Pokud si přejete zvýšit produktivitu své firmy, vylepšení obchodních procesů (tzv. BPI, jako zažitá zkratka pro anglické business process improvement) je efektivní možností. Tato iniciativa vám pomůže zlepšit pracovní postupy tak, aby byly procesy efektivnější, odpovědnosti lépe definované a zaměstnanci chápali svou roli v širším kontextu.
V tomto článku probereme způsoby, jak zlepšit produktivitu právě pomocí iniciativy pro vylepšení obchodních postupů a jak co nejvíce těžit ze správně nastaveného systému.
🎓 Caflou akademii přináší Caflou - český manažerský systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu, 100% digitálně, i na dálku.
Kdy byste měli uvažovat o vylepšení podnikových procesů uvnitř vaší firmy?
Stručná odpověď zní takto: ve chvíli kdy Vaše organizace začne trpět nedostatky ve workflow.
Tyto nedostatky typicky vznikají – a rostou – spolu s rozšiřováním vaší firmy. Když firmy rostou, musí být schopny zvládat následující:
- Více zákazníků. Toto může vést ke zvýšení složitosti interakcí, například když zákazník komunikuje s dvěma různými zástupci zákaznické podpory – každý zástupce potřebuje znát jaké interakce probíhají u toho druhého.
- Více zaměstnanců. Více zaměstnanců znamená větší týmy s komplexnějšími pracovními postupy. Každý člen týmu potřebuje jasně rozumět svým odpovědnostem i tomu, co vy očekáváte od nich.
Proto manažeři a členové týmu mohou čelit překážkám ve workflow při růstu firmy. Tyto překážky se mohou projevit následujícím způsobem:
- Vedoucí projektů bojují s řízením projektů. Neví, jaký je skutečný progres nebo stav projektu a zaměstnanci nemají jasno ve svých odpovědnostech.
- Zkušenosti zákazníků s vaší firmou se začnou zhoršovat. Vaši zákazníci nejsou spokojeni s výsledky nebo očekávané produkty či služby obdrží pozdě.
- Nekonzistentní výkon se stává běžným. Vedoucí týmů a manažeři jasně sdělí požadavky projektu, ale konečné výsledky jsou nekonzistentní a nevhodné pro předání zákazníkům.
Tyto symptomy jsou indikátorem, že by vaše firma měla uvažovat o vylepšení procesů.
Jaké jsou přínosy zavedení lepšího řízení firemních procesů?
Iniciativa pro vylepšení obchodních procesů se využívá ke zvýšení účinnosti a efektivity vašich procesů. Typická cesta této iniciativy tedy vede k odhalení a zmapování vašich obchodních procesů, odhalení překážek a řešení příčin zpomalení či zhoršení až po průběžnou analýzu a optimalizaci stávajících systémů.
Zde je 5 přínosů zavedení vylepšování podnikových procesů.
1. Zvýšená produktivita
Vylepšování procesů je postup řízení, proces, nikoli software nebo aplikace, a proto je univerzální a šité na míru potřebám vaší organizace. Můžete analyzovat a mapovat stávající procesy, abyste objevili - a odstranili – nepotřebné nebo zbytečně pracné procesy.
Díky minimalizaci nedostatků se vaši členové týmu mohou soustředit na práci s vysokým dopadem a dosahovat lepších výsledků.
2. Méně chyb a rizik
Pokud jsou pracovní postupy a odpovědnosti jasně definovány, manažeři mohou rychle identifikovat slabá místa a zapojit správné členy týmu v případě výskytu konkrétních problémů. Iniciativa vylepšování podnikových procesů Vám navíc pomáhá dosahovat důslednějších výstupů, což snižuje riziko. Např. account manažeři se nemusí obávat, že na poslední chvíli dostanou pro klienta nekompletní nabídku.
3. Vyšší spokojenost zaměstnanců
Když se obchodní procesy zoptimalizují, vaši zaměstnanci budou trávit méně času triviálními úkoly a odstraňováním problémů a více času smysluplnou prací s velkým přínosem.
4. Vyšší spokojenost zákazníků
Podle zprávy State of Business Process Management 2020, 72 % dotázaných firem buď úplně souhlasilo nebo silně souhlasilo s tím, že řízení obchodních procesů podporuje zlepšení v jejich organizacích, včetně zvýšení spokojenosti zákazníků:
Zdroj: State of BPM 2020 Report
5. Rychlost a flexibilita
Když jsou obchodní procesy jasně definovány, rozšiřování ale i plánované zeštíhlování se stává jednodušší. Můžete okopírovat opakovatelné procesy pro správu nových zákazníků a účtů nebo odstranit kroky pro daný scénář nepotřebné.
Jaké problémy vznikají při vylepšování obchodních procesů?
Přestože má tento optimalizační proces velký potenciál pro zvýšení produktivity zaměstnanců, existují určité překážky, které mohou ztížit jeho implementaci. Níže jsou uvedeny tři nejpalčivější z nich.
1. Nejasné cíle a očekávání
Jak jsme již uvedli, vylepšování procesů by vám mělo pomoci zefektivnit pracovní postupy a dosáhnout smysluplných výsledků. Vaše implementace optimalizace procesů by měla dosáhnout alespoň některých z následujících výsledků:
- Lepší spokojenost/zkušenosti zákazníků
- Zvýšení morálky a produktivity zaměstnanců
- Rychlejší dodací lhůty
- Snadnější škálovatelnost
Pokud si však nejste jisti svými obchodními cíli, vypracování plánu na vylepšení procesů se stává obtížným. Nebudete vědět, které procesy upřednostnit a jak přizpůsobit svá úsilí.
2. Špatný přístup k řízení a optimalizaci procesů
Vylepšování a řízení obchodních procesů existuje, aby vám pomohlo dosáhnout potřebných obchodních cílů. Zaměření se na software pro řízení firmy jako na prostředek k optimalizaci procesů – a odsunutí jeho hlavního smyslu na vedlejší kolej – však může poškodit výkonnost. Firemní software existuje proto, aby vám pomáhal dosahovat potřebných cílů, nikoliv aby je určoval.
Dle reportu od BP Trends (viz výše) lze často pozorovat mezeru mezi obchodními cíli a iniciativami na vylepšení procesů – mnoho týmů má probém doručit očekávanou návratnost investic požadovanou v rámci dané iniciativy vedením firmy.
3. Nedostatek interních dovedností
Další naléhavou výzvou v rámci optimalizace procesů je nedostatek potřebných dovedností; mnoho podniků postrádá interní odbornost pro efektivní implementaci řízení a zlepšování procesů. V roce 2019 uvedlo 23 % společností dotazovaných společností BP Trends (report viz výše), že předchozí iniciativy k vylepšování obchodních procesů v jejich organizaci selhaly.
Jak zvýšit produktivitu pomocí vylepšování obchodních procesů
Zde je šest kroků ke zvýšení produktivity vaší organizace pomocí iniciativy vylepšování podnikových procesů.
1. Definujte plán pro vylepšování procesů
Jak jsme již zmínili výše, konkrétní signály vás upozorní na potřebu zavedení optimalizační iniciativy. Váš tým může narazit na procesy, které se dají zefektivnit, automatizovat nebo zcela odstranit.
Takže než se pustíte do vylepšování procesů, je důležité navrhnout jasný plán ke změně. Jaké jsou vaše cíle? Jaké nástroje a systémy hodláte používat? A jakých obchodních cílů se snažíte dosáhnout?
2. Zmapování obchodních procesů
Při prvním pohledu se obchodní procesy mohou zdát příliš složité a bez jasné šablony pro opakované použití. Když však přemýšlíte o vylepšení procesů, je důležité tyto dojmy zpochybnit. A k tomu vám může pomoci zmapování každého procesu.
Při mapování obchodních procesů podrobně prozkoumejte každou fázi a hledejte nedostatky. Zapojte vedoucí týmu a požádejte je, aby určili místa, kde vznikají problémy. Poté se můžete zaměřit zblízka na neefektivní činnosti a automatizovat opakující se úkoly.
I když některé procesy nemusí být zcela automatizovatelné, využití automatizace pro určité fáze i tak může ušetřit značné zdroje a zvýšit efektivitu.
3. Analýza formálních procesů k identifikaci chyb
Mnoho firem má formální procesy se stanovenými postupy, dokumentací a zavedenými kroky. Když mapujete obchodní procesy, nezapomeňte auditovat i ty stávající. Může se stát, že objevíte neefektivitu a prostor pro vylepšení.
Příkladem formálního procesu může být zasílání faktur klientům nebo správa citlivých dat o klientech. Tyto procesy mohou mít své kroky již nastavené, ale můžete prozkoumat postupy ke zvýšení efektivity a omezení chyb a nadbytečných činností. Automatizace obchodních procesů může například umožnit fakturování klientům ve pravidelných intervalech nebo zpracování interních pohledávek.
4. Zapojení vedení firmy i širšího týmu
Podle zprávy State of BPM 2022 (report viz výše) mnoho firem bojuje s vylepšováním procesů, protože jim chybí angažovanost nejvyššího vedení. Seniorní management může zpochybňovat návratnost investic do iniciativ vylepšování procesů nebo jejich efektivitu. Jejich schválení je však nezbytné, aby bylo možné pokračovat v zavedení celého procesu optimalizace.
Proto je důležité, abyste vázali své plány optimalizace procesů na příjmy, úspory a jiné hmatatelné výsledky. Například spočítejte, kolik člověkohodin by se ušetřilo na daném úkolu, kdyby byl automatizován, nebo kolik nákladů by se ušetřilo snížením chybovosti v určitém úkolu o X %.
5. Zaveďte ověřené techniky iniciativy „business process improvement“
Vylepšování procesů není omezené pouze na jeden přístup. Můžete si vymyslet vlastní proces nebo využít jednu z osvědčených metodik k řízení iniciativ optimalizace v případě potřeby. Mezi oblíbené strategie patří např.:
- Tzv. metodika “Lean Thinking”. V rámci tohoto přístupu týmy eliminují všechny procesy, které nepřinášejí hodnotu a tím minimalizují plýtvání. Přístup Lean Thinking můžete použít k odstranění nepotřebných úkolů po zmapování obchodních procesů.
- Total Quality Management (TQM) čili Komplexní řízení kvality . Tato strategie je nejlepší pro firmy silně orientované na zákazníka , protože upřednostňuje spokojenost zákazníka jako svůj ultimátní cíl. TQM podněcuje týmy k učinění rozhodnutí, která jsou založená na datech a přinášejí zákazníkům skutečnou hodnotu.
- Six Sigma. Zatímco přístup Lean Thinking upřednostňuje omezení plýtvání, Six Sigma se soustředí na vylepšování kvality procesů. Metodiku Six Sigma obvykle používají týmy, které mají přímý dopad na hospodářský výsledek firmy.
Pokud je tedy Vaše firma připravena zavést optimalizační iniciativy, je důležité zvážit, jak váš proces bude vypadat, prozkoumat různé metodiky a vybrat si jednu (nebo více), která nejlépe odpovídá vašim podnikatelským cílům a struktuře.
6. Maximálně využijte automatizaci obchodních procesů
v případě, že máte obchodní procesy, které:
- se opakují
- jsou založené na určených podmínkách (tj. mají stanovené, definované kroky)
- jsou pracné (tj. zabírají vašemu týmu hodně času)
Tyto procesy pak mohou být silnými kandidáty na automatizaci. Automatizační nástroje vám mohou pomoci zefektivnit manuální úlohy, snížit náklady, zvýšit efektivitu a lépe se rozhodovat. Poskytují také přesnější data a větší přehled o operacích.
Podle celosvětového průzkumu společnosti Salesforce z roku 2021 o trendech v automatizaci workflow téměř 75 % špičkových firem v technických oborech zaznamenalo úsporu času nejméně čtyř hodin za 40-hodinový pracovní týden po zavedení automatizace.
7. Upřednostňujte neustálé vylepšování
Iniciativy na vylepšení procesů mohou vyžadovat čas, než přinesou kýžené výsledky, a některé projekty mohou zcela selhat. Proto je důležité monitorovat pokrok (i neúspěchy) pomocí průběžné zpětné vazby a zasáhnout v případě potřeby.
Můžete sledovat klíčové ukazatele výkonnosti, které jsou relevantní pro vaše optimalizační iniciativy– např. snížení počtu člověkohodin, procento zlepšení či zrychlení určité aktivity nebo snížení nákladů – a tak sledovat a měřit úspěšnost různých projektů. A když se objeví problémy, je důležité prozkoumat každý proces a určit možné základní příčiny. Některé iniciativy mohou selhat kvůli nuancím v jejich provedení. Iniciativa může být s určitými úpravami stále realizovatelná.
Zefektivněte vylepšování obchodních procesů s Caflou
Caflou je integrovaná sada nástrojů pro řízení firmy, firemní systém, který pomáhá malým firmám zvýšit produktivitu prostřednictvím vylepšování obchodních procesů. S Caflou můžete
Snadno automatizovat
Vlastní workflow engine Caflou vám umožní automatizovat manuální činnosti nebo nastavit podmínky k vytváření akcí. Pomocí Caflou můžete také automatizovat vykazování nebo opakující se objekty, což umožňuje automaticky vytvářet obchodní objekty – jako jsou např. úkoly, projekty, faktury nebo výdaje - s určitou frekvencí.
Řiďte důležité procesy na jednom místě
Spravujte ve firmě interní workflow, prodejní cykly, řízení projektů, úkolů a času nebo ekonomiku firmy na jedné centralizované platformě.
Sledujte produktivitu a výkon
Caflou Vám umožní sledovat nejen výkon firmy nebo projektu, ale také výkonnost zaměstnanců. Sledujte a měřte, které týmy – nebo členové týmu – vytvářejí pro vaši firmu největší příjmy pomocí ekonomických reportů Caflou.
Začněte vylepšovat své obchodní procesy s aplikací Caflou zdarma.