Budování malé firmy je opravdu obohacující zážitek plný týmového ducha a inovací. Porazit konkurenci, získat si přízeň zákazníků a postupně zvyšovat své zisky patří mezi ty nejlepší momenty.
Existují však i méně vzrušující ale zároveň nezbytné úkoly v řízení malé firmy. Jsou projekty, které je třeba řídit, termíny, které je třeba dodržovat, rozpočty a finance, které je třeba sledovat, a faktury, které je třeba posílat klientům (musí se přece vyplácet mzdy!!).
🎓 Caflou akademii přináší CAFLOU® - český manažerský systém, se kterým řídíte výkon a ekonomiku své firmy a týmu, 100% digitálně, i na dálku.
Tabulky nebo několik nepropojených aplikací mohou v určitém okamžiku přestat stačit pro potřeby Vaší firmy. Je v nich příliš velký nepořádek, procesy nejsou propojeny a sledovat pokrok je obtížné. Malé firmy tedy obvykle dosáhnou bodu, kdy se investice do systémového řešení pro řízení firmy stane nezbytnou.
Pokud máte pocit, že se k tomuto bodu blížíte – nebo už jste v něm – čtěte dál.
Proč by malé firmy měly uvažovat o řešení pro řízení firmy?
Software pro řízení firmy usnadňuje organizaci každodenních úkolů tím, že vytváří jeden centralizovaný systém řízení všech Vašich obchodních procesů a činností. To napomáhá k:
- Zvýšení produktivity
- Zajištění přehledu o operacích
- Zajištění odpovědnosti
- Využívání přínosů automatizace
- Zefektivnění procesů pomocí identifikace překážek
To ale není všechno. Budování malé firmy může být náročný úkol. Správné řešení pro řízení podniku však může pomoci snížit zátěž tím, že zefektivní rutinní procesy a umožní majitelům firmy soustředit se více na plánování, vytváření nápadů a další úkoly, které vyžadují vysokou kvalifikaci.
6 znaků, že Vaše firma je připravena na systém pro řízení firmy
Nejste si jist, zda nastal správný čas investovat do řešení pro řízení firmy? Níže je uvedeno 6 poznávacích znamení toho, že Vaše firma je na to již připravena.
1. Rychle rostete
S rozšiřováním firem se většina prvků "zesiluje". Projektů přibývá a jsou čím dál tím složitější. Zvyšuje se počet členů týmu a odpovědností. Toto zesílení bohužel znamená, že chyby a omyly jsou fatálnější a procesy jsou náročnější na řízení.
Z tohoto důvodu je zásadní položit pevné základy. Jasný systém a struktura s definovanými odpovědnostmi, integrovanými pracovními postupy a transparentností pomáhají rostoucím malým firmám udržet si úspěch.
V tomto případě se hodí řešení pro řízení firmy – software umožňuje firmám:
- Strukturovat a organizovat workflow
- Přiřazovat odpovědnosti a sledovat pokrok
- Upřednostnit důležité projekty
- Identifikovat a řešit překážky
2. Potřebujete lépe řídit cash flow
Cash flow je často označován za zdroj životní síly ve firmě, ale bohužel 82 % malých firem selhává kvůli jeho špatnému řízení.
Pokud chcete vylepšit plánování peněžních toků, řešení pro řízení firmy Vám pomůže tím, že odhalí informace o ziskovosti projektů a mezery v peněžních tocích a poskytne ucelený přehled o ekonomice firmy. Dobré řešení také pomáhá automatizovat různé úkoly, jako je generování faktur nebo finančních reportů.
3. Váš tým pracuje s příliš mnoho aplikacemi
Když je Vaše firma ve svých počátečních fázích, využívání různých softwarů pro různé firemní procesy je lákavé – obzvláště z důvodu, že existují vynikající aplikace se štědrými bezplatnými plány. Může dojít k tomu, že máte různé nástroje pro:
- Správu faktur pro klienty
- Řízení interního cash flow a rozpočtů
- Řízení projektů
- Vygenerování reportů
- Týmovou spolupráci a sdílení souborů
S růstem malých firem však práce s různými platformami nejenže vyžaduje čas, ale také činí sledování procesů a činností obtížnějším, což může potenciálně uškodit produktivitu. Přidává to také další práci při nabírání nových zaměstnanců – noví pracovníci si budou muset osvojit všechny různé nástroje.
Naštěstí řešení pro řízení firmy eliminuje tyto starosti tím, že centralizuje Vaše nejdůležitější činnosti a procesy na jedné platformě.
Caflou, all–in–one manažerský systém, se kterým řídíte finance, projekty, týmy i vztahy se zákazníky na jednom místě a za dostupnou cenu
4. Vaše firma je stále více řízena daty
Odvaha, instinkt a intuice mají v podnikání své místo, ale udržitelný růst vyžaduje data a analytiku. Rostoucí firmy potřebují data týkající se finančních prognóz, pokroku práce na zakázkách, ziskovosti projektů atd., aby mohly strategicky rozhodovat a pokračovat v udržitelném růstu.
Pokud Vaše malá firma upřednostňuje data, pomůže vám řešení pro řízení firmy tím, že poskytne přesný přehled o firemních operacích a umožní vám sledovat návratnost investic.
5. Potřebujete více automatizovat
Automatizace pomáhá malým firmám udržitelně růst tím, že snižuje náklady na pracovní sílu, minimalizuje prostoje a pomáhá členům týmu soustředit se na hodnotnější úkoly.
Automatizace přebírá úkoly, které se opakují a jsou založené na podmínkách. K prvnímu kroku zavedení automatizace ve firmě je však třeba identifikovat úkoly "připravené k automatizaci" – tj. takové úkoly, které jsou založené na podmínkách, dají se automatizovat, a poskytují nejvyšší obchodní hodnotu.
Řešení pro řízení firmy je v tomto případě cenné, protože:
- Poskytuje detailní přehled o firemních procesech a činnostech a pomáhá k odhalení těchto aktivit.
- Mnoho řešení pro řízení firmy poskytuje vestavěné funkce automatizace, nebo je lze integrovat se specializovaným softwarem pro automatizaci workflow.
6. Instinkt Vám říká, že je správný čas
Přestože data a tvrdé důkazy jsou důležitými součástmi rozhodování, nepřehlížejte důležitost intuice. Jedna zajímavá studie totiž odhalila, že vedoucí pracovníci, kteří spoléhali na svou intuici, byli při rozhodování z 90 % přesní. To však neznamená, že byste neměli spoléhat také na data a hmatatelné signály – jen věnujte intuici také patřičnou pozornost.
Co z toho tedy plyne? Pokud Vám instinkt říká, že nastal čas využít softwarové řešení pro řízení podniku, poslechněte ho.
Co byste měli hledat v řešeních pro řízení firmy?
Když Vaše firma je již připravena na systém pro její řízení, je důležité vybrat takový firemní informační systém, který vyhovuje Vašim potřebám. Níže je 6 důležitých aspektů, které je třeba mít na paměti.
1. Intuitivní uživatelské rozhraní (user interface - UI) a uživatelská zkušenost (user experience - UX)
Účelem řešení pro řízení firmy je zlepšit produktivitu a pracovní postupy, nikoli je ještě více zkomplikovat. Proto se při výběru softwaru ujistěte, že hledáte takový, který má intuitivní uživatelské rozhraní (UI) a nabízí solidní uživatelskou zkušenost (UX).
Ujistěte se tedy, že:
- Je k dispozici centralizovaná nástěnka, která zobrazuje důležité informace.
- Je snadné se v softwaru orientovat – dostat se k potřebným přehledům či reportům by nemělo vyžadovat více než pár kliknutí.
- Jeho použití je intuitivní. Dokonce i takové drobnosti, jako je způsob, jakým nástroj umožňuje vizualizovat projekty nebo jak se přiřazují role na úkolech či projektech, jsou důležité.
Nezapomeňte, že váš tým bude tento nástroj používat každý den ke správě různých firemních procesů a noví zaměstnanci se s ním budou muset rychle naučit. Proto si vyberte platformu, se kterou se snadno začíná!
Naštěstí mnoho řešení pro řízení firmy nabízí buď bezplatnou zkušební verzi, nebo omezený bezplatný plán, který vám umožní nástroj vyzkoušet, než se zavážete k placenému balíčku.
2. Možnosti řízení workflow
Řešení pro řízení firmy by měla mít funkce pro integraci a zefektivnění řízení workflow, včetně:
- Funkce pro řízení projektů a úkolů. Umožňuje software vytvářet a řídit více projektů, včetně harmonogramů, přiřazení rolí, hierarchií úkolů a přidělování zdrojů?
- Možnosti řízení vztahů se zákazníky (CRM). CRM si vydobyly své místo jako "povinná technická výbava" v mnoha firmách, a proto mnoho řešení pro řízení firmy obsahuje funkce CRM.
Vyplatí se upřednostnit řešení, které je vybaveno funkcemi CRM, aby pomohlo spojit Vaše aktivity směrem k zákazníkům s těmi interními.
- Fakturační možnosti. Pokud podnikáte v sektoru služeb, generování faktur je důležitou činností, která by se neměla odkládat - vede to totiž k opožděným platbám a mzdám. Některá řešení pro řízení firmy Vám pomohou automatizovat generování faktur, čímž zajistí, že faktury budou klientům vystaveny včas.
- Možnosti řízení týmu a pracovního vytížení. Vědí všichni členové Vašeho týmu přesně, jaké úkoly mají plnit? Mají někteří členové týmu větší pracovní vytížení než jiní? Jsou prodlevy, které potřebujete odstranit? Řešení pro řízení firmy by vám mělo pomoci odpovědět na tyto otázky – a nejen na ně – prostřednictvím funkcí pro řízení odpovědností a pracovního vytížení.
Kromě prostého řízení úkolů a projektů spadá do řízení workflow i mnoho dalšího. Nemusíte si nutně vybrat řešení se všemi možnostmi, ale určitě si vyberte takové, které pokryje to nejzásadnější!
3. Analytika, reporting, prognózy
Jak jsme již uvedli v předchozí části, větší zaměření na data je známkou toho, že Vaše firma je připravena na řešení pro řízení firmy. To znamená, že budete potřebovat nástroj se správnými funkcemi pro analýzu, reporting a prognózy.
Specifika analytických funkcí se u jednotlivých softwarů liší, ale ujistěte se, že Vámi zvolené řešení je variantou následujících funkcí:
- Analýza cash flow a finanční reporting. Zkontrolujte své čtvrtletní přehledy!
- Analytika produktivity, tj. přehled v projektech o pokroku, termínech, řízení pracovního vytížení týmu atd.
- Prediktivní analytika, která Vám umožní lépe předpovídat a plánovat dopředu.
4. Možnosti řízení cash flow
Řízení cash flow je pro úspěšné malé firmy nejvyšší prioritou, ale není to úkol, který by se dal dobře zvládnout ručně. Tabulky a statické dokumenty vám mohou pomoci jen do určité míry – a proto vám pomůže řešení pro řízení firmy s funkcemi pro řízení cash flow v reálném čase.
Se správným řešením pro řízení firmy budete přesně vědět, odkud přichází Vaše příjmy, kteří zákazníci a projekty jsou nejziskovější, a kam odchází hotovost.
5. Automatizace
Automatizační funkce se naštěstí staly v moderních nástrojích pro řízení projektů a firem spíše samozřejmostí než luxusem. Některé nástroje však nabízejí robustnější možnosti automatizace než jiné.
Při hodnocení softwaru berte v úvahu následující faktory:
- Své aktuální potřeby v oblasti automatizace, které mohou zahrnovat funkce automatizace úkolů, automatické generování faktur, reporting apod.
- Možnosti vlastního nastavení automatizací, abyste měli jistotu, že Vaše budoucí automatizační potřeby budou také naplněny. Umožňuje software nastavit flexibilní automatizace pro Vaše pracovní postupy?
Některá řešení pro řízení firmy, jako například Caflou, nabízejí vestavěné nástroje pro automatizaci work flow, které vám pomohou zefektivnit procesy. Caflou se také integruje s aplikací Make, výkonnou aplikací třetí strany pro zavádění pracovních postupů podle vlastního nastavení.
6. Dobrá zákaznická podpora
Řešení pro řízení firmy, které si vyberete, bude zahrnovat důležité obchodní operace, projekty a vztahy s klienty. Vzhledem k významnosti těchto funkcí, je důležité si vybrat software podporovaný dodavatelem, který se bude o Vás starat.
Když tedy zvažujete nástroj pro řízení firmy, podívejte se na jeho funkce zákaznické podpory a zjistěte, co říkají zákazníci o dodavateli. V podstatě jde o volbu partnera, takže ho pořádně prozkoumejte než s ním „vlezete do postele“.
Rozhodující faktor
Systém pro řízení firmy by měl v konečném důsledku pomoci řídit Vaši firmu - musí být snadno použitelný a poskytovat dobrou hodnotu. Před výběrem jakéhokoli softwaru je důležité zhodnotit potřeby své firmy a zjistit, které řešení je nejlépe naplňuje.
Caflou je software pro řízení firmy určený pro malé a střední podniky. Sada nástrojů je navržena tak, aby vám pomohla řídit všechny důležité obchodní procesy – od pracovních postupů až po ekonomiku firmy a fakturaci klientům – na jedné centrální platformě. Začněte s Caflou zdarma.