Gratulujeme! Když jste otevřeli tento článek, nejspíš se vám daří. Firma roste, zakázky přibývají a vy pomalu zjišťujete, že už na všechno sami nestačíte? Víme, jak se cítíte. Je to skvělá zpráva a taky začátek nové kapitoly podnikání.

Posuňte se dál a začněte firmu skutečně řídit. Růst by měl být především zdravý (radši pomaleji a kontrolovaně než rychle se špatným koncem). Ale jak se z šikovného řemeslníka nebo freelancera stát lídrem? Taková změna potřebuje čas a zkušenosti – přečtení článku to za vás nevyřeší. Máme pro vás však užitečné tipy, na které „bolestivé“ oblasti se při růstu zaměřit i jak je lépe zvládnout. Pojďte zjistit více.

🎓 Caflou akademii vám přináší Caflou – český manažerský systém, se kterým na jednom místě řídíte ekonomiku, projekty i výkon celé firmy, 100% digitálně a na dálku. Podívejte se, co všechno umí.

Dlouhodobá vize: ujasněte si, kam míříte a proč

Už jste se někdy přistihli, že se v podnikání trochu ztrácíte, ženete se za každou příležitostí, a přitom vám nějak uniká ten správný směr? Nejste sami.

Řídit rostoucí firmu neznamená „jen“ vyřešit otázku, jak stíhat víc práce. Jestli nemáte jasnou vizi, začne vám teď nejspíš citelně chybět. A pokud ji máte, určitě stojí za to zhodnotit, nakolik je aktuální.

„Na strategii není čas, musím řešit operativu,“ říká 8 z 10 podnikatelů. A ti zbývající dva dominují trhu. Teď možná trochu přeháníme, ale dlouhodobé plány opravdu nepodceňujte.

Vize není jen vzletný dokument do šuplíku. Je to živý nástroj, který vám pomůže růst systematicky a s rozmyslem. Jako magnet přitahuje lidi i příležitosti a určuje, co vaše firma znamená a jaké je její místo.

K čemu vám tedy vize bude?

  • Pomůže s rozhodováním, do čeho investovat čas a peníze.
  • Usnadní komunikaci s týmem, protože všichni táhnou za jeden provaz a ví proč.
  • Láká správné klienty – dává jasně najevo, co od vás mohou čekat.

Napište si, jak chcete změnit svůj obor, co výjimečného přinášíte zákazníkům nebo jakou chcete zanechat stopu. Vizi pak komunikujte s týmem a pravidelně revidujte. A nezapomeňte – bez návazné strategie a akčních kroků je i ta nejlepší vize jenom sen.

Ještě než se vrhnete do velkých plánů, hodí se znát svou výchozí pozici. SWOT analýza vám ukáže, na čem můžete stavět a čemu se raději vyhnout. Do tabulky si napište:

  • Silné stránky: V čem jste lepší než konkurence? Co vám klienti chválí?
  • Slabé stránky: Co vás brzdí? Které procesy drhnou?
  • Příležitosti: Kde je na trhu mezera? Jaké trendy můžete využít?
  • Hrozby: Co by mohlo ohrozit váš růst? Jaká rizika musíte hlídat?

💡 Tip pro vás: Věnujte každý týden hodinu strategickému plánování, vyhodnocování a úvahám o směřování firmy. Rovnou si tento čas naplánujte do kalendáře.

Mezi strategické „must-haves“ patří samozřejmě i stanovení cílů. Ty velké jsou motivující, ale buďte realističtí. Zaměřte se na zdravý růst, který zvládnete finančně i organizačně – a přečtěte si více o tom, jak nastavit a sledovat firemní cíle.

Finanční udržitelnost: hlídejte čísla, ať vás růst nepoloží

Větší firma znamená vyšší tržby, ale taky vyšší výdaje. Tady často vzniká problém – ve větším objemu se každý přešlap nebo neohlídaný výdaj rychle nasčítá. Rostoucí tržby navíc mohou vytvořit falešný pocit bezpečí. Co s tím?

Odpověď zní: cash flow. Cash flow jednoduše řečeno vypovídá o tom, jak peníze tečou skrz vaši firmu. Majiteli rostoucí firmy už totiž nestačí jednou za měsíc zkontrolovat zůstatek na účtu. Mějte přehled o číslech, ta vám nelžou. Základ finančního řízení malého podniku může vypadat třeba takto:

  • Průběžně sledujete příjmy a výdaje, ideálně v reálném čase.
  • Máte k dispozici předpověď cash flow na 3–6 měsíců dopředu.
  • Vaše rezerva na horší časy pokrývá 3–6 měsíců provozních nákladů.

Sledujte výdaje a chytře investujte

Pokud rozšiřujete tým, nejspíš už dobře víte, že nový zaměstnanec vás rozhodně nestojí jen hrubou mzdu. Připočítejte odvody, pracovní místo, techniku, školení... Reálné náklady jsou často 1,5-2× vyšší. Kromě toho se s růstem typicky zvyšují náklady na:

  • prostory a jejich vybavení (pokud nepracujete na dálku),
  • software a nástroje pro tým,
  • marketing a získávání zákazníků,
  • účetní a právní služby.

Pravidelně proto kontrolujte, kam peníze skutečně jdou, a hledejte způsoby, jak snížit výdaje. Zkuste třeba vyjednat lepší podmínky s dodavateli, automatizujte rutinní procesy nebo využívání zdrojů (čas lidí, materiál…). Jednou z častých chyb je také ignorace drobných provozních nákladů, které se nakonec nasčítají do nemalých částek.

Šetřit za každou cenu ale není řešení. Někdy musíte utratit korunu, abyste vydělali dvě. Do čeho se většinou vyplatí investovat?

  • kvalitní systémy a automatizace (ušetří drahocenný čas),
  • vzdělávání týmu (vzdělanější lidé přináší větší hodnotu),
  • expertní služby (dobrý účetní či právník vám ušetří starosti i hromadu peněz).

Věnujte se řízení příjmů a cenotvorbě

S růstem firmy typicky rostou i náklady na práci. Upravili jste podle toho své ceny? Spočítejte si novou hodinovou sazbu nebo cenu zakázky včetně všech režijních nákladů. Měřte ziskovost projektů, klientů i produktů/služeb a zbavte se těch neziskových.

Už taky není ideální fakturovat, „až bude čas“. Nastavte si systém fakturace, sledování přijatých plateb, párování s bankou a automatických upomínek. Každý den zpoždění je den, kdy dotujete své klienty.

Snažte se diverzifikovat příjmy. Spoléhat se na jeden nebo dva zdroje může být riskantní. Popřemýšlejte o rozšíření nabídky, oslovení nové cílové skupiny nebo třeba nad vstupem na nové trhy – snížíte tak riziko, že vás výpadek jednoho zdroje příjmů ohrozí.

Když jste podnikali sami, možná vám na sledování peněz stačila jedna tabulka. S růstem firmy se ale zvyšuje i komplexnost financí. Najednou máte více projektů, výdajů i příjmů, a to už chce pořádný systém. Caflou vám pomůže s řízením ekonomiky firmy včetně fakturace a cash flow, aby se nestalo, vás nečekaně překvapí nula na účtu.

Škálovatelné procesy: budujte systém, který unese růst

S růstem firmy se množí úkoly – vyřizování faktur, administrativa nebo sledování projektů a další. Co fungovalo v začátcích, začne být časem neúnosné. Je potřeba, aby procesy rostly s vámi a aby růst také podporovaly (a zároveň nebyly překážkou). Jak začít?

Sepište si postupy pro opakující se činnosti. Jasně, není to největší zábava, ale vyplatí se, protože:

  • Nemusíte všechno vysvětlovat pořád dokola.
  • Každý ví, co a jak má dělat.
  • Klient vždy dostane stejný standard.
  • Nemusíte být u všeho osobně.

Začněte od procesů, které vám berou nejvíc času nebo kde vzniká nejvíc chyb. Sepište si ho, otestujte s týmem a postupně vylepšujte. „První na ráně“ jsou často aktivity typu:

  • zpracování poptávky;
  • tvorba nabídky;
  • onboarding nového klienta;
  • fakturace;
  • zaškolení zaměstnanců;
  • předávání a kontrola úkolů;
  • interní komunikace;
  • správa dokumentů.

V souvislosti s procesy se často skloňuje škálování. Škálovatelné procesy jsou navržené tak, že se mohou poměrně snadno „rozrůst“ nebo „zmenšit“ podle toho, kolik práce je potřeba zvládnout.

  • Škálování se neobejde bez dokumentace (například popisy procesů zjednoduší zaučení nového člena týmu, který tak firmě rychleji přinese hodnotu).
  • Aby nedocházelo ke zmatkům, dejte lidem nástroje pro efektivní spolupráci. Větší projekty totiž vyžadují více lidí, více komunikace a také přehled.
  • Vyplatí se zavést automatizace všude, kde je to možné. Více tipů najdete v článku o tom, jak automatizovat v malé firmě a čím začít.

 Růst je nejlepší chvíle na zavedení nástroje pro řízení. Například v Caflou můžete řídit projekty a úkoly i komunikovat s týmem, vystavovat faktury, tvořit rozpočty, spravovat kalendář i sledovat pracovní výkon jednotlivých členů týmu a do toho všeho zapojit automatizace. Zjistěte, jak vybrat systém do malé firmy tak, aby vám opravdu pomohl.

Tým a firemní kultura: pečlivě vybírejte a buďte dobrý šéf

Jako majitel/ka firmy už nejste jen specialistou ve svém oboru – stáváte se lídrem. A když se tým rozrůstá, začíná být důležité nejen to, co kdo dělá, ale jak to dělá a jak spolupracuje s ostatními. Každý nový člen týmu je další dílek skládačky, který může posílit nebo naopak oslabit firemní kulturu a směřování firmy.

Do týmu hledejte nejen odborníky, ale i lidi, kteří sdílejí vaše hodnoty a vizi, chtějí růst a doplní vaše slabší stránky. Nenahrazujte však kvalitu kvantitou. Pomůže také dobře nastavený onboarding proces – noví zaměstnanci se rychleji zapojí do týmu a pochopí, jak to u vás funguje.

Firemní kultura váš tým drží pohromadě. Vytvářejte prostředí, kde se lidé cítí oceněni a motivováni. Podporujte spolupráci, transparentnost a otevřenost. Samostatný článek jsme věnovali specifikům firemní kultury v remote týmech.

Bolestivým místem bývá komunikace – každý člověk totiž vidí svět jinýma očima. Snažte se předcházet problémům a při vedení týmu a projektů:

  • Stanovujte srozumitelné cíle.
  • Vysvětlujte souvislosti („proč“ je mnohdy důležitější než „co“).
  • Nečekejte, že lidé čtou myšlenky.
  • Pravidelně informujte o změnách.
  • Buďte dostupní pro otázky.
  • Delegujte zodpovědnost, nejen úkoly.
  • Nechte lidi dělat chyby (v bezpečném prostředí).
  • Soustřeďte se na výsledky, ne na proces.
  • Slavte úspěchy – i ty malé.
  •  Investujte do vzdělávání.
  • Řešte konflikty včas.

Měření a vyhodnocení: spřátelte se s daty

Máte rozhodnout o důležité investici nebo nové službě. Vaše intuice říká ano, ale nejistota hlodá. Řešení? Opřete se o data! Díky nim získáte jistotu v rozhodování a přehled, co se ve firmě skutečně děje.

Zapomeňte ale na složité Excel tabulky a stovky ukazatelů. Pro začátek si vystačíte s hrstkou klíčových čísel. Každé podnikání má své vlastní klíčové ukazatele výkonu (KPIs), ale několik základních platí napříč obory. V malé firmě se hodí vědět:

  • Kolik vám měsíčně přistane na účtu a jestli částka postupně roste.
  • Jakou marži máte na projektech a které zakázky jsou nejvýnosnější.
  • Kolik vás stojí získat nového klienta.
  • Jestli stíháte projekty včas.
  • Jak moc jsou vaši lidé vytížení.
  • Jestli se k vám vrací spokojení klienti.

Udělejte si z dat kamaráda, ne strašáka. Když máte vše důležité pohromadě, hned vidíte, jak se byznysu daří. Grafy a tabulky vám pomůžou rychle se v číslech vyznat a podělit se o ně s ostatními. A díky pravidelným reportům vždycky víte, na čem jste a kam míříte. Když vidíte, že čísla rostou, řekněte to týmu – není nic lepšího než společná radost z dobře odvedené práce!

V Caflou můžete sledovat celou řadu metrik bez složité tvorby tabulek nebo grafů. Takto vypadá například diagram vytížení týmu. Chcete si usnadnit život? Vyzkoušejte Caflou zdarma a uvidíte, jaké to je řídit podnikání se spolehlivým nástrojem po ruce. Aplikace vznikla speciálně pro malé firmy a tisícům z nich pomáhá efektivně růst.

Nesnažte se všechno změnit přes noc

Podnikání není nikdy hotové. Vyberte si oblast, která vás pálí nejvíc. Možná je to chaos ve financích, nebo potřebujete konečně sepsat základní procesy. Začněte tím. Udělejte zkrátka první krok – třeba hned zítra ráno si naplánujte tu hodinu na strategické plánování.

I nejúspěšnější podnikatelé si prošli stejnou cestou. Taky začínali s tužkou a Excelem. Taky se učili delegovat a důvěřovat týmu. A taky občas udělali chybu. To je v pořádku – hlavní je se z chyb poučit a jít dál. Tak vzhůru do toho!

<< Zpět ke všem článkům Caflou akademie II.