Věděli jste, že každá pátá malá firma zkrachuje během prvního roku svého založení? Např. podle stejné studie Úřadu práce Spojených států přežije prvních deset let své existence pouze 30 % malých firem. Důvody selhání malých podniků se mohou lišit, ale obecně se neefektivní plánování a alokace zdrojů považují za některé z hlavních příčin. Proto zde přichází v úvahu zvážit roli plánování podnikových zdrojů (ERP).
🎓 Caflou akademii přináší Caflou - český all-in-one manažerský systém, se kterým získáte kontrolu nad firmou, projekty i týmem a zvýšíte profit firmy.
Klíčová role technologií při pomoci firmám překonávat potenciální problémy je všeobecně uznávána. Jelikož poskytují malým firmám nástroje potřebné k efektivnímu plánování a řízení zdrojů, řešení ERP jsou čím dál tím oblíbenější a využívanější. Očekává se, že jen v roce 2023 vzroste velikost globálního trhu se softwarem ERP o více než 20 miliard dolarů, čímž dosáhne 187,88 miliardy dolarů. Takové firemní řešení má skvělý potenciál jak pro velké podniky, tak pro malé společnosti. Klíčem k plnému využití ERP je výběr varianty, která nejlépe vyhovuje vašim podnikatelským potřebám a úzce se shoduje s vaším odvětvím a procesy.
V tomto článku se dozvíte, proč by malé firmy měly uvažovat o zavedení ERP systému a jak si mohou vybrat ten, který jim nejlépe vyhoví. Probereme také, kterým odvětvím takový software nejvíce prospívá, abyste se mohli ujistit, zda je to pro vás ta správná cesta. Pojďme se do toho rovnou ponořit zodpovězením první základní otázky.
Co je ERP?
ERP je software, který pomáhá firmám všech velikostí řídit různé obchodní operace, jako je účetnictví, finance, lidské zdroje, řízení dodavatelského řetězce, řízení zásob , prodej, řízení projektů a řízení vztahů se zákazníky. Obrázek níže znázorňuje různé aspekty a prvky ERP systému.
Image source: projectline
ERP řešení umožňují společnostem řídit a integrovat všechny nebo většinu těchto procesů do společného systému a poskytují přehlednou organizaci všech dat na centrálním místě a snadný přístup odkudkoli. To přináší různé výhody. Mezi ty nejvýznamnější patří vylepšená komunikace, spolupráce a transparentnost napříč odděleními, což vede k zefektivnění celkové výkonnosti podniku.
Proč malé firmy zavádějí ERP řešení?
Představa, že pouze velké podniky potřebují ERP systém je běžným omylem. Ve skutečnosti není žádná společnost příliš malá na to, aby takového řešení využila. Právě naopak, čím menší firma, tím větší je potřeba optimalizovat využití jejích štíhlých zdrojů , což je hlavním účelem ERP. Podívejme se na další důvody, které malé firmy zavedením ERP sledují, a na výhody, které jim implementace ERP řešení přináší.
Účel ERP
ERP systém je klíčový pro malé firmy, které se snaží zefektivnit své operace a zvýšit svoji efektivitu, aby získaly konkurenční výhodu oproti větším podnikům s více zdroji a možnostmi. K jakým hlavním účelům tedy slouží ERP řešení?
Poskytovat centralizovaný a univerzální systém
ERP software integruje řízení a provádění klíčových obchodních operací a procesů. Zahrnuje také řízení všech firemních zdrojů, včetně lidí, materiálů, zásob, zařízení a financí. Poskytnutím centralizované databáze má ERP za cíl zefektivnit všechny aspekty podnikání – od řízení týmů a projektů přes sledování zásob až po řízení cash flow.
Vylepšovat výkonnost, přesnost a rozhodování
Centralizace a integrace procesů a dat dosažená pomocí ERP systému slouží k omezení duplikací dat, odstranění manuálního zadávání údajů a zvýšení efektivity. Vzhledem k tomu, že informace jsou přístupné příslušným zaměstnancům a oddělením, je snazší vyhnout se nesrovnalostem a chybám. Navíc dostupnost informací, reportů a přehledů v reálném čase má za cíl zlepšit rozhodovací proces. Manažeři mohou rychle identifikovat trendy, odhalit potenciální problémy a učinit rozhodnutí založená na datech, což celkově napomáhá informovanému, včasnému a efektivnějšímu rozhodování.
Poskytnout všem přístup k datům v reálném čase
Jedním z hlavních účelů ERP systému je poskytnout centrální databázi, která je přístupná všem zaměstnancům kdekoli a kdykoli. Díky aktualizovaným informacím na dosah ruky mohou různá oddělení, týmy i jednotliví zaměstnanci efektivněji spolupracovat a zajistit, aby nikdo nezůstal pozadu.
Napomáhat sledování a řízení výkonnosti
ERP software je navržen tak, aby poskytoval komplexní přehled o procesech a aktivitách. Usnadňuje sledování velkého množství detailů, jako jsou milníky projektů, náklady, bariéry, využití zdrojů, náklady na získání zákazníků a míra retence zákazníků.
ERP systém například umožňuje firmám sledovat produktivitu svých zaměstnanců analýzou dokončených úkolů, času stráveného na projektech a celkové výkonnosti. Tyto informace pomáhají identifikovat ty nejvýkonnější zaměstnance a oblasti, které mohou vyžadovat další školení a posilování motivace.
Jaké výhody přináší ERP malým firmám?
Níže jsou výhody, které přináší implementace ERP řešení pro malé firmy:
- Zvýšení efektivity a produktivity díky integraci a automatizaci klíčových obchodních procesů, což snižuje množství manuální práce a zvyšuje přesnost
- Lepší rozhodování díky přístupu k obchodním datům a analýzám v reálném čase, což manažerům umožňuje činit informovaná rozhodnutí
- Lepší spolupráce díky možnosti přístupu k informacím a jejich sdílení v reálném čase, což zlepšuje komunikaci a spolupráci
- Lepší viditelnost, která usnadňuje sledování výkonnosti, identifikaci oblastí pro zlepšení a rychlou reakci na měnící se obchodní potřeby
- Úspory nákladů díky snížení množství ruční práce a zvýšení přesnosti obchodních procesů, což se projeví ve snížení provozních nákladů
- Škálovatelnost, která vychází z flexibility ERP systému a přizpůsobivosti měnícím se obchodním potřebám, díky nimž je škálovatelným řešením pro rostoucí organizace
- Zajištění souladu s předpisy a průmyslovými normami díky automatizovaným reportům o dodržování předpisů a podrobným záznamům o auditech
- Vyšší spokojenost zákazníků díky schopnosti firem rychle reagovat na potřeby zákazníků a poskytovat lepší služby
- Konkurenční výhoda díky zefektivnění operací a lepšímu využití zdrojů.
Díky všem těmto četným výhodám mění ERP systém pravidla hry pro malé firmy. Proto je načase zjistit, zda je to správné řešení, které pomůže i vám dosáhnout svých obchodních cílů.
Potřebujete ERP?
V rámci zavedení ERP systém vzniká otázka…
Pro koho je ERP systém nejpřínosnější?
ERP systémy jsou běžně spojovány s velkými podniky se složitým provozem, více odděleními a vysokými objemy transakcí. V takovém případě ERP řešení zefektivňují komunikaci a spolupráci mezi jednotlivými odděleními a pomáhají vedení sledovat všechny operace, projekty, týmy a další zdroje, které je třeba řídit a správně přidělovat.
Mezi další dobře známé uživatele softwaru pro plánování zdrojů se řadí výrobci, stavební firmy, maloobchodníci a prakticky všechny firmy, které se zabývají řízením zásob. Tyto případy užití ERP systémů zahrnují vylepšení plánování a rozvrhování výroby, řízení stavu zásob , snížení výrobních nákladů a zefektivnění řízení dodavatelského řetězce. Díky datům a analytice v reálném čase mohou manažeři činit informovaná rozhodnutí a zvyšovat ziskovost a spokojenost zákazníků.
ERP řešení však nabízejí různé kombinace možností a funkcí, které jsou navrženy tak, aby vyhovovaly specifickým potřebám podniků různých odvětví, velikostí a sektorů. Proto jsou vhodnými uživateli i malé firmy a společnosti, které pracují bez skladových zásob a mohou využít ERP řešení k zefektivnění svých back-endových procesů , jako jsou např. finance, lidské zdroje, nákup a řízení projektů.
Některé systémy jako je např. SYSPRO jsou zaměřeny hlavně na řízení dodavatelského řetězce a jsou vybaveny rozsáhlými funkcemi určenými pro výrobu. Jiná řešení, jako např. Microsoft Dynamics 365 F&O, jsou navržena s ohledem na velké podniky. Na druhé straně systémy pro řízení menších firem, jako je Caflou, nabízejí kombinaci funkcí ERP, které umožňují řízení projektů, plánování a řízení financí a cash flow, řízení času, CRM nebo automatizaci procesů. Takové možnosti dokonale odpovídají potřebám malých a středních firem, které nevedou a neřídí zásoby ani komplexní dodavatelské řetězce.
Podívejme se více zblízka na další příklady odvětví, která využívají ERP řešení.
- Stavebnictví: Stavební firmy mohou využívat plánování podnikových zdrojů k řízení plánování projektů, rozvrhování, využívání zdrojů a řízení nákladů na projekty. Díky datům a analytice v reálném čase mohou firmy optimalizovat provoz, snižovat náklady a zároveň vylepšit spolupráci a komunikaci napříč různými týmy.
- Firmy ve službách: ERP řešení mohou firmám dodávajícím služby pomoci řídit údaje o zákaznících, sledovat projekty a čas a vylepšit řízení financí. Díky integrovanému vyúčtování za služby a fakturaci mohou firmy poskytující služby zajistit přesné a včasné zpracování plateb a zároveň si zachovat přehled o ziskovosti a cash flow.
- IT služby: IT služby mohou využívat funkce, jako je řízení projektů, financí a cash flow, řízení času a automatizace, aby získaly plnou kontrolu nad svým provozem, zlepšily efektivitu a zvýšily spokojenost zákazníků.
- Maloobchod: Maloobchodní firmy používají ERP k řízení stavu zásob , sledování prodeje a zefektivnění operací na místech nákupu. Díky datům a analytice v reálném čase mohou maloobchodníci činit informovaná rozhodnutí o řízení zásob a nabídce produktů, což v závěru zvyšuje ziskovost a spokojenost zákazníků.
- Marketingové agentury: Tyto agentury mohou využívat řešení, jako je Caflou, k řízení celého portfolia činností pro každého klienta, včetně obchodních údajů, projektů, úkolů, fakturace, řízení nákladů a cash flow a mnoho dalšího.
- Zdravotnictví: Malá firma ve zdravotnictví může využít ERP systém k řízení informací o pacientech a termínech, zefektivnění práce s pacienty a zlepšení komunikace mezi poskytovateli zdravotní péče a pacienty.
- Profesionální služby: ERP systém může firmám poskytujícím profesionální služby pomoci řídit projekty, sledovat čas a výdaje a automatizovat vyúčtování a fakturaci. Firmy mohou optimalizovat využití zdrojů a ziskovost pomocí dat a analytiky v reálném čase a při tom zachovat vysokou kvalitu poskytovaných služeb.
ERP řešení mohou být přínosem pro celou řadu podniků v různých odvětvích a pomáhají jim zefektivnit operace, řídit a snižovat náklady a zvyšovat ziskovost. Klíčem k úspěchu je najít ERP řešení, které vyhovuje specifickým potřebám vaší firmy a lze bezproblémově integrovat s vašimi stávajícími technologiemi a procesy.
Kdo nepotřebuje ERP (a proč)
ERP systém nemusí vyhovovat potřebám mikrofirem s extrémně nízkým objemem každodenních operací. V takovém případě mohou preferovat lehčí a agilnější řešení, která nevyžadují stejnou úroveň komplexnosti a robustnosti jako ERP systémy.
Další scénáře, kdy firmy nemusí potřebovat ERP systém, jsou následující:
- Velmi malé firmy s omezeným rozpočtem nemusí být schopny si dovolit počáteční náklady a průběžné výdaje spojené se softwarem.
- Firmy s decentralizovaným provozem. V takovém případě může být praktičtější používat samostatné softwarové systémy, které jsou šité na míru specifickým potřebám každého místa.
Co byste měli vyhledávat v ERP systému?
Zavedení ERP systému může být pro jakoukoliv firmu významnou investicí, a proto je klíčové určit základní funkce, které odpovídají vašim organizačním cílům a zefektivňují provoz. Níže uvádíme, co je třeba zvážit.
Klíčové funkce ERP
Proberme si klíčové funkce, které moderní ERP systém nabízí firmám, které fungují bez zásob a skladů.
Automatizace
Jednou z hlavních funkcí ERP systému je automatizace procesů, které jsou manuální, opakující se a časově náročné, což umožňuje zaměstnancům se soustředit na úkoly s vyšší přidanou hodnotou. Například funkce u systémů pro řízení firmy, jako je Caflou, zahrnují řízení projektů a řízení cash flow. Tyto funkce umožňují uživatelům automatizovat pracovní postupy, vytvářet, přiřazovat a notifikovat úkoly nebo zefektivnit práci s cashflow a evidencí příjmů a výdajů, což vede k odstranění chyb při ručním řešení těchto operací.
Caflou vám umožňuje snadno nastavit vlastní automatické procesy jako třeba vytvářet projekty nebo úkoly z připravených šablon
Automatizované procesy poskytované ERP systémem pomáhají zvýšit produktivitu a výkonnost a zároveň odstraňovat chyby a prodlení.
Řízení dat a aktivit v reálném čase
ERP systémy poskytují centralizovanou databázi, která firmám umožňuje přístup k údajům o obchodních operacích v reálném čase - od účetních informací přes data o zákaznících až po detaily o projektech a výkonnosti zaměstnanců. Můžete například sledovat, ukládat a analyzovat finanční údaje související s různými účetními procesy. Patří sem také závazky, pohledávky , výsledovky, forecasting a rozpočtování.
Reporting
ERP software je vybaven robustními funkcemi pro reporting, které přinášejí uživatelům užitek díky pohodlnému a přesnému zobrazení cenných informací.
Pomocí reportovacích a analytických nástrojů Caflou si můžete například vytvořit vlastní nástěnku , která zobrazuje klíčové prodejní KPI (klíčový ukazatel výkonnosti) , jako je počet leadů, dokončených projektů a příjmy na jednoho zákazníka. Nástěnka také může obsahovat vizuální znázornění dat, jako jsou grafy a diagramy, které vedou k snazšímu odhalení trendů a odchylek.
Rozsáhlé reportovací funkce Caflou poskytují jasný přehled o každém aspektu a detailu řízení firmy, což uživatelům umožňuje porovnat plánované a skutečné hodnoty a zavést účinná opatření v případě nesrovnalostí.
Můžete si nastavit notifikace, které vám upozorní na to, že se určitý KPI nachází mimo předem stanovený rozsah . To vám umožní rychle zasáhnout při řešení případných problémů.
CRM
Další důležitou funkcí, kterou byste měli hledat v ERP řešení, je řízení vztahů se zákazníky . Jedná se o základní nástroj, který nabízí řadu funkcí určených k organizaci dat o zákaznících, práci s potenciálními zákazníky, řízení prodeje a poskytování lepší zákaznické podpory.
Správa kontaktů je jednou ze základních funkcí CRM, která vám umožní sledovat informace o zákaznících a interakcích s nimi v centralizované databázi. Mezi další klíčové funkce CRM patří řízení prodeje, analytika a vykazování a nástroje pro zákaznický servis, které poskytují cenné náhledy do chování zákazníků a pomáhají vám činit rozhodnutí založená na datech.
Odpovědnost napříč celou firmou
Vylepšená transparentnost a reporting přinášejí možnost sledovat hospodaření týmu a projektu a přesně vědět při každé fázi vývoje projektu kolik času, úsilí a peněz bylo investováno a kterým zaměstnancem.
Ekonomický report týmu umožňuje uživatelům sledovat výnosy generované jednotlivými zaměstnanci nebo týmy organizace
Odpovědnost napříč celou firmou poskytuje jasný přehled o povinnostech a přínosu každého zaměstnance a zároveň umožňuje sledovat odvedenou práci a vygenerované příjmy. Pokud je management vybaven těmito informacemi, může zvýšit celkovou výkonnost a ziskovost firmy tím, že zvýší produktivitu zaměstnanců.
Nyní, když už znáte povinné funkce, které by vaše ERP řešení mělo nabízet, vzniká otázka, zda takový systém může být ještě lepší. To nás přivádí k další části:
Bonusové funkce ERP systémů
Podívejme se na rozšířenější možnosti a příležitosti, které může ERP software přinést malým firmám v různých odvětvích.
Integrace
Integrace jsou dalším důležitým faktorem při výběru systému pro plánování podnikových zdrojů. Ujistěte se, že ERP řešení, které si vyberete, lze bezproblémově integrovat s dalšími nástroji a systémy, které používáte, například s řešeními pro fakturaci a platby, softwarem pro e-commerce , kalendáři, emailem a jakýmikoliv dalšími nástroji, které jste už zavedli. Toto odstraňuje nutnost manuálního přenosu dat a snížení rizika chyb.
Řízení pracovního zatížení
Řízení zaměstnanců a jejich pracovního zatížení je významným faktorem ERP, protože zaměstnanci jsou nejcennějším aktivem a zdrojem firmy. Například Caflou vám umožní sledovat výkonnost, výstupy a čas strávený prací - video níže ukazuje, jak to funguje.
Pomocí přehledů o pracovním zatížení může management sledovat počet pracovních hodin každého zaměstnance, což poskytuje jasný náhled do rozložení pracovního zatížení mezi členy týmu. To znamená, že vždy víte, kdo je k dispozici a kdo již na úkolu pracuje, což zefektivňuje přidělování úkolů a podporuje rovnoměrné vytížení každého zaměstnance, což zase podporuje firemní kulturu férovosti a motivuje tým.
Mobilní přístup
Se vzestupem mobilních zařízení je čím dál tím důležitější, aby ERP systémy nabízely přístup z mobilních zařízení u zaměstnanců, jako jsou obchodní zástupci nebo technici v terénu, kteří jsou často na cestách.
Caflou nabízí uživatelsky přívětivou a pohodlnou mobilní aplikaci, která uživatelům umožní řídit a sledovat zdroje na cestách.
Nejmodernější řešení, která jsou dostupná na trhu, jsou vybavena mobilními aplikacemi, které uživatelům umožňují přístup k potřebným informacím z mobilních zařízení, aniž by byli závislí na stolním počítači.
Finální úvahy: ERP dnes a zítra
ERP software, který je tradičně spojován s výrobními, distribučními a maloobchodními giganty, již zdaleka není řešení pouze pro komplexní skladové, zásobovací a dodavatelské operace. Nyní je součástí systémů řízení firmy ve společnostech všech velikostí a působících ve všech odvětvích. Jaký je současný stav plánování podnikových zdrojů a jaká je jeho budoucnost?
Na rozdíl od tradičních ERP systémů v minulosti, které byly umístěny přímo v provozovnách, se moderní možnosti dodávají jako cloudová SaaS řešení. To znamená, že můžete čerpat výhody z jejich škálovatelnosti a principu "pay-as-you-go". V každé fázi růstu firmy tak využíváte pouze ty funkce, které potřebujete, aniž byste investovali do pokročilých funkcí, které skutečně nepotřebujete. Firmy se mohou rozhodnout pro různé možnosti v závislosti na konkrétním specializovaném trhu a typu procesů a produktů.
Zavedení plnohodnotného řešení pro řízení firmy umožňuje uživatelům propojit celou škálu procesů a operací – od řízení projektů a týmů přes řízení zdrojů a cash flow až po řízení vztahů se zákazníky. Díky možnosti integrovat a řídit všechny tyto procesy z jedné platformy, zajistíte co nejefektivnější využití všech dostupných zdrojů a prostředků. Získáním komplexního přehledu o všech obchodních operacích na jedné společné nástěnce si můžete být jisti, že vám nic neunikne, a budete moci činit moudřejší rozhodnutí, která jsou založená na datech. Propojení všech procesů do jedné univerzální platformy vám poskytne úplný přehled a kontrolu nad všemi operacemi ve vaší organizaci, což v konečném důsledku zvýší produktivitu a ziskovost.