Tento článek je třetí navazující kapitolou obsáhlejšího tématu. První díl naleznete zde: 👁️ Finanční řízení z různých úhlů pohledu, druhý zde: 👁️ Finanční řízení z různých úhlů pohledu # 2
🎓 Caflou sérii "Moderní finanční řízení v malých a středních firmách" přináší Caflou, all–in–one manažerský systém, se kterým řídíte finance, projekty, týmy i vztahy se zákazníky na jednom místě a za dostupnou cenu.
3. Informace / Data
Někdy se říká, že uspějete, když jste na správném místě ve správný čas. Aby se tak stalo, potřebujeme mít správné informace. Požadavky na informace jsou zcela individuální, proto se nebudu pokoušet vytvářet nějaký jejich seznam s ohledem na naše téma. Mohl bych psát hodně dlouho, ale čtenáře by moje zvolená invence asi brzy unavila.
Místo toho se proto krátce podívejme, jak bychom se na informace, říkejme také data, měli dívat, kde budou jejich zdroje a jaké obecné platformy či nástroje budeme mít nejčastěji k dispozici. Mezi hlavní aspekty řadíme:
3.1. cílový uživatel - důsledně dbáme na individuální sady dat podle typu úrovně řízení - lišit se bude balíček pro majitele, generálního ředitele, top management, střední management nebo samotného specialistu či referenta
3.2. odbornostní profil - předchozí pohled ještě rozlišíme podle typu profese, oddělení / útvaru ve firmě či třeba projektového týmu - neznalostí v praxi dochází k tomu, že se např. definuje manažerský reporting, který budou dostávat všichni manažeři na stejné řídící úrovni, avšak už nezajistíme další analytiku, která bude odlišná pro obchodníka, výrobní tým nebo marketing či třeba logistiku.
3.3. časový rámec - další segmentace vzniká rozdílnými požadavky na frekvenci “aktualizace” dat - vybrané informace budeme potřebovat pro denní řízení - většinou se jedná o jeden až tři klíčové ukazatele, jiné údaje nám stačí v týdenní, měsíční, kvartální či roční, případně víceleté periodě.
3.4. automatizace - snažíme se, aby informace byly co nejvíce načítány, zpracovány a uloženy v interních systémech automaticky a univerzálními schématy, která nám umožní vytvářet návody a postupy a uchovávat “nezávislost” na jejich uživatelích - nedochází potom k situacím, že jsme závislí na nějaké osobě, která má u sebe “jedinečná” data, know how, sama rozumí postupům práce na silně customizovaných procesech a projeví přání odejít pracovat jinam (v lepším případě) nebo nás začne zkoušet, kolik jí můžeme nejvíce přidat na platu (v horším případě). Plusem automatizace je také rychlost, vyšší bezpečnost (automatické zálohy), možnost propojování více systémů mezi sebou či např. automatická aktualizace parametrů vybraných faktorů - dodavatel účetního systému zapracuje legislativní změny a my máme klid. Nehovořím o vyšší efektivitě práce, úspoře nákladů ad.
3.5. základní “platformy” pro finanční řízení - budou se lišit podle velikosti firmy a oboru podnikání či specifických potřeb daného podnikatele, ale základním nástrojem uživatele jednotlivce byl, je a asi dlouho bude nesmrtelný a obdivovaný i nenáviděný Excel od Microsoftu (Apple nabízí Numbers a Google má Sheets). Pro práci s většími daty jsou vhodné databázové produkty, v oblibě je Access.
Pro podniková řešení odkazuji na odborné zdroje na internetu. Vizualizační nástroje typu BI, např. Microsoft Power BI či Tableau či Data Stduio dodají naší práci větší profesionalitu a rozhodně stojí alespoň za vyzkoušení.
Pro finanční řízení budeme obecně potřebovat nějakou manažerskou nadstavbu, která bude zvládat vyšší úroveň funkcí a operací, umožní nám definovat reporty, číselníky, ukazatele, převodové můstky atd. Může být zahrnuta např. v tzv. manažerském informačním systému (MIS). Ten obvykle pokrývá i potřeby účetních, které jak říkají, potřebují něco, co se “nezasekává” a “dlouho nenačítá”. Na trhu je celá řada produktů, jmenujme např. Pohoda, Helios, Abra či Money S3, všechny dnes svými funkcionalitami překračují potřeby samotného účetnictví. Dostupná firemní řešení integrují potřeby různých oddělení a záleží na obchodním modelu, co si můžeme koupit v základní verzi, za co připlatit v rozšířené verzi, jakou úroveň podpory zvolíme, jak otevřený je systém pro úpravy a rozšiřování o další moduly vlastní výroby či produkty třetích stran. Limitem tak asi budou jenom cenové možnosti každého zájemce o takový typ nabídky, resp. ochota vydat na zvolený produkt peníze.
3.6. přístup k datům - některé informace mají povahu “tajné”, jiné budou veřejné v celé firmě, případně veřejné pro vybranou skupinu uživatelů - ředitelé, tým controllingu, klíčoví uživatelé atd. V dnešní době máme možnost sdílení dat, které by mělo být důsledně zabezpečeno IT politikou, stejně jako využívání cloudových řešení. Vždy dbáme také na dostatečný stupeň zálohování dat.
Další pokračování článku naleznete zde:
Finanční řízení z různých úhlů pohledu # 1
Finanční řízení z různých úhlů pohledu # 2 - Procesy
Finanční řízení z různých úhlů pohledu # 4 - Lidský faktor
<< Zpět ke všem článkům ze série Moderní finanční řízení v malých a středních firmách
Autor článku: Ing. Zdeněk Koptík
Ve spolupráci s panem Ing. Zdeňkem Koptíkem, odborníkem na finanční řízení, jsme pro vás připravili sérii článků "Moderní finanční řízení v malých a středních firmách", jejímž cílem je pomoci vám rozšířit znalosti v oblasti řízení financí v malých a středních firmách.
Ing. Zdeněk Koptík pomáhá klientům jako certifikovaný mentor, odborník na finanční řízení, specialista v oblasti controllingu s 25 lety praxe v managementu významných tuzemských i zahraničních firem.
📞 Pro odborné poradenství můžete Zdeňka kontaktovat na zdenekkoptik.cz nebo na 