Trochu metodiky na začátek
Řekněme si ve stručnosti, jakým způsobem tedy budeme pronikat do jednotlivých témat.
Začneme hlavními premisami, které budeme postupně rozkládat na stále menší logické celky. Jako vnímaví čtenáři se budete takto přirozeně ponořovat do většího a většího detailu. Tomu odpovídá i plánovaná obsahová náplň jednotlivých kapitol, proto v dnešní úvodní lekci nalezneme praktických spojení relativně nejméně z celého seriálu.
🎓 Caflou sérii "Moderní finanční řízení v malých a středních firmách" přináší Caflou, all–in–one manažerský systém, se kterým řídíte finance, projekty, týmy i vztahy se zákazníky na jednom místě a za dostupnou cenu.
Odborná pojednání budeme aplikovat na podnikatelský svět firem, ale analogie do soukromého života bude platit skoro vždycky.
Pomyslná linka procházející celým seriálem bude mít několik úrovní, abychom si uměli odpovědět v dimenzích:
a/ Kdo má aktivitu zajistit
b/ Jak se má aktivita splnit
c/ Kdy se má aktivita začít a kdy ukončit
d/ Co pro aktivitu potřebujeme za nástroje
Upozornění pro všechny čtenáře - cílem seriálu není poskytnout učebnicový materiál na téma finanční řízení. V takovém případě si prosím najděte nějakou dostupnou literaturu, které je na trhu dostatek. Mým záměrem je naopak podívat se na jednotlivé aspekty finančního řízení prakticky, což může ale také znamenat, že některé pohledy, které Vás mohou napadnout z jiných profesních rovin a zkušeností, nebudu probírat, protože je osobně nepovažuji za důležité v tomto seriálu uvádět.
Praxe - konečně už něco pro mně
Pojďme se tedy přenést do praktických rovin.
V úvodu uvedu celé základní schéma procesu úspěšného zavedení finančního řízení do firmy. Pokud nejste úplný nováček, jakým nyní modelově my jsme, můžete při čtení dalších řádků Vámi již zvládnuté etapy podle potřeby přeskakovat:
A. Lidský faktor alias úvodní mindset - majitel a vedení vědomě říkají: “Ano, chceme mít kvalitní finanční řízení”
B. Forma řešení
1/ jsem samouk (postačí mi kurzy, knihy, videa) a později se mohu rozhodnout agendu delegovat
2/ jsem střelec - rovnou přijmu někoho “zkušeného”, ať se o vše postará
3/ vyhledám externí pomoc, abych se poradil - tuto variantu osobně doporučuji (můžete se třeba obrátit na mě, autora tohoto článku)
C. Definice potřeb a požadavků alias hluboká analýza - co chci já, co chtějí lidé ve firmě
D. Pořízení a/nebo vytvoření nástrojů finančního řízení (jako tip doporučuji Caflou)
E. Implementace, procesní optimalizace, testování, zpětná vazba, přehodnocení požadavků
F. Personální obsazení - průběžně zahrnujeme již do předchozích etap podle potřeb
Nyní se již podívejme pod pokličku jednotlivých etap. Nebudeme je učebnicově popisovat a doslovně rozebírat podle výše vyznačených bodů, ale vybereme si z nich vždy taková témata, která jsou důležitá.
Začneme s lidským faktorem, ke kterému se budeme ale vracet v různých souvislostech i v dalších částech seriálu, zejména ve vazbě na pokrytí jednotlivých agend vhodnými odborníky.
Tip: přečtěte si také náš první článek "11 tipů, jak úspěšně zvládnete (nejen) ekonomickou krizi" ze série Moderní finanční řízení v malých a středních firmách.
Lidský faktor
Rád vždycky říkám, že lidský faktor je vždy na prvním místě a platí to i pro dnešní svět. I robotické procesy musel nejprve vyřešit člověk a umělá inteligence zatím neumí pojmout myšlení tak dobře, aby nás nahradila úplně, což platí také stále i o disciplíně financí. O citech, chemii, autoritě, povaze, emocích, náladě, nadšení, zklamání, smíchu, zármutku nemluvě.
Jsme na pomyslném začátku a jdeme na věc z čistého stolu.
Když budeme chtít, aby nějaká aktivita skutečně splnila svůj účel a měla vyšší smysl, budeme potřebovat pro tuto aktivitu nejprve “získat” lidi = “nadchnout”. Není horšího příkladu, když majitelé firmy nebo její vedení rozhodnou o něčem - třeba našemu odhodlání zavést principy finančního řízení - a zbytku firmy tuto radostnou novinku pouze formálně ohlásí a v pracovním pořádku zadají úkol splnit. Celkem běžný postup ve společnostech řízených autokratickým způsobem.
Co se nám potom skutečně podaří? Spálíme zbytečně obrovský lidský potenciál v hodinách vysvětlování, pořizování, implementace, testování a zavádění novinky do praxe. O utopených penězích nemluvě. Důsledků vzniká bohužel potom celá řada. V souhrnu máme nový interní proces a nástroje, jejichž zavedením jsme svým omezeným myšlením pouze dostáli zadání.
Shoda napříč firmou
První krok, který tedy doporučuji, by měl být: skutečně se ztotožnit s myšlenkou - budeme mít něco nového. A vezměme to hezky popořadě.
První bude na řadě majitel, resp. akcionář. Když dá celé věci zelenou, vstoupíme pomyslně mezi zaměstnance do organizační struktury.
Pokud jsme začali u majitelů, je dále na řadě ten nejvyšší ve firmě, zpravidla jednatel či generální nebo výkonný ředitel. Ten bude mít ve svém týmu určitě jednoho manažera (ředitele), který zodpovídá za finance, v menší firmě jím třeba může být buď sám majitel nebo naopak nějaký řadový pracovník (více k tématu v dalším díle tohoto seriálu). Oba mají velký úkol.
Navnímat nový projekt a probrat jej v rámci vedení firmy s ostatními manažery. Tato fáze je naprosto kritická, protože se začínáme dostávat postupně do zbylých částí firmy. Proto doporučuji věnovat dostatek času, aby si celý tým vedení uvědomil smysl, cíl a dopady takového projektu a jednotně se jej rozhodnul podpořit. Dokud nebude shoda managementu, nesdělujeme žádné podrobnosti do svého oddělení. Může dojít k situaci, že vedení firmy projekt odmítne a vrátí k diskuzi zpět akcionářům. Stane-li se tak, v takovém případě stále platí, že dokud se nedojde k poslední iteraci, zůstává informace pouze v okruhu vedení firmy. My si situaci ulehčíme tím, že se vedení usnese projekt schválit a vyjádřit mu plnou podporu.
Nyní manažeři informují své týmy. Důležité je, aby k informovanosti došlo ve všech týmech přibližně ve stejném časovém úseku. Tady dávám úkol nejvyššímu manažerovi firmy, aby si příslušnou časovou osu dobře pohlídal.
Lze velmi pravděpodobně očekávat, že kromě financí budou ostatní oddělení z tohoto projektu méně nadšena a mohou i pojmout obavu až hrozbu osobního ohrožení. Než tedy začneme s jakoukoliv praktickou částí projektu finančního řízení, věnujme dostatek času a energie diskuzi se svými týmy.
Jako vhodný motivační prvek funguje pozvání odborníka na finanční řízení nebo zástupce firmy, která se na projektu bude podílet, aby vhodným způsobem lidi informoval, představil celý koncept a pomohl tím celou myšlenku podpořit. Zavádět projekt finančního řízení znamená mít tým složený ideálně ze zástupců všech odborných oddělení firmy ( tzn. i těch oddělení, kterých se zdánlivě projekt netýká).
Znovu tedy opakuji, nepodceňovat tuto fázi, neurychlovat ji, dát jí dostatečný časový prostor i finance. Zmiňovaného garanta lze samozřejmě přizvat v jakékoliv fázi projektu, záleží na konkrétní situaci ve firmě, finanční odborné a manažerské vyzrálosti vedení, lidí v týmech a dalších faktorech.
Prošli jsme tedy cestou napříč celou firmou a máme hotový dobrý základ, abychom se mohli pustit do práce.
Ale ještě se potřebuji vrátit zpět na začátek, abychom si nezapomněli říct také pár slov o “druhé straně” projektu.
Role dodavatele
Je nadmíru důležité, abychom měli “lidskou” shodu i se stranou dodavatele. Ať jím bude bude konzultant, dodavatel softwarového řešení, konsorcium firem - k čemu nám bude, že se nám podařilo úspěšně myšlenku nového projektu prodat napříč celou firmou, když se dříve či později do naší struktury dostanou odborníci, kteří jsou odborníci, dlouho nic a zase odborníci, ale nemůžeme s nimi nalézt lidskou řeč?
Běžně se stane, že se o projekt uchází více zájemců, kteří na svých prezentacích oslňují superlativy a ozdobují své reference, ale Vy máte pocit, že byste byli rádi, aby už aktuální slide byl poslední a oni zmizeli?
Takže nebát se sdělit svoje pocity a připomínky. Kvalitní dodavatelé většinou tyto problémy nemají a pokud se tak stane, delegují pro náš projekt jiné lidi.
Teď máme připravenou kvalitní vazbu dodavatel - zástupce firmy - management - zbytek firmy.
A můžeme začít. V našem povídání tedy otevřeme pomyslné dveře jedné společnosti a řekneme si, jaké formy správy financí (nechci říkat ještě finančního řízení) na nás mohou či nemohou čekat. Ale o tom více až v druhém dílu seriálu. Jak bylo slíbeno, hodně ubereme na povídání a více přidáme fakta.
A co další díly seriálu? Ve třetím dílu se podíváme, co nás pod finančním řízením čeká. Vyjmenujeme agendy, procesy, informace a zase trochu zmíníme i lidi. Od čtvrtého dílu půjdeme zase více do hloubky a postupně budeme nahlížet do detailů jednotlivých aspektů finančního řízení popsaných ve třetím dílu. Až se vyčerpáme po odborné stránce, dáme si alespoň jeden díl k tématu lidí - jak je správně vybrat, jak s nimi pracovat, ale i třeba, jak se s nim hezky rozloučit.
Přemýšlejte, co Vás po prvním dílu napadá. Přeji si, aby byl celý seriál maximálně použitelný pro praxi a když se od Vás objeví věcné připomínky, probereme je a rád jimi seriál obohatím.
💡 Tip: Zvažujete zavedení systému pro řízení firmy včetně řízení finančních aspektů? Zkuste zdarma Caflou.
<< Zpět ke všem článkům ze série Moderní finanční řízení v malých a středních firmách
Autor článku: Ing. Zdeněk Koptík
Ve spolupráci s panem Ing. Zdeňkem Koptíkem, odborníkem na finanční řízení, jsme pro vás připravili sérii článků "Moderní finanční řízení v malých a středních firmách", jejímž cílem je pomoci vám rozšířit znalosti v oblasti řízení financí v malých a středních firmách.
Ing. Zdeněk Koptík pomáhá klientům jako certifikovaný mentor, odborník na finanční řízení, specialista v oblasti controllingu s 25 lety praxe v managementu významných tuzemských i zahraničních firem.
📞 Pro odborné poradenství můžete Zdeňka kontaktovat na zdenekkoptik.cz nebo na 