Úspora času a peněz díky automatizaci práce, lepší kontrola nad procesy, zakázkami i financemi nebo sjednocení několika nástrojů do jednoho. Nejen proto majitelé firem přistupují k nasazení nového systému pro řízení firmy.
Čeká to i vás? Při implementaci nepodceňte reakci lidí. Poradíme, jak se připravit a na co si dát pozor při komunikaci a spolupráci s týmem, aby změna proběhla v rámci možností hladce a bez zbytečných nedorozumění.
🎧📖 Upřednostňujete čtení, nebo raději posloucháte? Máme pro vás obojí! Koukněte na videorozhovor nebo se ponořte do článku.
Při změně firemního systému hrají roli i emoce a návyky
Rozhodnutí pro změnu firemního systému je důležitý krok vpřed. V průběhu ale přirozeně narazíte na překážky. Určitě vás napadnou technické problémy nebo nečekané náklady, v praxi se však majitelé firem často setkávají i s psychologickými aspekty, které komplikují přechod na nový systém:
- Odpor ke změně. Lidé obecně nevyhledávají změny, probouzí v nich totiž pocit nejistoty a strach z neznámého. Zaměstnanci jsou zvyklí na dosavadní systém, považují ho za funkční a mohou se bránit přechodu na nový. Není výjimkou, že odpor některých členů týmu změnu brzdí více než kdejaké technické nastavení.
- Dopad na zaběhnuté procesy a návyky. I ta nejlepší technologie je k ničemu, pokud ji lidé nebudou správně používat. Nasazení nového systému vyžaduje, aby se zaměstnanci naučili pracovat s novými nástroji a aby byli vůbec ochotni se učit. Ne každý ale s nadšením mění způsob, jak doteď pracoval.
Pokud víte, že změna systému je na místě a posune vaši firmu dál, nenechte se odradit negativními emocemi a obavami. Máme pro vás tipy, jak se s nimi vypořádat.
🎓 Caflou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, se kterým na jednom místě řídíte ekonomiku, projekty i výkon celé firmy, 100% digitálně a na dálku. Podívejte se, co všechno umí.
Příprava: co promyslet před implementací systému?
Představte si situaci, kdy majitel malé stavební firmy oznámil rozhodnutí o zavedení nového systému na schůzce a předpokládal, že všichni zaměstnanci budou hned nadšení stejně jako on. Asi tušíte, že reakce byla jiná.
Abyste dopadli lépe, začněte přípravou – pomůže vám minimalizovat rizika a zvýší šanci na úspěšnou implementaci i přijetí změny. Na co se zaměřit?
Cíle a očekávání
O změně musíte být v první řadě přesvědčení vy sami. Před implementací si proto ujasněte, jaké cíle má nový systém splnit a proč ke změně přistupujete. Chcete zvýšit efektivitu, snížit náklady, lépe vyhodnocovat ekonomiku zakázek, zbavit se otravné administrativy nebo zlepšit kvalitu služeb?
Jasně definované důvody vám usnadní komunikaci s týmem. Když zaměstnanci pochopí, proč změna probíhá a co firmě i jim přinese, snáz se s ní ztotožní. Měřitelné ukazatele úspěchu pak vám pomohou sledovat, jestli nový systém plní očekávání.
Postup nasazení
Změna firemního systému je interní projekt. Abyste ho dokázali odřídit, sepište si dopředu jednotlivé kroky implementace včetně toho, co je pro splnění potřeba a kdo za ně bude odpovídat. Nejspíš hned nepodchytíte každý detail, ale i hrubý plán vám usnadní práci.
Dopad na lidi a procesy
Zvažte, jak nový systém ovlivní práci zaměstnanců a jejich každodenní úkoly. Zaměřte se na změny pracovních postupů a na to, jaké nové dovednosti a školení budou potřeba. Zamyslete se, nakolik vaši lidé otevřeni změnám. Máte tým, který vítá každou novinku a moderní technologie, nebo se spíš drží zajetých postupů?
Kromě toho vezměte v úvahu dopad na zákazníky a dodavatele. Pokud například měníte systém pro zpracování objednávek, ujistěte se, že nezkomplikuje život klientům. Možná budete muset aktualizovat informace na webu nebo poslat e-mail s vysvětlením změn.
Potenciální rizika
Každá změna přináší rizika. Co když bude vše trvat déle, než jste plánovali? Jak přistoupíte k lidem, kteří budou změnu tvrdohlavě odmítat? Co se může v průběhu pokazit? Sepište si možné problémy a promyslete, jak jim předejít a jak je vyřešit.
Je lepší mít v ruce krizové scénáře, které nakonec nevyužijete, než zůstat zaskočení uprostřed implementace. Scénáře vám opět pomohou i s komunikací do týmu, protože na případné námitky kolegů dokážete rychle zareagovat.
💡 Plánujete změnu firemního systému, ale ještě jste nenašli ten pravý? Zjistěte, jak při výběru postupovat a na co se zaměřit, aby vám opravdu pomohl. Vše se dozvíte v článku: jak vybrat manažerský systém pro řízení malé firmy.
Akční kroky: jak komunikovat s týmem při změně systému?
1/ Najděte si spojence
Zaměstnanci otevření novinkám mohou působit jako ambasadoři a nadchnout ostatní kolegy. V první fázi tedy oslovte členy týmu, o kterých víte, že změnu nejspíš bez problémů přijmou a zároveň budou systém nejvíce využívat. Vysvětlete jim svou vizi a ideálně je co nejdříve zapojte do rozhodování.
V malé firmě o 2–10 lidech budete pravděpodobně hlavním ambasadorem vy sami.
2/ Vysvětlete přínosy
Pozitivně se nalaďte a uspořádejte schůzku, kde představíte plán změny. Otevřeně popište důvody pro zavedení nového systému, konkrétní výhody (případně i nevýhody), které vašim zaměstnancům přinese, a rámcový postup, aby měli představu, co je čeká.
Nový systém většinou nezavádíte proto, aby lidi nahradil, ale proto, aby mohli dělat méně manuální práce a soustředit se místo toho na úkoly s přidanou hodnotou, které je zároveň více baví. Ujistěte se, že členové týmu rozumí vaší motivaci.
All-in-one systém pro řízení malých firem Caflou kombinuje funkce projektového managementu a CRM s řízením ekonomiky. Zbaví vás rutinní administrativy a usnadní spolupráci v týmu. Vyzkoušejte ho zdarma.
3/ Diskutujte a naslouchejte
Vyhraďte si čas a změnu s týmem důkladně proberte. Ptejte se na jejich názor i obavy a poskytněte prostor pro vyjádření. Zdůrazněte, že změna bude stát za to – drobný diskomfort při implementaci a zaučení ve výsledku přinese ulehčení pro všechny.
Diskuzi moderujte a nenechte se strhnout k hádce. Poslední slovo samozřejmě máte vy, ale snažte se vyhnout direktivnímu nařizování.
4/ Zapojte tým do implementace
Nestavte své lidi před hotovou věc. Systém v průběhu implementace přizpůsobte potřebám zaměstnanců. Dejte jim možnost si vše vyzkoušet, otestovat a sdílet zpětnou vazbu – tu pak skutečně vezměte v potaz.
Díky aktivnímu zapojení se v systému lépe zorientují a změna pro ně pak nebude tak náročná. Přesto počítejte s tím, že než si všichni osvojí nové postupy, může dočasně klesnout produktivita.
5/ Komunikujte a podporujte
Členy týmu pravidelně informujte o průběhu implementace a shrňte pokroky i dosažené milníky, aby měli přehled. Všímejte si, kdo z kolegů je v řešení přechodu na nový systém nejaktivnější, a jejich snahu oceňte.
6/ Nezapomeňte na zaškolení
Naplánujte školení, sepište pracovní postupy, uspořádejte workshop. Na konci implementace by lidé měli nový nástroj dobře ovládat. Tvůrci systémů většinou nabízí různé vzdělávací zdroje (návody, videa, webináře…), které můžete při zaškolení využít.
Zároveň týmu vysvětlete, na koho se obrátit při řešení problémů nebo nejasností, případně kam posílat náměty na vylepšení.