V našem seriálu jsme prošli jednotlivými procesy, agendami a nástroji podpory finančního řízení a proto se můžeme v dnešní kapitole věnovat hlavním aktérům, kteří jsou za finance odpovědni.
Celou kapitolu rozdělíme do několika částí:
a/ Top management - vymezení pojmu
b/ Základní předpoklady top manažera pro řízení financí
c/ Role majitele ve finančním řízení
d/ Role CEO ve finančním řízení
e/ Role CFO ve finančním řízení
f/ Shrnutí
🎓 Caflou sérii "Moderní finanční řízení v malých a středních firmách" přináší Caflou, all–in–one manažerský systém, se kterým řídíte finance, projekty, týmy i vztahy se zákazníky na jednom místě a za dostupnou cenu.
a/ Top management - vymezení pojmu
V prostředí malých a středně velkých firem zahrneme pod pojem top management v rámci finančního řízení pozice / role majitele firmy, člena představenstva (a.s.), dozorčí rady (a.s.), jednatele, generálního ředitele (CEO - Chief Executive Officer / Managing Director / General Director), výkonné ředitele (Executive Director), finančního ředitele (CFO - Chief Financial Officer), případně ředitele pro controlling (Chief Controlling Officer).
Náš okruh osob ale pro zjednodušení omezíme na tři aktéry - majitele, CEO a CFO.
Kromě členů top managementu mohou do finančního řízení, spolurozhodování a ovlivňování finančních politik vstupovat i finanční investoři bez přímého vlastnického podílu ve firmě, financující banky, management fondů, které budou držet podíly ve firmě, eventuálně státní instituce.
Ve finančním řízení získávají stále důležitější pozici i zástupci středního managementu, jedná se roli operativně výkonnou, která se většinou spojuje s motivací ve formě bonusové složky při splnění cílových klíčových úkolů. Jmenujme zde již dříve uváděnou roli manažera controllingu, pokud již není přímo v roli člena top managementu.
b/ Základní předpoklady top manažera pro finanční řízení
Pro úspěšné zvládnutí výkonu finančního managementu doporučuji:
- definovat pro každou pozici její jasnou roli a vymezit přesný rozsah odpovědnosti a pravomoci a ten dodržovat - více v dalších podkapitolách
- naučit se, osvojit si a trvale trénovat několik hlavních manažerských vlastností, resp. umění:
1/ delegovat - dlouhodobě nelze efektivně zvládnout všechny úkoly v jedné osobě a cílem Vašeho podnikání není zlikvidovat se, proto se nevyhnete rozhodnutí předat část práce na své kolegy, s delegováním má hodně manažerů problém, zejména se obávají ztráty kontroly nad úkolem, což je skoro vždy neopodstatněný důvod a dochází k uplatňování mnou mnohokrát zmiňovaného a škodlivého mikromanagementu
2/ důvěřovat - delegovat znamená dát kolegům důvěru, pokud se rozhodnutí ukáže poprvé jako nefunkční, určitě bude některé z dalších již úspěšné, je potřeba vytrvat a věřit sám sobě, že to s důvěrou dokážete
3/ motivovat - říká se, že motivace je buď pozitivní nebo negativní, dobré je obě umět u sebe odhalit a pozorováním na svém chování vůči ostatním na té negativní poloze zapracovat.
Jiná motivace se zase uvádí jako finanční či nefinanční - zpravidla se bude týkat nejen Vámi řízených lidí, ale i Vás osobně, zde se musíte zamyslet, co Vám a Vašim lidem dává smysl a takové varianty nastavit, určitě ale aplikujte obě dvě.
4/ být odborníkem - (nejen) v roli výkonné osoby ve financích bude Váš pracovní tým očekávat, že máte odborné znalosti a orientujete se v problematice, nicméně Vaše role by měla být správně jedna, a to i s ohledem na předchozí body, a proto nepotřebujete být chytrolínem na všechno.
Kdo se snaží vědět všechno, zpravidla neví pořádně nic - tento příměr rozhodně platí ve financích, proto si určete, co potřebuje, resp. chcete znát (v případě majitele) a ostatní si buď dostudujte nebo delegujte.
Opravdu není ostudou říct obchodnímu partnerovi, nadřízeném i podřízenému, že nevíte nebo že informaci zjistíte a předáte později. Tady je bohužel český odborník ještě hodně poznamenaný dopady školského systému minulých dekád a změny přichází pomalu.
Ze své praxe mám pocit, že většinou se snaží dotyčný raději vymyslet nějaký blábol než jednoduše “přiznat”, že neví. Zkuste si to natrénovat, uvidíte, že svému mozku a duši ušetříte hodně sil.
5/ vzdělávat se - investujte do seminářů, konferencí, online kurzů, velmi efektivní jsou stále populárnější tzv. „mastermind” kluby určené pro přesné specifikované osoby, existují pro rodinné firmy, majitele, CEO, případně zkuste některý kvalitní smart networking, zkušenosti i nové kontakty najdete i na profesní síti LinkedIn
6/ učit se z chyb / umět přiznat chybu - otevřít se možnosti učit se na vlastních chybách Vás posune dopředu i ve finančním řízení, schopnost dokázat reagovat na změny externích i interních podmínek také
7/ umět přijmout názor / lepší řešení druhého - chytrý podnikatel si vždy k sobě přitahuje lidi chytřejší než je on sám, já osobně jsem do toho stavu musel také nejprve dojít, abych si uvědomil, že takové situace mě neohrožují, ale naopak rozvíjí
8/ respektovat názor podřízeného - naslouchejte názorům svých lidí v týmu, většinou jsou k věci a protože Vaši lidé jsou více v operativě, zachytí fakta která nemusíte Vy sami ihned identifikovat nebo je považovat za důležité se jimi zabývat
9/ riskovat - záleží na povaze každého podnikatele, ale určitá míra zdravého risku do podnikání patří, možnosti jsou rozmanité, ať se jedná o vstupu spekulativního kapitálu, volbu osoby ředitele firmy, nový produkt či službu ve vlastním portfoliu nebo zajišťování se proti výkyvům měnových kurzů.
Tip: Přečtěte si také náš další článek ze serie Moderní finanční řízení v malých a středních firmách 🧑🤝🧑 Význam lidského faktoru ve finančním řízení
c/ Role majitele ve finančním řízení
Vlastník firmy je klíčovou osobou, která definuje finanční strategii své firmy.
Určuje celkový rozsah a směr podnikání a tím nastavuje rámcové předpoklady pro vymezení způsobu, jak vlastní firmu finančními parametry definovat a zajistit.
Základem je tedy mít jasnou strategii a představu, co je smyslem mého podnikání, kam chci svoji firmu dostat za rok, dva, pět, deset let, na jaké produkty a služby se zaměřím, kdo je můj cílový zákazník a jak chci koncipovat právní stránku podnikání.
Určete klíčové finanční ukazatele, aby byly Vaše cíle vyjádřeny číselně.
Nejčastěji se jedná o hodnoty (absolutní a/nebo %): velikost obratu, čistá marže, EBITDA, podíl na trhu, počet zákazníků, meziroční růst na trhu, míra finanční likvidity, počet zaměstnanců, rychlost dodání zboží/ služby zákazníkovi, spokojenost zákazníka ad.
Chtěl bych na začátku uvést, že i když se plno lidí do byznysu vrhne naslepo nebo vše vyplyne z nějaké příležitosti “náhodou”, měl by mít každý na svém startu vypracovaný podnikatelský plán.
Z pohledu finančního řízení nás bude zajímat ujasnit si, jakou formou chceme naše podnikání “finančně nastartovat” a po jeho rozjezdu “finančně pokrývat”, přičemž varianty se mohou samozřejmě později měnit.
Způsob financování nás bude provázet po celou dobu podnikání, takže vždy dobře zvažte kombinaci dostupnosti zdrojů, jejich ceny a rizikovosti. Všechno jsou proměnlivé složky v čase.
Pokud jste nečetli předchozí články, doporučuji se s nimi seznámit, dozvíte se o základech plánování, cash flow ad., abyste dostali alespoň základní představu, co všechno je potřeba vzít v úvahu.
Nemusíte problematice rozumět do hloubky, pokud jste firma s malou organizační strukturou a nemáte specializované pozice, poptejte raději rady u expertů na trhu, pokud tedy nemáte nebo nebudete mít svého CEO, případně CFO, na které úkoly delegujete.
Jako majitel firmy budete figurovat u klíčových jednání s případnými investory, dále pokud budete potřebovat bankovní financování, účastníte se jednání se zástupci finančních institucí, jestliže máte CEO nebo CFO, budou od Vás čekat, že máte jasno ve výše uvedených bodech, aby i oni měli jasno pro splnění svých úkolů na svých pozicích.
Z pohledu financí budete možná vkládat do firmy vlastní prostředky i opakovaně, nicméně se snažte udržovat transparentnost mezi (stále) vlastními soukromými financemi a těmi vlastními vloženými do podnikání a nemíchat obě složky neprůhledně přes sebe.
Podobný případ a stejné doporučení bude v případech, kdy má majitel kromě svého základního podnikání další aktivity, kterým se hodlá věnovat. Může jít o testování nových projektů, investice do soukromých fondů a aktivit, formy sponzoringu osob, institucí apod.
Finanční řízení v denní operativě budete řešit nejpravděpodobněji s CEO a CFO, proto si s nimi určete také formu Vašich meetingů, stanovte předem do kalendářů pevné termíny schůzek a definujte rozsah a formu podkladů, které budete chtít dostávat.
Snažte se v maximální možné míře potom dohody dodržovat, pokud víte, že se nějaké schůzky nemůžete zúčastnit nebo máte další požadavky na informace, dejte vědět včas a informujte o všem a všechny dotyčné jasně a srozumitelně.
Nejedná se o žádné fráze, která vypadají na první pohled jako jasná věc, svým vlastním přístupem formujete firemní kulturu, jejíž rysy budou přirozeně přebírat všichni Vaši zaměstnanci.
d/ Role CEO ve finančním řízení
Jestliže nejste ve vícero rolích majitele i generálního, případně výkonného ředitele, máte ve své firmě pozici CEO, který je tak nejvýše postaveným zaměstnancem v organizační struktuře.
Pozice CEO je typicky manažerská role se zodpovědností za řízení všech aktivit společnosti, tj. všech jejích oddělení. Strategické rozhodování a cíle většinou zůstávají v rukách majitelů a na CEO je jejich dosahování.
Nicméně v tuzemských podmínkách se původní zakladatelé také dostávají do období, kdy po nižších desítkách let podnikání hledají směr dalšího fungování svých podniků a pokud tak již neučinili nebo aktuálně nedochází k předávání vlastnictví i managementu v rámci okruhu rodiny, případně se nerozhodují o samotném prodeji svých firem, posunují větší manažerský vliv a strategickou roli právě do rukou CEO a firmu tak již “kontrolují z povzdálí”.
CEO je podobně jako majitel vrcholným reprezentantem při jednání s klíčovými investory, bankami, úřady. Nejčastěji vstupuje do jednání přímo s majitelem a sám potom vede další kola meetingů. Při rozhodování věci konzultuje nebo k sobě přibírá podle situace finančního ředitele.
CEO má nastaveny vlastní roční KPI ukazatele, které vchází z klíčových ukazatelů, kam se má firma dostat, viz předchozí podkapitola o roli majitelů. Je tak maximálně zainteresovaný na zdravém fungování finančního řízení celé firmy.
Z pohledu manažerského fungování ve firmě schvaluje a vydává všechny celofiremní směrnice, pokyny a příkazy. Za finanční řízení jmenujme např. směrnice o odepisování majetku, pravidla výběrových řízení, směrnice k sestavení ročního finančního plánu nebo směrnice o oběhu účetních dokladů ve firmě. Zajištěním plnění těchto typů dokumentů určuje finančního ředitele.
CEO je hlavní osobou, která se “podepisuje” pod metodiky manažerského reportingu, plánování, řízení likvidity, konzultuje s majiteli navrhované daňové optimalizace a účastní se procesu náročných účetních transakcí.
CEO dává směr a podobu vnitrofiremní kultuře, komunikaci a sdílení informací, do kterých patří mj. režim porad top managementu, stanovuje funkční schéma porad s jednotlivými řediteli, formát celofiremních setkání a akcí pro všechny zaměstnance mající motivační podtext spojený s vyhlašováním hlavních firemních výsledků.
CEO manažersky definuje a společně s CFO schvaluje režim projednávání finančních výsledků, vyjadřuje se k nim a dává, sám nebo po konzultaci s majitelem, rozhodnutí či doporučení plynoucí z aktuální či očekávané situace.
CEO kontroluje systém projektového řízení a vyjadřuje se k němu, je součástí projektové rady každého projektu a z pohledu financí je tzv. vlastníkem projektu a držitelem/ správcem fondu/ rozpočtu, často v roli společně se CFO.
Důležitou rolí CEO je také jeho participace při ročním finančním auditu, často právě zpráva generálního ředitele (může být rozšířena i o představenstvo a majitele) je tou hlavní (a někdy bohužel i jedinou) dostupnou a komplexní informací o podniku, kterou si investoři, financující subjekty či veřejnost mohou přečíst.
Pokud firma nevydává auditní zprávu (nemá zákonnou povinnost nebo se pro tento akt dobrovolně nerozhodne), volí zpravidla jiné formy komunikace směrem ven, jak informovat odbornou i laickou veřejnost o své ekonomické a obchodní situaci a dalších oblastech podnikání a podnikatelského výhledu do aktuálního a dalšího období.
e/ Role CFO ve finančním řízení
Pozice finančního ředitele zpravidla vzniká k okamžiku, kdy se firma dostane svoji velikostí do fáze, ve které již není procesně efektivní a ani časově slučitelné řídit všechny finanční záležitosti majitelem, případně je sdílet se CEO - nicméně většinou v praxi platí, že pokud už má firma pozici CEO, má také pozici CFO. Pracujme nyní s předpokladem, že existují obě pozice.
CFO manažersky řídí veškeré finanční aktivity firmy a zodpovídá za jejich bezproblémový chod a je tedy výkonným garantem zadání vydaných CEO ve finanční oblasti.
CFO se podle velikosti firmy aktivně účastní podobně jako majitel či CFO klíčových jednání s externími finančními subjekty a vytváří a udržuje s nimi dobře fungující obchodní partnerství. Jedná se zejména o banky, pojišťovny, auditory, daňové poradce, finanční úřady.
CFO má též významné slovo při rozhodování vlastníků o realizaci strategických kroků. Všechny úvahy je potřebné vždy spočítat a vyhodnotit jejich ekonomický smysl. Je tedy v zásadě jedno, o jaký typ projektu se bude jednat, vždy musí vycházet ekonomika a ta je vždy nadřazena přání majitele mít jenom něco “nového a hezkého”.
CFO by měl mít ve firmě tedy klíčové postavení mezi dalšími top manažery. To vyplývá právě z jeho zodpovědnosti vůči fungování celé společnosti. Neznamená to, že by ostatní ředitelé měli být méně důležití, pouze se jedná o prosté konstatování faktu, který je třeba, aby majitel nebo CEO brali v úvahu při nastavení podmínek pro výkon pozice finančního ředitele a jeho roli ve společnosti.
Manažerské finanční řízení popisované v předchozích kapitolách je hluboce komplexní systém odborných finančních postupů, definic, transakcí, komentářů, vizualizací a logických vazeb, jejichž funkčnost musí být odborně garantována a kontrolována. To je zadáním majitele nebo CEO právě finančnímu řediteli.
CFO má bezprostřední vliv na operativní finanční likviditu firmy, rozhoduje a schvaluje finanční platby dodavatelských faktur i vystavování faktur odběratelských (platí bez ohledu, zda se jedná o manuální postup nebo jestli je proces automatizovaný), řídí, garantuje a kontroluje plnění finančních podmínek dodavatelských a odběratelských smluv, hlídá jejich finanční aktuálnost, tzn. stará se za finance také o prodlužování smluv formou dodatků, nových smluv, jejich ukončování atd.
Stejně tak všechny aktivity typu reporting, plánování, daně nebo účetnictví má ve své roli za úkol manažersky řídit finanční ředitel a garantovat CEO, resp. majiteli jejich fungování.
CFO pozice předpokládá, že k ní bude existovat nějaký finanční tým. Existují případy, kdy je ředitel samostatnou jednotkou, ale většinou má k sobě alespoň jednoho svého člověka.
Finanční ředitel je tedy také hlavním aktérem spojujícím strategickou a operativní rovinu finančního řízení. Je maximálně důležité, aby dokázal přenést úkoly a výsledky mezi oběma těmito vrstvami. Na každé je jiný zadavatel a řešitel. To klade velký důraz na jeho manažerské a osobnostní kvality vysvětlené dříve v tomto článku.
CFO aktivně vystupuje a řeší s ostatními řediteli finanční otázky firmy a vůči nim řídí a podporuje finanční politiku nastavenou společně s majitelem a/nebo s CEO. V praxi prostě nemají CEO, případně majitel dostatek času - a ani mnohdy logický důvod - věnovat se komplexně ve větším detailu nějakému problému, proto pověřují jmenované ředitele, aby si problém rozebrali mezi sebou a zajistili jeho vyřešení. Tento proces jsem už zmiňoval za začátku celého seriálu.
Příklad: Provozní ředitel potřebuje nakoupit do skladu nový stroj na manipulaci se zbožím a váhá mezi nabídkami pořízení zařízení do majetku nebo jeho získání formou leasingu. Požádá finančního ředitele o podporu a ten společně se svými lidmi připraví finanční vyhodnocení obou variant a sám dá expertní doporučení k rozhodnutí o vítězné variantě. Většinou budou rozhodovat čísla = fakta.
Oba ředitelé potom společně projednají s CEO existující případ a zajistí kontrolu jeho dořešení, aby na operativní úrovni nedošlo k provozním problémům.
Tato část byla sice o roli CFO, ale podle pozice Vaší firmy si můžeme jednotlivé body dát do souvislostí s firemními strukturami, které máte sami, důležité je, abyste měli na paměti všechny aspekty finančního řízení a dokázali je přiřadit a procesně propojit do manažerské a operativy úrovně řízení Vaší firmy.
f/ Shrnutí
1/ Koncepce a pravidla finančního řízení vždy vychází z hlavních principů a cílů podnikání, které si definuje a realizuje každý vlastník firmy
2/ Finanční řízení má strategickou i operativní úroveň, každá zahrnuje jiný rozměr agend a procesů, nicméně musí být nastaveny mezi nimi vzájemně fungující vazby
3/ Stanovte si okruh osob, které budou mít finanční řízení ve Vaší společnosti na starosti a určete jejich povinnosti a delegujte jim pravomoci pro výkon činnosti
4/ Jestliže budete rozdělovat finanční řízení mezi majitele a jednu či více top manažerských pozic, jedná se modelově o pravidlo tří osob - vlastník, CEO a CFO
5/ Vlastník bude určovat klíčové parametry finanční politiky, CEO manažersky zajistí jejich realizaci v rámci fungování všech organizačních celků firmy a CFO bude garantovat jejich praktické splnění po stránce odborné a metodické
💡 Tip: Zvažujete zavedení systému pro řízení firmy včetně řízení finančních aspektů? Zkuste zdarma Caflou.
<< Zpět ke všem článkům ze série Moderní finanční řízení v malých a středních firmách
Autor článku: Ing. Zdeněk Koptík
Ve spolupráci s panem Ing. Zdeňkem Koptíkem, odborníkem na finanční řízení, jsme pro vás připravili sérii článků "Moderní finanční řízení v malých a středních firmách", jejímž cílem je pomoci vám rozšířit znalosti v oblasti řízení financí v malých a středních firmách.
Ing. Zdeněk Koptík pomáhá klientům jako certifikovaný mentor, odborník na finanční řízení, specialista v oblasti controllingu s 25 lety praxe v managementu významných tuzemských i zahraničních firem.
📞 Pro odborné poradenství můžete Zdeňka kontaktovat na zdenekkoptik.cz nebo na 