Tento článek je druhou navazující kapitolou obsáhlejšího tématu. První díl naleznete zde: 👁️ Finanční řízení z různých úhlů pohledu
🎓 Caflou sérii "Moderní finanční řízení v malých a středních firmách" přináší Caflou, all–in–one manažerský systém, se kterým řídíte finance, projekty, týmy i vztahy se zákazníky na jednom místě a za dostupnou cenu.
2. Procesy
A) Controlling
Pro splnění agend zajišťovaných primárně controllorem (nebo týmem controllingu) vyberu nejdůležitější procesy, které jsou výsledkem interakcí mezi controllery samotnými nebo mezi controllery a příslušnými zástupci dalších oddělení firmy. Jedná se o procesy:
A1) sestavení controllingové závěrky
A2) příprava reportingových šablon / map
a3) zpracování reportingu
A4) vyhodnocení reportingových výsledků - komentáře, návrhy, závěry
A5) projednání reportingových výsledků - dle pravidel každé firmy (a funkční zpětná vazba)
A6) sestavení a údržba převodových můstků reporting vs. plán vs. forecast a propojení do BI modelů
A7) metodické řízení číselníků cost center (nákladových středisek) a profit center (výnosových středisek)
A8) definice východisek pro sestavení plánu (budgetu)
A9) příprava šablon pro plán
A10) vydání harmonogramu plánu
A11) zpracování plánu
A12) projednání návrhů plánu s jednotlivými plánovacími jednotkami
A13) schválení plánu - obvykle na úrovni vedení firmy a majitelů
A14) distribuce dat plánu do reportingových struktur, BI modelů atd.
A15) sestavení, projednání a vyhodnocení prognóz (forecastu) (dtto cca proces reportingu a dílčí procesy plánu)
A16) výpočet a hodnocení KPI
A16) poskytování datové a metodické podpory interním uživatelům
A17) spoluúčast při zpracování a úpravách účetní osnovy
A18) trvalá kontrola nákladů, hledání úspor a navrhování optimalizací, kontrola správnosti účetních záznamů - podpora účetních (další “oči”), ne přebírání účetní agendy a odpovědnosti
A19) sestavení plánu cash flow, řízení cash flow a pracovního kapitálu - není-li administrováno jiným oddělením
Uvedené procesy provádí controlling na datech několika úrovňových vrstev s různými cílovými adresáty - viz dále podkapitola Informace.
B) Účetnictví
Obecně můžeme konstatovat, že prakticky skoro všechny dříve uvedené agendy účetnictví probíhají na bázi funkčního procesu správného (za)účtování v regulích platných norem.
To není určitě nic překvapivého, nicméně budeme-li obsazovat profil kvalitního účetního, nestačí, aby uměl jen o událostech technicky účtovat, ale především rozuměl širším souvislostem (“vidět mezi řádky”). To je přidanou hodnotou už dnes, ale takové znalosti budou na významu ještě více nabývat. V rámci digitalizace a automatizace postupně dochází k převedení rutinních činností účetních (i jiných profesí) do algoritmů a strojového učení specializovaných softwarových nástrojů za podpory moderních ICT prostředků. Práce účetní tak může nabývat jiné obsahu. Hromadné operace mohou být zpracovány za zlomek času práce účetní, která potom dostává “kontrolní” (až vlastně “controllingovou”) roli a stává se kvalifikovaným garantem celého procesu. Automatizace zatím není ještě úplně běžnou věcí ve firmách (stav k říjnu 2022 - pozn. autora) a i k plné automatizaci bude ještě potřeba nějaký čas, takže účetní procesy ve firmách jsou a ještě budou minimálně kombinací obou trendů - tradičního a novátorského.
Účtování samotné zahrnuje mnoho dalších dílčích subprocesů - od přijetí faktur do oběhu, přes jejich schválení, zaúčtování, pokynu k proplacení, likvidaci faktur, archivaci a jejich skartaci.
Významným procesem je institut roční závěrky, resp. v případě auditované firmy řádný finanční audit roční účetní závěrky.
Z pohledu zaměstnanců jmenujme také proces účtování mezd, dovolených, náhrad mezd.
Souvisejícími procesy jsou zajištění povinností vůči zdravotním pojišťovnám a sociálních ústavům - správnost výpočtu, dodržení termínů, kontrola odvodů záloh, roční vyúčtování / zúčtování.
Daňové aspekty - účtování o daních, platby záloh na daně, roční vyúčtování / zúčtování daní - nutno definovat rozhraní, máme-li finančního manažera. Daně hrají velký význam v dopadu do výsledků firem a tomu by měla odpovídat i kvalita a garance procesu jejich řádné správy - daně jsou vyměřovány prakticky na “všechno” a na “všechny” (vyjma případů osvobození od daňové povinnosti).
Zmiňovali jsme se několikrát o daňovém poradci - může být dobrý sluha, ale špatný pán, pokud s ním nemáme funkční proces komunikace - poradí nám z informací, které mu dáme, takže je důležité umět přesně formulovat naše požadavky a stejně tak aplikovat jím poskytnuté rady do struktur naší firmy a k dotyčným osobám.
Zmíním ještě proces načítání a párování bankovních plateb/výpisů a pokladen - ideální stav, máme-li tyhle procesy automatizovány a držíme nad nimi jen kontrolu.
Účtování o majetku (včetně zásob) a odpisech - platí stejný komentář jako v předchozím odstavci, lidský faktor dává smysl při kvalifikovaném posouzení správného zaúčtování majetku (dle povahy) a zařazení majetku do odpisových skupin - hranice mezi rozhodnutím majetek odepisovat či nikoliv může mít signifikantní dopad do firemních manažerských ukazatelů EBITDA, poměrných ukazatelů vztažených k EBITDA atd. Podobný případ jako u daní.
C) Financování a cash flow
Tuto podkapitolu jsem zařadil až za oblast věnované účetním procesům, protože jsem v jejich výkladu popsal i některé agendy, které mohu být v gesci finančního manažera. Dále se tedy zaměříme pouze na dvě klíčové agendy a procesy, které je pokrývají, tedy financování a cash flow s pracovním kapitálem:
C1) Financování - můžeme volně definovat jako proces zajištění pokrytí potřeb zboží a služeb peněžními prostředky a jejich ekvivalenty. Pokud pracujeme s vlastními prostředky, jedná se o interní financování, naopak při externím financování máme k dispozici externí zdroje.
Můžeme tedy hovořit o procesech vůči:
- peněžním institucím v rámci držení zápůjčního kapitálu
- odběratelům v rámci dodržování plnění finančních pravidel smluv a dohod
- dodavatelům v rámci dodržování plnění finančních pravidel smluv a dohod
- interním žadatelům o finanční prostředky - ideálně řešit ve spolupráci s controllingem
- daňovým, případně celním úřadům v rámci zařazení subjektu jako plátce daní, resp. cla
- státním institucím z titulu povinnosti plnění odvodů - rozhraní agend s účtárnou
Dosud jsem neuváděl proces mzdové agendy, která bývá (na příkladu středně velké firmy) rozdělena mezi více útvarů, např. schématem:
- Člen top managementu / generální ředitel: odpovědnost za adekvátní mzdové ohodnocení zaměstnanců za jejich práci a pozici, rozhodovací pravomoce stanovovat a schvalovat mzdy
- HR oddělení: evidence podkladů a odpovědnost za jejich věcnou správnost
- Finanční manažer / controlling: zajištění peněžních prostředků pro pokrytí mzdových nároků a odvodů, součást řízení likvidity - viz dále
- Účtárna / externí subjekt: zpracování podkladů pro výplatu mezd a platbu odvodů, převod peněz na účty zaměstnanců (příkaz k převodu peněz schvaluje nejčastěji finanční ředitel)
- Účtárna: účtování o mzdách do finančního / mzdového účetnictví
C2) Cash flow a pracovní kapitál - s pojmem cash flow se u nás začínáme více setkávat v 90. letech 20. století, kdy stále více firem jej chápe jako podstatnou součást firemních financí. Volně bychom jej přeložili jako “peněžní tok” nebo “tok peněz”. Nejde vyloženě o špatný výklad, avšak celá problematika cash flow a souvisejícího pracovního kapitálu má mnohem širší záběr.
Předně je potřeba zejména začínajícím podnikatelům (čistě v dobrém úmyslu) zopakovat, že příjmové pohyby a výnosové operace se do jejich ekonomických výsledků projevují rozdílně jako se odlišně chovají mezi sebou výdajové pohyby a nákladové operace. Hlubší vstup do problematiky cash flow nabízí odborné články Caflou akademie).
Jestliže jsme již vymezili v procesu financování procesy vůči všem výše zmíněným subjektům, uveďme nyní věcné procesy, které podporují efektivní řízení cash flow.
Jedná se zejména o:
- řízení plateb dodavatelských faktur dle termínů splatnosti
- zpracování žádostí a odsouhlasování platebních kalendářů v případě požadavku na odklad / rozklad plateb dodavatelům
- řízení vystavování a zasílání odběratelských faktur
- proces vymáhání pohledávek a odsouhlasování platebních kalendářů na odklad / rozklad plateb odběratelů
- prognózování krátkodobého a dlouhodobé vývoje celofiremního cash flow - ve spolupráci s controllingem
- navrhování okamžitých a/ nebo termínovaných opatření všem dotčeným interním subjektům za účelem posunu, krácení, zvýšení nebo změny formy řešení jejich finančních požadavků
- odpovědnost za metodiku pravidel interních výběrových řízení
- navrhování a projednávání s managementem a vlastníky ve věcech změn forem financování, refinancování, změn spolupráce s finančními (bankovními i nebankovními) subjekty
- zajištění likvidity z titulu plnění rozhodnutí vlastníků z ročních valných hromad ve věci rozdělení zisku, resp. řešení ztráty z hospodaření, včetně administrace procesu vypořádání na úrovni schválených výplat dividend a odměn orgánů
D) Daně
Již jsem v předchozích kapitolách této části hovořil o pojmech zasahujících do procesů daňové agendy, kterou nám spolu-zajišťují finanční manažer a/nebo controller a/ nebo účetní a/nebo externí subjekt.
Podívejme se proto ještě na několik dalších pojmů, které nebyly dostatečně otevřeny, na mysli mám např.:
- optimalizace daní / daňové úniky: efektivním zvládnutím procesu zajistíme, že daňový subjekt odvede na zálohách na daň, resp. vykáže v ročním vyúčtování daně nezbytně nutnou (rozuměj minimální) částku, aniž by prováděl nelegální operace typu daňových úniků. Musíme si správně ohlídat daňové uznatelné a neuznatelné náklady a “optimálně” je do základu daně zahrnout. Proto je velmi užitečné mít dobrého odborníka na daňovou problematiku, ať se jedná o interního specialistu nebo pracujeme s externí daňovou a poradenskou firmou, případně kombinujeme obojí a daňový poradce nám udělá “kontrolu” a navrhne případná doporučení, která bychom mohli ještě zvážit udělat. S růstem obchodního výkonu a ekonomických parametrů se můžeme (např. jako středně velká firma) disciplinovanou prací daňových optimalizací dostávat do deseti až statisícových relací “úspor”
- “tvorba rezerv” na platbu daní: začínající či menší subjekty často zapomínají na fakt, že během roku se platí pouze zálohy na daně, uveďme na příkladu daně z příjmu právnických osob - výše záloh v části aktuálního roku vychází z výsledků hospodaření minulého období (zjednodušeně řečeno), takže pokud je subjekt v aktuálním období ekonomicky “jinde” (uvažujme “lépe”), měl by tento fakt během roku zvažovat a zajišťovat k termínu ročního zúčtování prostředky na doplatek daně, u samostatných podnikatelů, kteří nejsou daňovými subjekty, je toto připomenutí ještě o to významnější
- zpracování a věcná odpovědnost za daňová přiznání: vyhotovení daňového přiznání je rozhodně vhodné časově naplánovat, protože se nejedná o triviální administrativu a platí při něm vše, co bylo kolem daní již výše uvedeno, doporučuji určit jednu jedinou osobu, která bude mít na starosti komunikaci s daňovými úřady bez ohledu na interní procesy správy agend daní
- vykazování daní v manažerském reportingu: firmy, které vykazují ať z pohledu vůči svým vlastníků či veřejně pro média, finanční výsledky, rády pracují s manažerskými ukazateli, jejichž je celá řada (budeme se o nich bavit samostatně později) a mnohdy se od sebe mohou metodicky (interpretačně) významně odlišovat, proto je potřeba pečlivě zvážit a správně vybrat takové ukazatele, které nám dávají pro naši firmu smysl anebo případně které chceme účelově na trhu zveřejňovat. Ve vztahu k daním bych proto zatím na příkladu zmínil dva relativně používané známé ukazatele: EBITDA a hospodářský výsledek běžného období, kdy v prvním případě kromě jiného odečítáme (vylučujeme) daně, zatímco v druhém případě jsou daně součástí ukazatele. Takže opravdu zvažme a proberme s majiteli, top managementem, případně dalšími financujícími subjekty, které informace, proč, kdy, jak a komu budeme prezentovat.
Další pokračování článku naleznete zde:
Finanční řízení z různých úhlů pohledu # 1
Finanční řízení z různých úhlů pohledu # 3 - Informace / Data
Finanční řízení z různých úhlů pohledu # 4 - Lidský faktor
<< Zpět ke všem článkům ze série Moderní finanční řízení v malých a středních firmách
Autor článku: Ing. Zdeněk Koptík
Ve spolupráci s panem Ing. Zdeňkem Koptíkem, odborníkem na finanční řízení, jsme pro vás připravili sérii článků "Moderní finanční řízení v malých a středních firmách", jejímž cílem je pomoci vám rozšířit znalosti v oblasti řízení financí v malých a středních firmách.
Ing. Zdeněk Koptík pomáhá klientům jako certifikovaný mentor, odborník na finanční řízení, specialista v oblasti controllingu s 25 lety praxe v managementu významných tuzemských i zahraničních firem.
📞 Pro odborné poradenství můžete Zdeňka kontaktovat na zdenekkoptik.cz nebo na 