Pro plánování a vyhodnocování cash flow jsou v českých firmách využívány různé nástroje. Pro dobrý cash flow plán je potřeba brát v úvahu nejen příjmy a výdaje, ale také správné načasování doby splatnosti vydaných faktur, výplat mezd a dalších plateb s dobou splatnosti přijatých faktur. Protože objem inkasovaných peněz více či méně nepravidelně kolísá, je potřeba správný nástroj, který vedení firmy umožní včas jednat. Získejte inspiraci pro výběr toho nástroje, který je pro vaši firmu nejvhodnější.
🎓 Článek vám v rámci CAFLOU akademie přináší CAFLOU® - český cash flow software, ve spolupráci se skupinou Podnikatelé a živnostníci - výměna zkušeností
Spolehlivé plánování cash flow je zdrojem konkurenční výhody. Běžné účetní programy však umí zjistit stav peněz k aktuálnímu datu a zpětně v čase. Pro manažery firem je ovšem důležité mít možnost si ověřit, zda má firma na zaplacení závazků firmy vůči dodavatelům, zaměstnancům či bankám také v budoucnosti. Proto je predikce cash flow pro většinu firem jedním z nejdůležitějších manažerských úkolů. Plánovat je potřeba nejen reálný vývoj peněžních toků, ale také odhad na základě uvažovaného vývoje dalšího faktického fungování firmy.
Tužka a papír nebo Excel
U mikro firem je možné fungovat i bez složitějšího predikčního modelu cash flow, protože majitel takové firmy může vše potřebné spočítat na papíře. Jakmile se však začne firma rozrůstat natolik, že už není možné jen jednoduchými výpočty zjistit, jaké lze například za 7 či 14 dní očekávat stavy peněz na bankovních účtech, je nezbytné začít cash flow předpovídat s pomocí nějakého programu či modelu.
Nabízí se využití tabulkových procesorů typu Excel. Ty umožní zachování opakujících se informací o platbách záloh či výplatách mezd v předpokládané výši. V Excelu si můžete s využitím vzorců automatizovaně propočítat očekávaná data úhrad faktur podle definovaných splatností. Excel lze také díky programování maker propojit s fakturačním či účetním softwarem (což už nicméně jde za rámec běžné znalosti práce s Excelem). Jedná se však o samostatný nástroj, který musíte (při složitějších scénářích pracně) aktualizovat. S rostoucím objemem spravovaných dat, rostoucí komplexitou plánu a stoupajícím počtem uživatelů finančního plánu je potřeba počítat s dalšími případnými problémy. Není cílem při finančním plánování trávit čas importováním a exportováním dat a manipulací s nimi. Naopak, čas je lepší využít na využití výpovědi plánu cash flow.
ERP a BI
Zpracování finančních plánů je pro mnoho firem velice obtížné. Mnohdy zahrnuje časově náročné propočty. Ruční zpracování finančního plánu je nejen pracné, ale často mohou být opomíjeny i důležité souvislosti. To vede ke snížení kvality plánu. Zkrátka řízení cash flow s podklady zpracovanými pouze v Excelu chybí nesmírně důležitá vlastnost. A tou je vedle spolehlivosti také rychlost. Manažeři však mají další možnosti než pouze tabulkové procesory, jakými jsou Excel, LibreOffice či Tabulky Google nebo OpenOffice. Při tvorbě plánu cash flow a jeho využití pro řízení je výhodné soustředit vstupy do jednoho informačního systému, který s nimi umí pracovat. Na trhu jsou dostupné systémy s propracovanou relační databází, ve které jsou data uložena a zpracovávána, a multidimenzionální databází, kde jsou uložena finální data, která model zobrazuje. Mohl by to být třeba účetní software?
Podnikatelé jsou povinni vést účetnictví a činí tak vesměs prostřednictvím účetních programů. Proč tedy nevyužít účetní systém, když obsahuje téměř všechna potřebná data pro predikci cash flow? Součástí pokročilých účetních programů bývají různé nadstavby či zjednodušené reportingy. Účetní systémy ale nejsou totéž, co ERP (Enterprise Resource Planning) systémy. Prvním ERP systémem byl SAP a je dodnes celosvětově nejvíce prodávaným. Vybrat lze ze spousty dalších ERP systémů, které se liší například tím, pro jak velkou firmu mají fungovat nebo v jakém odvětví společnost působí. ERP systémy nabízejí vše co každý účetní program, nadto integrují, automatizuji, analyzují, monitorují a umožňují efektivně řídit velké množství dalších procesů, které jsou často upraveny podle činnosti konkrétní firmy nebo jsou personifikovány podle rolí na straně uživatele. ERP má oproti neintegrovaným systémům dvě hlavní přednosti. Nabízí sjednocený celofiremní pohled na vše, co se v různých divizích odehrává, a společnou firemní databázi, sdružující a uchovávající veškerá firemní data. Pokročilý manažerský reporting s využitím Business Intelligence (BI) patří mezi základní charakteristiky ERP systémů.
Chytré aplikace
Dobrý informační systém udělá spoustu práce za vás. Pomocí technologií si můžete ve firmě zjednodušit mnohé od fakturace, přes zákaznickou podporu, řízení projektů, sdílení dokumentů s kolegy a celkově zvýšit efektivitu firemních aktivit, třeba i pomocí různých workflow a automatizací.
Bohužel příliš komplexní programy ERP/BI však mohou být pro firmu náročné jak z pohledu nároku na rozpočet, tak i času na jejich implementaci. Jste-li nespokojeni s nedostatky Excelu a zároveň je pro vaši situaci drahé ERP/BI řešení jako kanón na vrabce, možná se vám zalíbí specializované aplikace pro finanční řízení či jednodušší firemní systémy zaměřené také na ekonomiku (a právě cash flow).
Na trhu jsou dostupná softwarová řešení specializovaná na řízení a plánování cash flow či řízení cash flow nabízí jako plnohodnotný modul zapadající logicky do dalších firemních procesů (např. do fakturace, projektového řízení, vykazování práce či CRM). Takové systémy kromě vlastních prognóz a analýz peněžních toků zpravidla nejen za firmu jako celek, ale také po zákaznících a dodavatelích, projektech či jiných aktivitách, umožní elegantní vizualizaci vývoje stavu volných peněžních prostředků do budoucna při definici různých parametrů. Nespornou výhodou je při relativně nízké ceně automatizované zpracování dat potřebných pro sestavení plánu cash flow, který díky tomu poskytuje data v reálném čase. Takové chytré aplikace jsou nástrojem, díky kterému se můžete soustředit na plánování, modelování nových podnikatelských příležitostí a zvyšování výkonnosti. Se softwarem umožňujícím řízení a plánování cash flow ušetříte čas nutný na kontrolu chyb, sběr dat a koordinaci procesů.
💡 Díky CAFLOU akademii víte, že plánovat peněžní toky můžete také v chytré aplikaci CAFLOU®. Umožní vám vidět příjmy a výdaje každého zákazníka a dodavatele. Cash flow v ní můžete sledovat rovněž podle projektů (zakázek) a v rozlišení na skutečné a odhadované peněžní toky. Práci s přípravou plánu cash flow a jejími variantami vám CAFLOU ulehčí díky možnosti zaznamenávat potenciální prodeje podle pravděpodobnosti jejich realizace včetně termínu uskutečnění a platebních podmínek, nebo zakomponováním platební morálky odběratelů na základě jejich platební historie vůči vám. Díky možnosti napojení cash flow s bankou vidíte, zda vaše faktury byly odběrateli zaplaceny. Nic nemusíte instalovat, lze totiž bezproblémově fungovat na desktopu i mobilu.
<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie
Autorka článku: Ing. Pavlína Vančurová, Ph.D. ze společnosti 
Ve spolupráci s paní Ing. Pavlínou Vančurovou, Ph.D., specialistkou na ekonomiku firem ze společnosti PADIA, s.r.o. jsme pro vás připravili Caflou akademii, jejímž cílem je pomoci vám rozšířit znalosti v oblasti řízení peněžních toků v malých a středních firmách.
Pavlína se ve své praxi věnuje ekonomickému poradenství v oblasti finančního řízení a nastavování controllingu ve firmách různých oborů a velikostí. V roce 2011 spoluzakládala poradenskou společnost PADIA, kde působí jako školitelka a interim finanční ředitelka pro řadu klientů. Čerpá rovněž ze zkušeností z pozice výkonné ředitelky mezinárodní konzultační firmy. Působila jako univerzitní pedagog a je autorkou řady odborných publikací.