novým standardem – ale pracovat méně se stejnými výsledky každopádně stojí za zkoušku, ať už k redukci pracovních dnů nakonec přistoupíte, nebo ne.
3 tipy pro zkrácení pracovního týdne
Asi tušíte, že kratší pracovní doba není jen o tom, že škrtnete pátek. Bohužel neexistuje univerzální návod, jak bez problémů přejít na 4denní pracovní týden. Každá firma funguje jinak. Zkuste s pracovní dobou experimentovat a uvidíte, kam vás cesta zavede.
Jisté ale je, že budete muset začít dělat něco jinak.
1/ Jasně definujte cíle, priority a odpovědnosti
Při přechodu na 4denní pracovní týden iniciativa 4 Day Week Global doporučuje pravidlo 100:80:100™: 100% odměna za 80 % času při zachování 100% výkonu.
Aby to bylo možné, potřebuje každý člen týmu vědět, jaká je jeho role a za co odpovídá. Ujasněte si, co od svých lidí chcete, a tyto cíle a očekávání jim sdělte. Zároveň se zaměřte na produktivitu podle výsledků (tedy výstupů a jejich kvality) místo důrazu na odpracovaný čas. Jednoduše tak změříte úspěšnost – pokud s kratší pracovní dobou zůstane stejná výkonnost, nebo se dokonce zvýší, máte vyhráno!
Hledejte rovnováhu mezi pravidly a nezávislostí, aby váš tým cítil podporu a zároveň si uvědomoval zodpovědnost za svou práci. O změně diskutujte, poskytněte kolegům prostor na adaptaci a vítejte nové nápady.
2/ Zjednodušte firemní byrokracii a komunikaci
45 % zaměstnanců na plný úvazek říká, že by jim práce trvala méně než 5 hodin denně, kdyby se na ni mohli plně soustředit (podle průzkumu mezi téměř 3 000 respondenty). Vyrušení se přitom obvykle pojí s administrativou, komunikací a schůzkami. Zaměstnanci uvádí, že čas na důležitou práci čas jim nejčastěji ubírají:
- Úkoly, které nesouvisí s jejich pracovní pozicí.
- Řešení problémů, které zavinil někdo jiný.
- Administrativa bez přidané hodnoty.
- Účast na schůzkách.
- Kontrola e-mailů a odpovídání na ně.
Dále to mohou být složité schvalovací procesy, čekání na vytížené kolegy a jejich urgování nebo ad hoc telefonáty, které zaměstnance vytrhnou z hluboké práce.
Nastavte firemní procesy a kulturu tak, abyste tyto nešvary co nejvíce eliminovali. Zbavte tým zbytečných činností. Na schůzky zvěte jen ty, kdo mají k tématu opravdu co říct. E-maily posílejte těm, koho se týkají, a ne v kopii na celou firmu. Motivujte kolegy, aby komunikační kanály přizpůsobili důležitosti úkolu a minimalizovali hovory kvůli maličkostem, které klidně počkají.
💡 TIP: Přečtěte si, jak zvýšit produktivitu pomocí řízení procesů. Dozvíte se, jak na procesy a definování odpovědnosti tak, aby zaměstnanci chápali svou roli v širším kontextu.
3/ Poskytněte zaměstnancům správné nástroje
Technologie pomáhají zvládnout práci rychleji. Neustále vznikají nové nástroje. Testujte a zjednodušte si život všude, kde to jde. „První na ráně“ by měly být činnosti, které lze jednoduše automatizovat. Typicky je to tvorba reportů, vyplňování dokumentů, sestavování to-do listů a další rutinní úkoly, které zpravidla stejně nikoho nebaví.
Využijte například:
- Nástroje pro řízení firmy, které umožňují sledovat finance, mít pod kontrolou projekty úkoly i termíny a lépe koordinovat spolupráci v týmu – to vše umí například Caflou.
- Automatizace pomocí aplikací nebo skriptů vašemu týmu uvolní ruce. V Caflou snadno vystavíte faktury na základě vykázané práce, vygenerujete a necháte podepsat smlouvy, nabídky i dodací listy nebo automatizujete rutinní práci, jako je třeba změna priorit či termínů, vytváření úkolů či projektů ze šablon apod. Na pár kliknutí získáte přehled o financích i vytížení vašeho týmu.
Caflou – aplikace pro efektivnější řízení týmu, financí i projektů. Vyzkoušejte ho zdarma.
Užitečné zdroje k dalšímu studiu
- 4 Day Week – organizace, která pomáhá s implementací 4denního pracovního týdne a zdarma poskytuje tipy i případové studie z praxe
- BuildRemote – databáze stovek firem, které přešly na 4denní pracovní týden
- Časotvorba – inspirativní kniha českého autora o tom, jak zvýšit energii i výkonnost, a získat tak více volného času
A co když to nevyjde?
Třeba nakonec zjistíte, že 4denní pracovní týden není pro vás – a to je v pořádku. Každý krok k efektivnějšímu využití času se počítá! Nejspíš si ještě nikdo nestěžoval, že dělá méně zbytečné práce a není přehlcený. :)