Ať vyvíjíte software, stavíte dům nebo plánujete svatbu, vždy se snažíte dosáhnout cíle co nejefektivněji a s co nejmenšími překážkami. Zejména v oblasti IT jsou v posledních letech čím dál oblíbenější dvě tzv. agilní metody projektového řízení: Scrum a Kanban. Jejich logiku můžete aplikovat kdekoli, kde potřebujete koordinovat tým, řídit workflow a změny – od marketingu přes stavebnictví až po designérské a poradenské služby. Každý si z nich jednoduše vezme to, co mu vyhovuje.
Pojďme se podívat na to, jak tyto metody fungují, na jejich společné rysy a rozdíly, a kdy kterou použít. Těšte se na praktické tipy a konkrétní příklady, které vám pomohou s rozhodnutím, jestli vám lépe sedne Scrum, Kanban – anebo Scrumban?
🎓 Projektovou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, se kterým na jednom místě řídíte projekty i výkon a ekonomiku celé firmy, 100% digitálně a na dálku. Podívejte se, co všechno umí.
Co je Scrum?
Scrum si představte třeba jako Lego. Máte k dispozici základní kameny (úkoly, sprinty), ze kterých můžete postavit cokoliv. Pravidelně se zastavíte, podíváte se, co jste vytvořili, a domluvíte se, co budete stavět dál.
Scrum jako agilní rámec pro řízení projektů stojí na krátkých, časově ohraničených intervalech, tzv. sprintech, které obvykle trvají dva až čtyři týdny. Na začátku každého sprintu se tým dohodne na úkolech, které chce dokončit, a na konci zhodnotí výsledky. Mezitím se každý den setkává na krátké poradě (stand-upu).
Scrum týmy mají pevně dané role: Product Owner, Scrum Master a vývojový tým (např. programátoři nebo jakýkoli jiný realizační tým v ne-IT světě), přičemž každý z nich má své jasně definované odpovědnosti:
- Product Owner odpovídá za zadání a prioritizaci úkolů.
- Scrum Master odstraňuje překážky týmu a hlídá dodržování procesů.
- Vývojový tým se soustředí na samotnou realizaci úkolů.
Scrum v aplikaci pro řízení projektů používá dva hlavní vizuální nástroje: Product Backlog (seznam všeho, co chcete udělat) a Sprint Backlog (přehled, čemu se věnujete v aktuálním sprintu).
Příklad: Redesign webu řízený metodou Scrum
- Product Owner vytvoří backlog s požadavky na nový web.
- Tým naplánuje dvoutýdenní sprint s konkrétním cílem a úkoly.
- Každý den má tým 15minutový stand-up meeting.
- Po dvou týdnech prezentuje hotovou část webu (např. novou homepage).
- Následuje retrospektiva a plánování dalšího sprintu.
- Proces se opakuje, dokud není web hotový.
🤔 Co znamená to „agilní“? A jaké další přístupy k projektovému managementu existují? Přečtěte si článek o rozdílech mezi Agile a Waterfall metodou řízení projektů.
Co je Kanban?
Nástěnka, která žije – to je Kanban v kostce. Tento japonský výraz pro „vizuální kartu“ přesně vystihuje podstatu této metody pro řízení projektů, tedy vizualizaci práce.
Kanban board (virtuální nebo fyzická nástěnka) je rozdělená do sloupců, typicky „K vypracování“, „V procesu“, „Hotovo“ (ale nic vám nebrání přidat další a přizpůsobit si je podle sebe). Do sloupců umisťujete karty, které reprezentují jednotlivé úkoly a putují po tabuli zleva doprava podle toho, jak na nich pracujete.
Kromě vizualizace klade Kanban důraz na kontinuální tok úkolů a zlepšování. Tým se pravidelně zastavuje a společně se dívá na to, kde jsou slepá místa nebo zbytečné kroky, a snaží se o neustálé drobné úpravy pro lepší tok práce (tzv. Kaizen).
Dalším z principů Kanbanu jsou limity práce v procesu (tzv. WIP limits). To znamená, že byste si pro každý sloupec na boardu měli stanovit maximální počet karet, které v něm mohou být, abyste se vyhnuli přetížení a zmatku. Méně zkrátka často znamená více.
Ukázka práce s Kanban nástěnkou – v Caflou snadno tvoříte úkoly, zadáváte je týmu, nastavíte si vlastní sloupce a hlídáte počet požadavků v každém z nich.
Kanban nevyžaduje žádné specifické role. Samozřejmě i tady potřebujete lidi, kteří budou řídit proces a určovat priority, ale narozdíl od Scrumu nejsou striktně dané.
Příklad: Redesign webu řízený metodou Kanban
- Tým vytvoří Kanban tabuli se všemi úkoly pro redesign webu.
- Úkoly rozdělí do sloupců: K vypracování, V procesu, Ke kontrole, Hotovo.
- Každý člen týmu si bere úkoly ze sloupce K vypracování podle své kapacity, posouvá je dále podle aktuálního stavu a průběžně komunikuje s ostatními.
- Hotové části webu se ihned nasazují, na nic se nečeká.
- Projektový manažer kontroluje, že není rozpracováno příliš mnoho úkolů.
Společné rysy Scrumu a Kanbanu
Scrum a Kanban mají více společného, než by se na první pohled mohlo zdát. Vycházejí z agilních principů, které kladou důraz na flexibilitu, rychlé reakce na změny a neustálé zlepšování. Obě metody se zaměřují i na transparentnost a na to, aby tým dodával výsledky co nejrychleji a nejefektivněji. Jsou podobné i v dalších ohledech:
- Vizualizace práce: Žádné nepřehledné tabulky nebo nekonečné e-mailové konverzace. Díky vizualizaci má tým ve Scrumu i Kanbanu přehled, kdo na čem pracuje a v jaké fázi se projekt nachází.
- Kontinuální zlepšování: Retrospektivy ve Scrumu i Kaizen v Kanbanu vedou tým k pravidelné reflexi a hledání způsobů, jak být efektivnější.
- Týmová spolupráce: Obě metody podporují týmovou spolupráci a komunikaci. Pomáhají tvořit prostředí, kde každý člen týmu může přispět svými nápady a kde se problémy řeší společně.
✔️ Scrum a Kanban mají společné i to, že obě metody můžete využít při řízení projektů v Caflou. Prostředí aplikace si přizpůsobíte podle svých potřeb a jako bonus vám Caflou pomůže i s automatizací (např. šablony projektů, přiřazování úkolů a odpovědností…), abyste měli více času na produktivní práci.
Rozdíly mezi Scrumem a Kanbanem
Možná si teď říkáte: „Když jsou si Scrum a Kanban tak podobné, není jedno, který si vyberu?“ Ale pozor, ďábel se skrývá v detailech. Pojďme se podívat na hlavní rozdíly.
Scrum klade důraz na iterativní vývoj a dá vám řád. Kanban je spíš procesně orientovaný a kontinuální.
Rozdíly mezi agilními metodami řízení projektů
|
Charakteristika |
Scrum |
Kanban |
|
Způsob práce |
Fixní sprinty (2–4 týdny) |
Kontinuální tok úkolů |
|
Role |
Product Owner, Scrum Master, vývojáři |
Nemá pevně definované role |
|
Plánování a prioritizace |
Na začátku každého sprintu |
Průběžné plánování a přizpůsobování |
|
Flexibilita |
Minimum změn během sprintu, nové úkoly zařadíte do dalšího |
Na nových úkolech pracujete hned, když na to máte kapacitu |
|
Zaměření |
Dodání funkčního výstupu v pravidelných intervalech |
Vizualizace a zlepšování toku práce |
Kdy použít Scrum, kdy Kanban – a můžu je zkombinovat?
- Scrum bývá vhodnější pro projekty s jasně danými cíli a časovými milníky, kde potřebujete pravidelně vyhodnocovat pokrok a dodávat výstupy.
- Kanban najde uplatnění hlavně tam, kde se úkoly objevují ad-hoc nebo se naopak pravidelně opakují a kde musíte rychle reagovat na změny.
Nejspíš jste si všimli, že každá metoda má své silné stránky. Díky hybridnímu přístupu (kombinaci obou metod) ale máte možnost využít to nejlepší z obou přesně tak, jak vám to sedne. Tato cesta je tak oblíbená, že má dokonce svůj název: Scrumban.
Kombinace Scrumu a Kanbanu mohou v praxi vypadat třeba takto:
- Scrum s Kanban boardem: Tým používá Scrum pro plánování sprintů a definici úkolů, ale vizualizuje jejich postup pomocí Kanban nástěnky.
- Kanban s retrospektivami: Tým používá Kanban pro každodenní práci, ale častěji pořádá retrospektivy (jako ve Scrumu), aby zlepšoval proces.
- Kanban s rozdělením rolí: Tým si definuje role jako ve Scrumu, ale zároveň flexibilně pracuje na úkolech podle aktuálních kapacit a dovedností pomocí Kanban boardu.
Která metoda řízení projektů je nejlepší?
Možná vás zklameme, ale odpověď pro vás nemáme – nejlepší metoda řízení projektů totiž záleží na tom, co řešíte a s jakým týmem.
Díky článku víte, co Scrum i Kanban znamená, a teď nastává čas vyzkoušet si je na vlastních projektech! Jen tak nejlépe poznáte, co vám více vyhovuje. Další inspiraci najdete v případových studiích o tom, jak ostatní firmy napříč obory řídí (nejen) své projekty.
Ať už se rozhodnete pro Scrum, Kanban, nebo jejich kombinaci, bude se vám hodit nástroj pro řízení projektů. Pokud ještě neznáte Caflou, vyzkoušejte ho zdarma. Kromě projektů v něm vyřešíte i měření a vykazování času, monitoring vytížení týmu nebo fakturaci.